الوصف الوظيفي لمدير المكاتب الأمامية / مدير مكتب الاستقبال

المسمى الوظيفي: مدير المكاتب الأمامية / مدير مكتب الاستقبال / FOM

تحت إدارة: مساعد المدير أو المدير العام

ملخص الوظيفة:

يشرف مباشرة على جميع موظفي المكاتب الأمامية ويتأكد من الانتهاء بشكل صحيح من جميع واجبات ومهام المكاتب الأمامية. توجيه وتنسيق أنشطة مكتب الاستقبال والحجوزات وخدمات النزلاء و خدمات الهاتف. والقيام بإعداد تقارير وميزانية شهرية لقسم المكاتب الأمامية.

مهام و مسؤوليات مدير المكاتب الأمامية:

• تدريب جميع موظفي المكاتب الأمامية.
• يشارك في اختيار موظفي المكاتب الأمامية.
• جدولة ساعات عمل موظفي المكاتب الأمامية.
• الأشراف على عبء العمل خلال النوبات.
• تقييم الأداء الوظيفي لكل موظف في المكاتب الأمامية.
• يحافظ على علاقات العمل ويتواصل مع جميع الإدارات.
• يحافظ على السيطرة على المفاتيح الرئيسية.
• يتحقق من أن معلومات حالة الغرفة الدقيقة يتم الحفاظ عليها وإبلاغها بشكل صحيح.
• يحل مشاكل الضيوف والنزلاء بسرعة وكفاءة ولباقة.
• تحديث معلومات المجموعة. ويحافظ ويراقب ويعد متطلبات المجموعة. ونقل المعلومات إلى الموظفين المناسبين.
• يستعرض ويكمل تقرير الحد الائتماني.
• يعمل ضمن الميزانية المخصصة للمكتب الأمامي.
• يتلقى معلومات من مدير النوبة السابق ويمرر التفاصيل ذات الصلة إلى المدير القادم.
• التحقق من الصرافين الداخليين والخارجيين والتحقق من البنوك والودائع في نهاية كل نوبة.
• يفرض جميع التعاملات النقدية، والتحقق من النقد، وسياسات الائتمان.
• يعقد اجتماعات مجدولة بانتظام لموظفي المكاتب الأمامية.
• يرتدي الزي المناسب في جميع الأوقات و يطلب من جميع موظفي المكاتب الأمامية ارتداء الزي المناسب في جميع الأوقات.
• يدعم التزام الفندق بالضيافة.
• إعداد تقارير الأداء المتعلقة بالمكاتب الأمامية.
• تعظيم دخل الغرفة والإشغال من خلال مراجعة الحالة اليومية وتحليل معدل التباين ورصد تقرير الائتمان والحفاظ على مراقبة قريبة على عدد الغرف اليومية. رصد بيع حالة الفندق يوميا. أي تقرير فلاش وغيرها.
• مراقبة نزيل الرصيد العالي واتخاذ الإجراء المناسب.
• ضمان تنفيذ جميع سياسات وقواعد الفندق .
• التأكد من عمل جميع جوانب نظام الكمبيوتر في المكاتب الأمامية بما في ذلك صيانة البرامج وإعداد التقارير وتحليلها وتغييرات التكوين البسيطة.
• إعداد التنبؤ بالإيرادات و الإشغال.
• ضمان تسجيل وتسليم جميع الرسائل والطرود والبريد بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• ضمان أن الموظفين في جميع الأوقات يقظين وودودين ومفيدين ومهذبين لجميع المدراء والنزلاء والموظفين الآخرين.
• مراقبة جميع طلبات نزلاء الI.P الخاصة.
• الحفاظ على الأجزاء المطلوبة من جميع اللوازم المكتبية والثابتة.
• مراجعة تقارير العمل اليومي ونشاطات المكاتب الأمامية التي تم إنشاؤها بواسطة المراقب الليلي.
• مراجعة دفتر سجل مكتب الاستقبال ونماذج ردود واستبيانات النزلاء على أساس يومي.
• الحفاظ على نظام منظم وشامل للإيداع مع توثيق المشتريات والقسائم  والجداول الزمنية والتنبؤات والتقارير وسجلات التتبع.
• أداء أي واجبات أخرى حسب طلب الإدارة.

الشروط:

التعليم:

الحد الأدنى شهادة جامعية لمدة سنتين. ويجب أن يكون قادراً على القراءة والتحدث والكتابة وفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.

الخبرة:

الحد الأدنى عام واحد من الخبرة الإشرافية لمكتب الاستقبال في الفنادق والتعامل مع النقد والإجراءات المحاسبية والمهام الإدارية العامة.