المكاتب الأمامية

الحجوزات-الوصف الوظيفي لمشرف الحجوزات

مشرف الحجوزات

المسمى الوظيفي: مشرف الحجوزات.

تحت إدارة: مدير مكتب الاستقبال/ مدير الحجوزات.

 

ملخص الوظيفة:

يتولى مشرف الحجوزات الإشراف في المقام الأول على وظائف الحجز في الفندق لضمان معالجة جميع الحجوزات بطريقة مريحة ومهنية وفعالة. بالإضافة إلى إدارة وتنسيق أنشطة أعضاء فريق الحجز وتقديم مهارات خدمات العملاء والحجوزات.

كما يعمل على تحقيق رضا العملاء وأهداف إيرادات الغرف أثناء كسب الضيوف من خلال عملية الحجز. ومساعدة مدير الحجز أو مدير المكاتب الأمامية في وضع الميزانيات والتوظيف.

مهام ومسؤوليات مشرف الحجوزات:

  • العمل كمورد رئيسي لوكلاء الحجز الذين يحتاجون المساعدة من الناحية الفنية أو فيما يتعلق بتحقيق رضا العملاء.
  • التأكد من أن إدارة الحجز وموظفي مكتب الاستقبال على علم دائم بمواعيد التوفر والتواريخ المحجوزة، ومواعيد الطلب العالية.
  • الاستجابة لجميع طلبات حجز الضيوف وتنفيذ خدمة سريعة ومهذبة ودقيقة في جميع الأوقات.
  • الإلمام الكافي بغرف النزلاء في الفندق، والأسعار، والترقيات، والمرافق، وبرنامج العمل.
  • الإجابة على استفسارات النزلاء المتعلقة بخدمات الفندق وتسجيل النزلاء وأماكن التسوق وتناول الطعام والترفيه واتجاهات السفر وما إلى ذلك.
  • إدارة الأنظمة التي تم إعدادها داخل قسم الحجوزات لضمان التعامل الدقيق مع المكالمات الهاتفية ومراقبتها.
  • المساعدة والتحضير لاستقبال المجموعات قبل وصولهم وإعداد قوائم الغرف لهم أيضاً.
  • المحافظة على منطقة عمل نظيفة ومنظمة.
  • حضور جميع الاجتماعات المجدولة كما هو مطلوب مع رؤساء الأقسام أو المبيعات.
  • إنشاء وإدارة الأسعار والعروض التي تمت إضافتها على برنامج الفندق.
  • تتبع جميع الحجوزات التي تم تجميعها من جميع المواقع على الإنترنت مثل الموقع الإلكتروني الخاص بالفندق، و OTA، و GDS، وغيرها من الجهات الخارجية.
  • معالجة الحجوزات التي لم يتم تحديثها على برنامج الفندق يدوياً.
  • التنسيق مع مديري المواقع أو موردي البرامج لمعرفة ما إذا كان هناك أي مشاكل في التوافر أو المعدل أو الحجز.
  • التعامل مع الأنظمة الخارجية مثل مديري المواقع ومحركات الحجز على الإنترنت وأدوات مقارنة الأسعار ووكلاء السفر عبر الإنترنت وغيرها.
  • تحديث الحجوزات التي لم يحضر أصحابها والملغية على جميع مواقع الحجوزات .
  • الحفاظ على معدل التكافؤ عبر جميع مواقع الحجز (الموقع الإلكتروني، OTA ،GDS، وكلاء السفر وغيرها).
  • ضبط الأسعار وفقًا للاقتراحات المقدمة من أنظمة إدارة العائدات أو الإيرادات.
  • التحقق من تحديث جميع الحجوزات التي يتم أخذها في استمارات تسجيل الحجز على النظام.
  • فهم وتنفيذ سياسات ائتمان الفنادق والشركات والتأكد من تطبيق تعليمات الفواتير المناسبة وتعليمات التوجيه وطرق دفع حجوزات.
  • التحقق من معالجة كل طلبات الحجز وفقًا لمعايير الفندق وبدون تأخير.
  • التحقق من إرسال رسائل تأكيد الحجز لجميع الحجوزات التي تمت معالجتها خلال الوقت المحدد.
  • معالجة عدم الحضور والإلغاء وفقًا لسياسة الفندق وإجراءاته.
  • التعامل مع أي طلب للحصول على وسائل الراحة أو المواصلات على وجه السرعة وبدقة. ومشاركة التفاصيل مع الإدارة المعنية أو أي طرف ثالث بدقة.
  • مراقبة جميع الحجوزات المؤقتة والمدرجة في النظام ومتابعة الودائع و الضمانات.
  • الاحتفاظ بسجلات جميع مراسلات الحجز والتدقيق على النماذج أو الملفات المحددة لذلك.
  • الاحتفاظ بسجلات توافر الغرف، الأسعار، التعديلات، الحجز اليومي، حجز الغرف، الإلغاء، عدم الحضور وغيرها.
  • التعامل مع مراسلات الحجز بشكل دقيق ومتابعة أي مراسلات ناقصة قبل وصول النزيل.
  • في حالة حدوث أي تغييرات يجب تحديث جميع تعديلات الحجز على نظام إدارة الممتلكات على الفور وبدقة.
  • الحفاظ على برنامج ضمان الجودة المعتمد من قبل الإدارة ليشمل على سبيل المثال: معدلات الإيداع، جداول الأنشطة ورسائل الحجز.
  • إدارة الحجوزات للحفاظ على أعلى إشغال للغرف و المعدل اليومي من خلال البيع وتوصيات من نظم إدارة العائدات أو الإيرادات الخارجية.
  • ضمان مستويات الخدمة المقبولة وجميع التقارير الإحصائية المطلوبة والمحافظة عليها.
  • تتبع الإحصاءات اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية لأغراض التحليل والميزانة والموازنة.
  • التحقق من تقارير التنبؤات على أساس رموز الإحصاءات (السوق، المصدر، رمز المعدل ,وغيرها)، وتعديل الحجوزات التي تم وضع علامات عليها بطريقة خاطئة.
  • استلام تفاصيل العقود وتخصيصات الغرف وتحديثها على نظام إدارة الفندق.
  • تدريب موظفي الحجوزات المعينين حديثًا على آداب التحدث عبر الهاتف، والحجز عن طريق برامج الفندق ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني.
  • التأكد من أن وكلاء خدمة النزلاء في مكتب الاستقبال مدربون أيضًا على الحجوزات وعلى التحقق من توافر الفندق.
  • التأكد من دفع مبلغ التأمين مقدما لجميع حجوزات الفندق على سبيل المثال: الحجز المباشر، أو(Booking.com ، أوربيتز، إكسبيديا وما إلى ذلك).
  • تحديد إجراءات العمل، وإعداد جداول العمل، وتحديد الواجبات وتسريع تدفق العمل لوكلاء الحجز.
  • إدارة جميع جوانب قسم الحجز في غياب مدير الحجوزات.

 

الشروط:

  • توفر مهارات اتصال ممتازة والقدرة على التنظيم.
  • السعي الدائم للبحث عن طرق لمساعدة العملاء.
  • القدرة على العمل مع أنظمة وتطبيقات متعددة مثل جداول البيانات، وقواعد البيانات، ومعالجة العمل، وبرامج إدارة الممتلكات، ومحرك الحجز، و Extranets OTA، وأنظمة إدارة المحاسبة وأجهزة الكمبيوتر.

التعليم:

3 سنوات دبلوم أو درجة 4 سنوات في صناعة السفر أو ما يعادلها من مزيج التعليم والخبرة.

الخبرة:
الشغف بخدمة العملاء ومهارات تواصل ممتازة ومستويات جيدة من اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثا.

توفر خبرة سابقة في الحجوزات من عام إلى عامين في عمليات مكتب الاستقبال.

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق