المسمى الوظيفي: مدير المشتريات.
تحت إدارة: المراقب المالي / رئيس المحاسبين / المدير العام.
ملخص الوظيفة:
كمدير المشتريات يجب أن يعمل مع الموردين للتفاوض على العقود لشراء السلع المطلوبة والحفاظ على سجلات دقيقة لاتجاهات المعاملات.
أيضا مساعدة الإدارات المالية والتنفيذية في مراقبة والإبلاغ والتحكم في تكلفة المبيعات في الفندق، بما في ذلك المراجعة والتحكم، والتحليل المالي وإعداد التقارير، ووضع الميزانية، والتنبؤ.
مهام ومسؤوليات مدير المشتريات:
- تنفيذ سياسات وأنظمة وإجراءات شراء سليمة وفقًا لمعايير الشركة.
- مراقبة البائعين للجودة والخدمة والسعر من خلال مواصفات الشراء القياسية.
- الحصول على عروض أسعار تنافسية لمتطلبات الفنادق والتأكد من المنتج الأفضل ومصدره وشراؤه.
- طلبات عروض الأسعار لأي سلع تزيد تكلفتها عن XXX دولار أمريكي (وفقًا لسياسة الشركة) والاستفسار عن الأسعار من موردين مختلفين.
- الحصول على ثلاثة عروض أسعار حقيقية مستقلة كحد أدنى.
- وضع العقود لضمان خفض الأسعار لجميع مناطق العمل في الفندق.
- تلقي قائمة طلبات السوق من الشيف التنفيذي على أساس يومي والترتيب لتسليم تلك العناصر يوميا.
- تحديث جميع تواريخ استلام الطلبات من قبل المشترين وفقًا لمواعيد التسليم الموعودة.
- ضمان أن يتم إرسال جميع أوامر الشراء المعتمدة إلى الموردين المعنيين لأغراض التسليم على أساس يومي.
- ضمان والتحقق من أن يتم بانتظام تحديث عروض الأسعار وقوائم الأسعار الحالية للمورد الجديد.
- ضمان التشغيل الفعال لقسم المشتريات في جميع الجوانب.
- البحث وتحديد المنتجات والخدمات الجديدة للفندق في السوق.
- مراجعة وتوضيح واعتماد مستويات المخزون الأدنى والأقصى من قبل المراقب المالي والمدير العام.
- الموافقة على تقرير تناقض البنود التي تم تسليمها عن طريق التحكم في التكاليف فيما يتعلق بالفروق السعرية والكمية.
- يوافق على جميع طلبات إضافة عناصر التخزين الجديدة، والتحقق من وصف العنصر الصحيح، والوحدة، والتعبئة، والفئة، وتحديد مستويات المخزون التقديري الأدنى والأقصى.
- التحقق من تقرير “الطلبات المعلقة” على أساس يومي، ويتم فحص جميع الطلبات المعلقة والتحقق منها بانتظام.
- إعداد قائمة إلغاء أوامر وإرسالها إلى حسابات للحذف، مع الأسباب المناسبة على أساس يومي.
- متابعة قوائم المواد بطيئة التحرك.
- تحديد العناصر للأوامر الدائمة باستخدام الخدمات اللوجستية للبائع للتسليم المنتظم إلى الفندق على أساس البنود المعتمدة عالية الاستهلاك.
- ضمان صحة البنود المتاحة، والبنود المنتهية الصلاحية ومتابعة الإجراءات المتخذة للتخلص منها.
- التحقق من أن جميع الوثائق وعروض الأسعر الصحيحة تتم صيانتها وتقديمها وفقًا لمتطلبات السياسة والإجراء.
- الموافقة على جميع طلبات إعادة الطلب في المخزن، والتحقق من الكميات ضمن مستويات المخزون المحددة الأدنى والأقصى.
- مسؤول عن جميع الوظائف الإدارية لإدارة المواد والموظفين والتدريب وتنفيذ الواجبات الأخرى ذات الصلة في القسم.
- مسؤول عن جميع وظائف الشراء وعروض الأسعار والجودة والتوافر.
- مسؤول عن التحكم لجميع البنود المخزن، والتأكد من انها موثقة بالكامل في إطار إجراءات رقابة صارمة (السيطرة الرئيسية، والجدول الزمني للتوقيت).
- مسؤول عن الحفاظ على مستويات المخزون المنطقية اللازمة.
- تدقيق طلبات المخزونات الفورية وصيانتها بشكل صحيح، والتحقق من الكمية المطلوبة والمصدر، والبنود المناسبة لاستلام مع التوقيع والتأكد من وجود صورة الهويات.
- تدقيق تسجيل المعلومات على نظام الأسعار، مع تاريخ الصلاحية.
- التأكد أن الموردين يتبعون القواعد المتعلقة بنظافة البضائع المسلمة.
- الاحتفاظ بجميع السجلات بطريقة يمكن التحقق منها في أي وقت لأغراض المعلومات أو التدقيق.
- الاتصال مع مساعد مدير المشتريات ومنسق المشتريات ووكيل الاستلام ومشرف المتاجر ومراقب التكلفة للأغذية والمشروبات.
- المحافظة على جميع الوثائق والملفات والقوائم محدثة ليؤدي واجباته بطريقة أكثر كفاءة.
- على استعداد للعمل بجدول زمني مرن من أجل إنجاز جميع المسؤوليات والمهام الرئيسية.
الشروط:
مهارات قوية في التفاوض وإغلاق صفقات الشراء، جنبا إلى جنب مع القدرة الواضحة لتطوير استراتيجيات التفاوض للأنشطة المعقدة. القدرة على تقييم المخاطر القانونية والتجارية والتداعيات للشروط التعاقدية المقترحة ويقدم باستمرار خدمة مهنية وودية.
التعليم:
شهادة أو دبلوم في الدراسات التجارية أو ماجستير إدارة الأعمال أو المشتريات. مع معرفة جيدة ببرامج مايكروسوفت أوفيس وبرنامج إدارة المواد (MMS)
الخبرة:
خبرة سابقة 4 سنوات ومساعد مدير المشتريات 4 سنوات وخبرة في صناعة الفنادق والمطاعم.
