المكاتب الأمامية
“الوصف الوظيفي لمشرف الحجوزات في الفنادق – المهام والمسؤوليات والشروط”
مشرف الحجوزات
المسمى الوظيفي: مشرف الحجوزات (Reservations Supervisor)
تحت إدارة: مدير مكتب الاستقبال / مدير الحجوزات
ملخص الوظيفة:
يتولى مشرف الحجوزات (Reservations Supervisor) مسؤولية الإشراف على قسم الحجوزات في الفندق لضمان معالجة جميع الحجوزات بشكل سلس ومهني. يتضمن ذلك إدارة أنشطة فريق الحجز وتقديم الدعم لهم لتحقيق رضا العملاء وزيادة الإيرادات. يعمل مشرف الحجوزات على تنسيق الجهود لتحقيق أهداف الفندق وتقديم تجربة مميزة للعملاء، بالإضافة إلى دعم مدير الحجز أو مدير مكتب الاستقبال في التخطيط للميزانية والتوظيف.
مهام ومسؤوليات مشرف الحجوزات:
- تقديم الدعم الفني لوكلاء الحجز لضمان رضا العملاء.
- تنسيق جدول التوافر مع فريق الحجز وموظفي الاستقبال.
- معالجة طلبات الحجز بسرعة وبدقة لضمان تجربة مريحة للنزلاء.
- الإلمام بخدمات الفندق وأسعار الغرف لتلبية استفسارات النزلاء.
- إدارة نظم الحجز وضمان دقة التعامل مع المكالمات الهاتفية.
- تجهيز وترتيب حجوزات المجموعات وتقديم الدعم لفريق الحجز.
- ضمان نظافة وترتيب منطقة العمل في قسم الحجوزات.
- حضور الاجتماعات الدورية مع الأقسام الأخرى مثل المبيعات.
- إدارة وتحديث الأسعار والعروض على أنظمة الفندق.
- تتبع جميع الحجوزات من مواقع الويب مثل OTA، GDS، وغيرها.
- معالجة الحجوزات غير المحدثة على أنظمة الفندق يدوياً.
- التنسيق مع موردي الأنظمة لحل أي مشاكل في التوافر أو الأسعار.
- التعامل مع أنظمة الحجوزات الخارجية مثل محركات الحجز وأدوات مقارنة الأسعار.
- تحديث الحجوزات الملغاة وعدم الحضور على مواقع الحجز المختلفة.
- الحفاظ على تكافؤ الأسعار عبر جميع مواقع الحجز.
- ضبط الأسعار حسب توصيات أنظمة إدارة العائدات.
- ضمان تسجيل جميع الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات بشكل دقيق.
- تطبيق سياسة الائتمان الخاصة بالفندق والتحقق من تعليمات الفوترة.
- إرسال تأكيدات الحجز وتحديث الحجوزات وفق معايير الفندق.
- معالجة طلبات الراحة والمواصلات الخاصة بالنزلاء بدقة.
- مراقبة جميع الحجوزات المؤقتة ومتابعة طلبات الضمانات.
- الاحتفاظ بسجلات جميع الحجوزات والمراسلات.
- تحديث نظام إدارة الممتلكات عند حدوث أي تغييرات في الحجوزات.
- إدارة برامج ضمان الجودة لمعدلات الإيداع وجداول الأنشطة.
- الحفاظ على معدلات إشغال الغرف والمعدل اليومي من خلال التحليل والتوصيات.
- تتبع الإحصاءات اليومية والشهرية لأغراض التحليل وتقديم التقارير.
- التحقق من تحديثات التنبؤات وضبط الحجوزات المميزة حسب الحاجة.
- استقبال وتحديث تفاصيل العقود وتخصيصات الغرف على النظام.
- تدريب الموظفين الجدد على نظم الحجز والردود الهاتفية.
- التأكد من تدريب موظفي الاستقبال على سياسات الحجز وتوافر الفندق.
- ضمان دفع التأمينات المقدمة لحجوزات الجهات الخارجية مثل Booking.com وExpedia.
- إعداد جداول العمل وتوزيع المهام لوكلاء الحجز.
- إدارة قسم الحجوزات في حال غياب مدير الحجوزات.
المؤهلات والشروط:
- مهارات التواصل: قدرة ممتازة على التواصل والتعامل مع العملاء.
- مهارات التنظيم: القدرة على تنظيم العمل والتنسيق مع الفريق.
- المهارات التقنية: القدرة على العمل مع أنظمة إدارة الممتلكات ومحركات الحجز وأنظمة OTA.
- التعليم: دبلوم ثلاث سنوات أو شهادة أربع سنوات في مجال السياحة أو ما يعادلها من التعليم والخبرة.
- الخبرة: من عام إلى عامين خبرة في مجال الحجوزات أو الاستقبال، ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة.
