المسمى الوظيفي: المشرف على المكاتب الأمامية.
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية / مدير المناوبة.
ملخص الوظيفة:
يقوم مشرف مكتب الاستقبال بالإشراف في المقام الأول على فريق المكاتب الأمامية لضمان التشغيل الفعال والسلس واكتساب رضا النزلاء.
الاستجابة بطريقة مهنية ومهذبة للنزلاء من خلال توفير المعلومات والخدمات الدقيقة وفي الوقت المناسب.
كما يضمن أن تتم معالجة مصروفات الفندق لحسابات النزلاء، ودقة الفواتير، والتحقق من صحة معلومات الفوترة، وإرفاق جميع الفواتير الداعمة اللازمة والقسائم للتسويات المباشرة.
مهام ومسؤوليات مشرف مكتب الاستقبال:
- ضمان رعاية العملاء المتميزة في جميع الأوقات.
- الحفاظ على سلوك ودود ومبهج ومهذب في جميع الأوقات.
- الإجابة على الأسئلة بدقة من النزلاء المحتملين واستقبال حجوزات الفندق.
- الاستجابة للاستفسارات الهاتفية والشخصية بشأن الحجوزات ومعلومات الفندق واهتمامات النزلاء.
- استخدام تقنيات الاقتراح لبيع ليالي الغرف وزيادة الإشغال والإيرادات.
- الإشراف على الجداول اليومية لضمان التزام جميع أعضاء الفريق بإجراءات التشغيل القياسية.
- توجيه فريق العمل لحل القضايا والمشاكل وكذلك تدريب وتقديم المشورة لفريق الاستقبال لضمان جودة التشغيل.
- حل مشكلات العملاء والشكاوى بطريقة سريعة وفعالة للحفاظ على مستوى عال من رضا العملاء وجودة الخدمة.
- الالتزام بسياسة الحد الأقصى للسكن / الحد الأدنى للآجل.
- تخصيص الغرف للنزلاء القادمين بعد التحقق من تفضيلاتهم والطلبات الخاصة.
- بناء علاقات قوية والتنسيق مع الأقسام خاصة قسم الإشراف الداخلي و الحجوزات وغيرهم.
- القدرة على تشغيل معدات السنترال، و المساعدة في تنسيق المكالمات الواردة والصادرة، وإجراء مكالمات الإيقاظ، و (عدم الإزعاج)، واستدعاء النزلاء الداخليين.
- المراجعة لتحديثات جميع تعليمات الفوترة بشكل صحيح.
- المتابعة الشاملة للمعاملات النقدية في مكتب الاستقبال والمسؤولية الكاملة للنقد على النحو المحدد في سياسة اتفاقية بنك الفندق.
- الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال لضمان المستوى الأمثل للخدمة والضيافة المقدمة للضيوف والنزلاء.
- أداء أي واجبات أخرى يتم تحديدها من قبل الإدارة.
- ضمان تحديث دفتر السجل للمكاتب الأمامية ودفتر سجل الفندق دائماً واتخاذ إجراءات بشأنها.
- ضمان السلامة عن طريق متابعة إجراءات تسجيل وصول النزلاء وإجراءات الأمن والإبلاغ عن أي نشاط مشبوه للأمن أو المدير أو وزارة الدفاع.
- المشاركة في لجان الفندق ومهام فرقة العمل.
- تقديم المساعدة لجميع الإدارات في خدمة النزلاء والضيوف خلال فترات ارتفاع المبيعات.
- تحمل المسؤولية الكاملة في غياب مدير المناوبة و مدير المكاتب الأمامية.
- بصفته مشرفًا، يجب أن يكون نموذجًا يحتذى به، ومشاركة الخبرات لإلهام فريق المكتب الأمامي.
الشروط:
- التحلي بالمواقف الإيجابية ومهارات الاتصال الممتازة.
- الخبرة التامة في تحفيز وقيادة فريق ناجح.
- القدرة في الحفاظ على الهدوء تحت الضغط.
- المعرفة الشاملة ببرنامج أوبرا / فيديليو / نظام إدارة الممتلكات والفنادق العالمية الأخرى.
التعليم:
- درجة دبلوم في إدارة الضيافة أو درجة البكالوريوس أو دبلوم في الفندقة أو أي مجال آخر ذو صلة.
- المعرفة والخبرة الحاسوبية في برامج مايكروسوفت أوفيس.
الخبرة:
الحد الأدنى من 2 إلى 3 سنوات خبرة في العمل كأمين للصندوق أو موظف لمكتب الاستقبال في فندق.
