المسمى الوظيفي: مشرف مكتب التحكم
تحت إدارة: المدير التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي أو مساعد المدير التنفيذي للإشراف الداخلي
ملخص الوظيفة:
مشرف مكتب التحكم هو حلقة الوصل الأساسية لقسم الإشراف الداخلي في الفندق، ويتحمل مسؤولية نقل المعلومات من وإلى مكتب التحكم بكفاءة ودقة. يتميز مشرف مكتب التحكم بمهارات اتصال عالية خاصة عبر الهاتف، إضافة إلى قدرته على تحديث وتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بقسم الإشراف الداخلي لضمان سلاسة العمل داخل الفندق.
مهام ومسؤوليات مشرف مكتب التحكم:
- التعامل مع طلبات النزلاء بكفاءة ومهنية، وضمان تقديم الخدمات المطلوبة بسرعة واحترافية.
- الإلمام بعمليات قسم الإشراف الداخلي بالكامل لفهم جميع التوجيهات وضمان الالتزام بالمعايير.
- التعامل مع مفاتيح الإدارات وبطاقات الوصول الخاصة بغرف النزلاء وفقًا لإجراءات الأمان.
- إدارة المكالمات الواردة وتحويلها للأشخاص المعنيين بسرعة ودقة.
- الحفاظ على السجلات العملية اليومية وتحديث المعلومات بانتظام لتكون مرجعًا موثوقًا للإدارة.
- التنسيق مع الإدارات المعنية للتعامل الفوري مع شكاوى النزلاء أو طلباتهم الخاصة.
- تحديث لوحة البيانات الداخلية باستمرار لتشمل معلومات مثل إشغال الغرف، غرف التنظيف، عدد المغادرين والوافدين، وأي ملاحظات خاصة بكبار الزوار.
- إدارة وتوزيع المهام اليومية على الموظفين بما يتناسب مع جدول العمل والأولويات.
- اتباع بروتوكول الهاتف للتعامل مع المكالمات بلباقة واحترافية.
- تحديث حالة الغرف بالنظام بناءً على تعليمات مشرفي القسم، لضمان جاهزية الغرف في الوقت المطلوب.
- إعداد قوائم يومية تشمل تناقضات الغرف، كبار الزوار، واستهلاك البار للتنسيق مع الأقسام المعنية.
- إضافة المصاريف الخاصة بالبار الصغير وخدمات المغسلة إلى حسابات النزلاء بدقة.
- إعداد التقارير الشهرية وتوثيق المبيعات والخدمات مثل المغسلة والتنظيف الجاف.
- تتبع العناصر المفقودة أو المكسورة والتعامل معها وفقًا للإجراءات المتبعة.
- التنسيق مع قسم الهندسة والصيانة لحل أي مشكلات فنية قد تؤثر على النزلاء.
- التعاون الوثيق مع مكتب الاستقبال لتبادل المعلومات حول حالة الغرف والخدمات المقدمة.
- إعداد التقارير والتحضيرات الشهرية لقسم الإشراف الداخلي، والمساعدة في إعداد الميزانية عند الحاجة.
- تسليم العمل بدقة للمسؤولين عن النوبة التالية، مع توضيح التفاصيل اللازمة لضمان استمرارية العمل.
الشروط:
- مهارات اتصال قوية وقدرة عالية على حل المشكلات والتفاعل مع الزملاء والعملاء.
- القدرة على تحمل المسؤولية والعمل بروح الفريق بكفاءة واحترافية.
التعليم:
- شهادة التعليم الثانوي أو ما يعادلها؛ ويفضل الحصول على شهادة بكالوريوس في مجال ذي صلة.
الخبرة:
- خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في إدارة شئون الموظفين الداخلية.
- خبرة لا تقل عن سنتين كمراقب بقسم الإشراف الداخلي في فنادق أو دور ضيافة.
