المسمى الوظيفي: مساعد المدير العام / مساعد مدير الفندق.
تحت إدارة : المدير العام / المدير العام للمنطقة / المالك.
ملخص الوظيفة:
مساعد المدير العام مسؤول عن جميع جوانب العمليات التشغيلية في الفندق كما يقدم الدعم للمدير العام.
يوجه وينسق أنشطة الفنادق للحصول على الكفاءة المثلى والاقتصاد في العمليات التشغيلية، وتحقيق أقصى قدر من الإمكانات الكاملة مع التركيز المتوازن على رؤية الفنادق والضيوف والموظفين ورضا أصحابها.
مهام و مسؤوليات مساعد المدير العام:
- مساعدة المدير العام في عملياته اليومية.
- يحدد واجبات رؤساء الإدارات ومراقبة أدائهم لضمان الالتزام بسياسات الفندق وإجراءات التشغيل المعمول بها.
- توفير التدريب للموظفين و رؤساء الأقسام.
- يعمل كمدير العلاقات العامة للفنادق ويعزز الملكية داخل صناعة الفنادق والمجتمع المحلي والاتحادات التجارية.
- يقوم بمراقبة ملاحظات النزلاء على الإنترنت، و OTA وغيرها، واستبيانات GSTS و RSTS.
- يساعد المدير العام في استقبال و حل شكاوى النزلاء واستعادة الخدمة.
- يختار أو يساعد في اختيار موظفي الفنادق ويكمل جميع الأعمال الورقية الجديدة.
- يراجع أداء الموظف و تنفيذ إجراءات الموظفين مثل الإجراءات التأديبية والإنهاءات.
- يحتفظ بسجلات دقيقة بما في ذلك ورقة التدفقات النقدية، والحد الأقصى لرصيد النزلاء، وتقارير مدى المديونية، والفواتير المباشرة وما إلى ذلك.
- مساعدة المدير العام خلال الاجتماعات الصباحية أو إجراء اجتماعات صباحية لهيئة رؤساء الإدارات في غياب المدير العام.
- الإلتزام بجميع إجراءات ولوائح الشركة وسياساتها بالإضافة إلى إجراءات التشغيل القياسية.
- ضمان الامتثال الكامل لعناصر التحكم في الفنادق، والسياسات والإجراءات، ومعايير الخدمة.
- يبني الولاء للمالك من خلال التواصل الاستباقي، وإعداد وإدارة التوقعات وتقديم نتائج أعمال قوية.
- مساعدة المدير العام في قضايا الملكية الرئيسية بما في ذلك المشاريع الرأسمالية وخدمة العملاء والتجديد.
- مساعدة المدير العام في الدراسات الاستقصائية على مقياس الأجور وضمان اتباع أجور الموظفين من خلال المبادئ التوجيهية للشركة والرواتب في صناعة الفنادق.
- تنفيذ تفتيش الممتلكات اليومية والأسبوعية والشهرية.
- ضمان الحفاظ على الممتلكات والأراضي والنباتات المادية ومناطق العمل وفقًا للمعايير.
- بناء علاقات عمل قوية واتصالات مع موظفي الفنادق، رؤساء الإدارات وغيرها من الإدارات لضمان أقصى قدر من الفعالية التشغيلية.
- تغطية النوبات في جميع الإدارات كما هو مقرر من المدير العام.
- رصد التقدم في مجال الصيانة وظروف (الأثاث والمفروشات والمعدات) وتقديم تقرير حالة إلى المدير العام.
- إجراء عمليات التدقيق على المخازن في جميع المناطق للتأكد من أن جميع اللوازم الفندقية المطلوبة مرتبة ومجهزة مسبقاً.
- القيام بإجراء تدقيقات مفاجئة في الغرف ومناطق التشغيل الأخرى.
- توفير قيادة فعالة لأعضاء فريق الفندق.
- التأكد من تزويد موظفي الفندق بالزي الرسمي وعلامات الاسم، والحفاظ على معايير المظهر للفندق.
- ضمان تدفق التواصل في الوقت المناسب فيما يتعلق بسياسات وإجراءات الفندق.
- مساعدة المدير العام في جميع جوانب تخطيط الأعمال.
- يجب أن يكون متاح على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع و الاستجابة لأي حالات طارئة من النزلاء أو الموظفين.
- التعامل مع العملاء من الشركات والمشاركة في اكتساب عملاء جدد إلى جانب فريق المبيعات عند الحاجة.
- المساعدة في المبيعات السكنية عند الضرورة والتطوير مع توقعات مبيعات قوية.
- الاستجابة لعمليات التدقيق لضمان تحقيق التحسين المستمر.
- جميع المسؤوليات الأخرى التي يحددها المدير العام أو الإدارة.
الشروط:
مهارات إدارية قوية، والقدرة على تعيين أو تفويض سلطة العمل بشكل صحيح للآخرين لتحقيق الأهداف، وتوفير التدريب والمشورة والمساعدة على النحو المطلوب.
متاح للعمل عند الحاجة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات والليالي.
التعليم:
شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الفنادق أو مجال ذي صلة مع خبرة في فتح أو إدارة أو إعادة تحديد موقع فندق مع سجل مهني واضح. الخبرة في المحاسبة المالية، والإشراف على الموظفين وحل المشاكل هي ميزة إضافية. مهارات ممتازة في نظام الكمبيوتر.
الخبرة:
خبرة لا تقل عن 5 إلى 10 سنوات في مجال الضيافة، ويفضل خبرة دولية كبيرة. وما لا يقل عن 3 إلى 4 سنوات من الخبرة كرئيس للتطوير أو مساعد المدير العام أو المدير المساعد التنفيذي.
