القسم: المكاتب الأمامية – الاستقبال
مدة التدريب: 60 دقيقة
الأهداف:
- تجهيز فريق المكاتب الأمامية لاستقبال المجموعات وضمان تجربة سلسة عند الوصول.
- التأكد من جاهزية الغرف المخصصة وتلبية متطلبات المجموعات الخاصة.
- تحسين عملية تسجيل الوصول والمغادرة للمجموعات لضمان رضا العملاء.
الإجراءات التفصيلية للتعامل مع المجموعات قبل الوصول:
قبل وصول المجموعة (قبل يوم أو يومين):
- إعداد قائمة المناوبة:
- يجب إعداد قائمة المناوبة وتقديمها للموافقة من قبل مدير المكاتب الأمامية.
- توزيع المهام بناءً على حجم المجموعة ومستوى حركة النزلاء.
- قراءة مجلد عقد المجموعات:
- مراجعة جميع تفاصيل العقد، بما في ذلك:
- تعليمات الفوترة.
- باقات الوجبات.
- عدد الغرف والأشخاص.
- مراجعة جميع تفاصيل العقد، بما في ذلك:
- التحقق من ملفات النزلاء:
- مراجعة سجل النزلاء السابق والملاحظات الخاصة لضمان تلبية احتياجاتهم.
- تأكيد مواعيد الوصول والمغادرة:
- تحديث نظام الحجز (PMS) بالمواعيد الدقيقة.
- التأكد من رموز أسعار الحجز:
- التحقق من أسعار الغرف والباقات المرفقة لضمان مطابقتها للعقد.
- تخصيص الغرف:
- طباعة قائمة الغرف المرسلة من وكيل السفر أو الشركة.
- تخصيص الغرف بناءً على عدد الأشخاص وتوجيهات الفوترة.
- إعداد تعليمات الفوترة:
- إدخال تعليمات الفوترة على نظام PMS لجميع غرف المجموعة وحساب المجموعة الرئيسي.
- طباعة تقرير الوصول:
- التأكد من تخصيص الغرف بما يناسب متطلبات المجموعات (احتياجات خاصة، شهر العسل، مناسبات).
- التعامل مع الاحتياجات الخاصة:
- تخصيص أسرة إضافية أو أسرة أطفال عند الحاجة.
- إخطار قسم الإشراف الداخلي عبر نظام التتبع أو البريد الإلكتروني.
- إعطاء الأولوية للوصول المبكر:
- ترتيب الغرف المناسبة حسب الطلب (غير المدخنين، السيدات، الأجنحة).
- إبلاغ الأقسام الداخلية:
- إخطار قسم الإشراف الداخلي، الهندسة، وخدمة الغرف بأي طلبات خاصة.
- إعداد رسائل الترحيب:
- كتابة رسائل ترحيب مخصصة للمجموعة ووضعها في أظرف أنيقة.
- التواصل مع منسق المجموعة:
- إعادة تأكيد وقت الوصول والاحتياجات.
- التنسيق مع خدمات الضيافة:
- تأكيد ترتيبات غرف كبار الشخصيات أو الأجنحة.
- طلب المشروبات الترحيبية والمناشف الباردة:
- تقديم طلب لخدمة الغرف لإعداد المشروبات والمناشف الباردة قبل وقت الوصول.
أسئلة تدريبية:
- ما أهمية التحضير لوصول المجموعة؟
- لضمان سلاسة تسجيل الوصول وتلبية جميع المتطلبات الخاصة للمجموعة.
- هل من المهم تدقيق تعليمات الفوترة؟
- نعم، لضمان أن جميع التفاصيل تطابق العقد وتجنب الأخطاء المالية.
- اذكر خمس نقاط مهمة أثناء التحضير لوصول المجموعات:
- إعداد قائمة المناوبة.
- التحقق من رموز أسعار الحجز.
- تخصيص الغرف.
- إعداد رسائل الترحيب.
- التنسيق مع الأقسام الداخلية.
- كيفية عمل قائمة المهام عند وجود حركة جماعية؟
- توزيع المهام بين فريق العمل، تحديد الأولويات، والتأكد من مراجعة جميع التفاصيل.
- متى يجب تقديم طلب المشروبات الترحيبية والمناشف الباردة؟
- قبل وصول المجموعة بفترة كافية لضمان جاهزيتها.
