القسم: المكتب الأمامي- العام

وقت التدريب: 30 دقيقة

يمكن أن يحدث طلب تغيير الغرفة لأسباب مختلفة، يجب على فريق المكاتب الأمامية تغيير الغرفة في أسرع وقت ممكن عندما يكون النزيل غير راضٍ عن مكان الإقامة أو وجد عيوبًا لا يمكن تصحيحها على الفور.

فيما يلي عدد قليل من الأسباب لطلب تغيير الغرفة من النزلاء:

• التكييف لا يعمل.
• نوع الغرفة المخصص لم يكن حسب الغرفة المؤكدة وقت الحجز.
• تسرب المياه في الحمام.
• طابق صاخب/ ضوضاء من الغرفة المجاورة.

إذا أراد النزيل الإقامة في غرفة من فئة أعلى (Upsell)

• في حالة عدم توفر أي غرفة من نفس النوع، قد يُصرح المشرف في مكتب الاستقبال بتقديم غرف تم ترقيتها دون أي تكلفة إضافية للنزيل.
• يجب إرسال المدير المناوب، وموظف الجرس، وموظف الاستقبال، على الفور إلى الغرفة الأصلية لتقديم مفتاح الغرفة الجديد.
• يجب على الموظف الذي يقدم المفتاح مساعدة النزلاء في حمل الأمتعة، إذا كان موظف الجرس غير موجود.
• يجب ألا يُطلب من النزيل تحت أي ظرف من الظروف العودة إلى المكتب للحصول على مفتاح الغرفة الجديد.
• بعد الانتهاء من تغيير الغرفة، يجب إبلاغ إدارة الاشراف الداخلي حتى يتم تنظيف الغرفة أو “تنظيمها” عند الضرورة. قد يتم ذلك من خلال نظام PMS عن طريق إدخال تحرك الغرفة.
• التأكد من تحديث جميع التغييرات في الغرف والأسعار بطريقة صحيحة على نظام إدارة الفندق.
• في حالة وجود Upsell، يجب تغيير سعر الغرفة إلى الفئة الأعلى.
• في حالة الترقية، لا يجب تغيير سعر الغرفة.
• من المهم التأكد من أن نقل الغرفة يتم عرضه على نظام إدارة الفنادق حيث سيؤثر ذلك على عمليات تشغيل المكاتب الأمامية مثل البريد الوارد والمكالمات الهاتفية والبريد الصوتي وكذلك لضمان الفواتير المناسبة عند تسجيل المغادرة.

يجب أيضًا تسجيل معلومات تغيير الغرفة في “نموذج تغيير الغرفة” المكون من خمسة أجزاء وتوزيعها على النحو التالي:

• النسخة الأولى -ملف نقل غرفة المكتب الأمامي.
• النسخة الثانية -قسم خدمة الغرف.
• النسخة الثالثة. أمين الصندوق هو المسؤول عن تسجيل المعلومات الجديدة على دفتر النزلاء، وتدبيس انزلاق NCR إلى بطاقة التسجيل، ووضع فواتير النزيل من رف الغرفة القديم إلى رف الغرفة الجديدة.
• النسخة الرابعة -موظف الجرس يتم تغيير الغرفة، ويتم حفظ نفس الشيء في مجلد نقل الغرفة.
• النسخة الخامسة -خدمة تنظيف الغرف، يجب الإبلاغ عن جميع التغييرات التي يتم إجراؤها للغرفة إلى قسم تنظيف الغرف حتى يمكن ترتيب الغرفة الأولى والحفاظ عليها جاهزة للنزيل الآخر.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما هي أسباب تغيير الغرفة؟

Q2. ما الذي يجب القيام به في حالة عدم توفر غرفة تحت فئة مماثلة؟

Q3. من الذي يجب أن يقدم المساعدة لأمتعة النزيل في حال عدم توفر موظف الجرس؟

Q4. أي من الإدارات يغيير شكل الغرفة ليتم توزيعها؟

Q5. ما يجب التحقق منه قبل قبول الشيكات الشخصية لتسوية الفاتورة؟