المكاتب الأمامية
“الوصف الوظيفي لمدير الحجوزات في الفنادق: المهام والمسؤوليات والشروط”
مدير الحجوزات
المسمى الوظيفي: مدير الحجوزات (Reservations Manager)
التبعية الإدارية: تحت إدارة مدير المكاتب الأمامية (Front Office Manager)
ملخص الوظيفة:
تتمثل مهمة مدير الحجوزات (Reservations Manager) في ضمان سير العمل بسلاسة وفعالية في قسم الحجوزات، مع تحقيق أعلى مستوى من خدمة الحجز لتحقيق أقصى دخل للغرف وتلبية أهداف الإيرادات أو تجاوزها. يشرف على الأداء الوظيفي لموظفي الحجز ويتأكد من تنفيذهم للسياسات والإجراءات الخاصة بالفندق، كما يساهم في تدريبهم وتطوير مهاراتهم. قد يُكلف بمهام إضافية من قبل مدير المكاتب الأمامية أو مدير قسم الغرف.
مهام ومسؤوليات مدير الحجوزات:
- الإلمام بإجراءات الحجز بالكامل وفقًا لنظام الفنادق الدولي.
- إدارة حجوزات الفندق المحلية والدولية، والتأكد من تنفيذها بشكل سليم.
- التعامل مع المراسلات وفرز الرسائل مثل البريد الإلكتروني، الفاكس، والتلكس بعد مراجعتها من قبل مدير مكتب الاستقبال.
- تحديد المهام اليومية لموظفي الحجز لضمان توزيع العمل بكفاءة.
- إتمام الحجوزات والمراجعة اليومية للتأكد من دقتها.
- مراجعة تقارير الوصول اليومية لضمان جاهزية الحجوزات.
- إعداد توقعات الإشغال لضمان تلبية الطلب المتوقع.
- تدريب موظفي الحجز لضمان معرفتهم بالإجراءات والسياسات.
- تنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالفندق في قسم الحجوزات.
- تسجيل أسعار الشركات ووكلاء السفر في ملفات النظام والوثائق ذات الصلة.
- التنسيق مع قسم المبيعات لتحليل الإشغال وتقييم أسعار الحجوزات.
- تحليل حسابات العملاء وضمان الدقة في عمل موظفي الحجز.
- الإلمام بالمرافق والغرف ومزايا الغرف، وضمان إطلاع موظفي الحجز عليها.
- تحضير تقارير الإنتاج المتعلقة بالإدارات المختلفة.
- رصد الأداء العام لموظفي الحجز، بما في ذلك الرد على الهاتف يوميًا.
- التأكد من تقديم خدمة خاصة للنزلاء المتكررين وضيوف VIP.
- ضمان الالتزام بمعايير الرد على الهاتف في جميع الأوقات.
- التنسيق مع قسم المبيعات وإدارة الإيرادات لحجز المجموعات وتنظيمها.
- متابعة الحجوزات المؤقتة وتحديث حالتها في النظام.
- مراجعة حجوزات عدم الحضور والإلغاءات وفقًا لسياسة الفندق.
- مراجعة حجز الغرف وأجنحة الإقامة الطويلة وطلبات المجموعات الخاصة.
- الإشراف على حجوزات المجموعات لضمان تنظيمها بشكل مثالي.
- الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء التجاريين.
- الاستعداد لتلقي التوجيهات اللازمة من مدير مكتب الاستقبال عند تغير حالة توفر الفندق.
- إدارة جدول العمل لقسم الحجوزات لضمان تنظيم العملية.
- ضمان جودة العمل وتنظيمه في جميع الأوقات داخل القسم.
- القيام بأي مهام إضافية يطلبها مدير مكتب الاستقبال أو مدير قسم الغرف.
المؤهلات والشروط (Qualifications & Requirements):
- الخبرة:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمشرف حجز أو مساعد مدير حجوزات في فندق مرموق.
- خبرة ذات صلة بالعمل مع بعض الخبرة الإشرافية.
- أو مزيج مكافئ من التدريب والخبرة.
- التعليم:
- شهادة من كلية أو جامعة معتمدة في مجال مناسب.
