القسم: المكاتب الأمامية -عام

وقت التدريب: 60 دقيقة

الأهداف:

ينطوي الاتصال الفعال للمكاتب الأمامية على استخدام دفاتر السجلات وأدلة المعلومات ورسائل البريد الإلكتروني وإجراءات الهاتف. ويجب تسليم صحيح للنوبة لضمان التشغيل السلس للتحولات في المكاتب الأمامية.

لضمان العمل في الوقت الصحيح:

• تأكد من أنك ترتدي ملابسك وبمظهر لائق للفندق.
• التحقق من لوحات الإعلانات في المكاتب الخلفية.
• التحقق من وضع الفندق العام لمدة أسبوع.
• احضر الاجتماع الصباحي واستلم من النوبة السابقة.
• التأكد من التسليم والاستلام.
• التأكد من أن جميع موظفي المكاتب الأمامية قاموا بقراءة وتوقيع السجل.

قراءة السجل:

• ابحث عن الأحداث غير العادية وشكاوى الضيوف وطلبات النزلاء المعلقة.
• ابحث عن المواقف التي تتطلب المتابعة.
• VIP- الوصول / داخل الفندق.
• اي مجموعة قادمة / داخل الفندق.
• التحركات في الغرفة المعلقة.
• في انتظار المغادرة (المغادرة المتأخرة إن وجدت)
• لقضايا الائتمان يتم إبلاغ المدير المقيم / مدير المكاتب الأمامية.
• إرسال الرسائل البريدية والبريد المعلقة إلى النزلاء.

طباعة التقارير المهمة:

• الحجوزات المعلقة.
• حالة وصول مع طلبات خاصة.
• في انتظار المغادرة.
• تقرير تناقض الغرف.
• تقرير الطوارئ وإدخال الملف نفسه.
• شهادات السداد (PM) ، ميزان غرف المجموعة الرئيسية (GM).
• توضيح أرصدة حسابات النزلاء ورصيد النزيل الافتتاحي وإغلاق رصيد النزيل.

قم بإعداد مستندات المكاتب الأمامية اللازمة:

• ورقة تعقب طلب نزيل.
• مكالمة الاستيقاظ وصفحة عدم الظهور.
• نماذج طلب الحجز.
• قائمة تدقيق مرجعية الاستقبال.
• نماذج آراء النزلاء.
• تأكد من توافر مخزون كافٍ من إمدادات المكاتب الأمامية لعمليات اليوم أو النوبة. تجديد وتخزين الطلب.
• بطاقات وقسائم تسعيرة الغرفة.
• كتيبات الفندق.
• دباسات ودبابيس.
• ورقة الفوترة المحملة في ناسخات الطابعة والصور.
• والأظرف لفواتير النزلاء.
• بطاقات التسجيل المطبوعة للقادمين المتوقعين.
• نماذج التسجيل لبرنامج الولاء.
• نماذج وأظرف الرسائل.
• المرفوض، والمدفوع، النقد، وقسائم النثرية و القسائم.
• الأربطة المطاطية.
• مشابك الورق.
• مفتاح مغناطيسي / بطاقات مفتاح
• حامل البطاقات الرئيسية.
• أقلام.
• خراطيش حبر الطابعة.
• أوراق الخربشة للملاحظات.
• قائمة أسعار الميني بار.
• غيرها من أدوات المكاتب الأمامية المكتبية.
• تأكد من أن مكتب الاستقبال منظم.
• تأكد من أنك على علم بالأحداث أو الوظائف التي تجري في الفندق.
• استلام المال والنقد الصحيح.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما الأمثلة للأحداث أو الحوادث غير العادية؟

Q2. لماذا يُطلب منك الحضور الى النوبة في الوقت الصحيح؟

Q3. ما الذي يجب عمله إذا كانت الطابعة لا تعمل في مكتب الاستقبال؟

Q4. أمثلة على القرطاسية المستخدمة في مكتب الاستقبال؟

Q5. ما هي أهمية سجل الكتاب في عمليات مكتب الاستقبال؟

Q6. ما سبب أهمية طباعة تقرير النوبة / تقرير الطوارئ قبل بدء النوبة؟