الوصف الوظيفي لمساعد المدير التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي

المسمى الوظيفي: المساعد التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي.

تحت إدارة: المدير التنفيذي للإشراف الداخلي، المدير المناوب.

ملخص الوظيفة:

يلاحظ ويراقب المساعد التنفيذي للإشراف الداخلي في الأنشطة والأعمال التي تتم في غرفة الاجتماعات، والإشراف على نظافة الأماكن العامة والمشرفين على الأرضيات. ويساعد في إدارة عمليات  اليوم الواحد والخاصة بالإشراف الداخلي وعمليات الغسيل المختلفة لتتم بشكلها السليم.

كما يشارك في الإشراف على الجودة بقسم الإشراف الداحلي والقسم الخاص بقياس التكاليف.

مهام ومسئوليات مساعد المدير التنفيذي للإشراف الداخلي:

• ملاحظة التفاصل الدقيقة بعينيه ولديه القدرة على التعامل مع النزلاء بكفاءة وفاعلية ومع الأقسام الأخرى، إضافة إلى موظفي قسم الإشراف الداخلي.
• الحصول على قائمة بالغرف الشاغرة التي تحتاج إلى تنظيف في الحال، وقائمة بالغرف التي سيغادرها النزلاء من أجل تجهيز الاجراءات الخاصة بهم.
• القدرة على التعامل بخبرة وكفاءة في حالة رفض الخدمة، والاحتياجات الخاصة لكبار الشخصيات من النزلاء وكذلك النزلاء الأجانب، وغيرها الكثير من المواقف.
• تحديد واجبات الفريق، ومراقبة تنفيذ الأوامر للتأكد من تطابقها مع معايير النظافة المعدة مسبقا من قبل إدارة الفندق.
• إعداد وتخصيص الورق الخاص بالغرف وتجهيز المفاتيح وتسليمها لعمال الغرف.
• الحفاظ على التنسيق الواضح والتعامل بكفاءة مع مكتب الاستقبال والإدارات الأخرى في الفندق.
• جدولة تنظيف سجاد الغرف، والستائر، والقطع المنجدة حسب الحاجة، إضافة إلى التنظيف العميق لبعض القطع التي تحتاج إلى ذلك وتنظيف النوافذ حسب الضرورة.
• جدولة تنظيف الدور الارضي أو دور الاستقبال، ومناطق الراحة العامة للنزلاء، مناطق الهاتف، المداخل، والمصاعد الكهربائية.
• جدولة مشاريع التنظيف الأساسية بما في ذلك غسيل السجاد بالشامبو، تنظيف الجدران والنوافذ، أبواب المصاعد والمسارات. جدولة تنظيف كل غرف اجتماعات الضيوف بعد الانتهاء من الأحداث بها.
• التأكد من مخزون الإمدادات الخاصة بمواد التنظيف والأقمشة والكتان.
• التحقيق في أي تقصير أو عجز يخص قسم الإشراف الداخلي بما في ذلك جودة الخدمة أو الأدوات مع اتخاذ الإجراءات المناسبة.
• تقديم الدعم والمساعدة للمدير التنفيذي للإشراف الداخلي في كل العمليات سواء كان تدريب الموظفين، وإرشادهم، وتأهيلهم، كذلك فرض اجراءات التشغيل الأساسية في الفندق.
• التأكد أن غرفة الاجتماعات مجهزة بالشكل اللازم لها والموضح مسبقا وفقا لتعليمات غرفة الاجتماعات أو الحدث الذي سيتم بها.
• التأكد من تأمين غرف النزلاء بالشكل المتفق عليه، ومتابعة اجراءات التحكم الرئيسية للمفتاح الرئيسي مع الإشراف الداخلي.
• نصح المدير ومكتب الاستقبال بتجهيز الغرف الشاغرة وتجهيزها لتكون جاهزة لاستقبال النزلاء.
• مكافأة الموظفين الذين يفعلون كل ما بوسعهم لرضا النزلاء.
• طباعة جميع تقارير قسم الإشراف الداخلي وتتبع أثرها.
• مساعدة قسم الإشراف الداخلي في السير وفق النفقات.
• متابعة جميع موظفي قسم الإشراف الداخلي في الحضور والإنصراف والغياب.
• الحفاظ على معايير الجودة والكفاءة لقسم الإشراف الداخلي وفقا للأتي: غرف النزلاء، البياضات والزي الرسمي، المفقودات وإمكانية العثور عليها، الغسيل، المنطقة العامة.
• مراجعة خدمة مرافق الغسيل الخارجية لضمان الجودة، وعدم تلف البياضات، والتسليم في الموعد المحدد، ومراعاة إرشادات الموازنة.
• التنسيق مع الموردين الخارجيين مثل خدمة الغسيل، ومكافحة الآفات والحشرات، وأي خدمات أخرى تستدعي التعاون الخارجي.
• الاستماع إلى أي شكوى من النزلاء، واتخاذ اجراءات مقاييس واسترداد الخدمة إذا لزم الأمر.
• مراجعة النقاط الأساسية لقسم الإشراف الداخلي والتي تتضمن استمارة تقييم النزلاء، وأخذ الاجراءات المناسبة تجاه شكاوى النزلاء، ومشاركة الشكاوى مع باقي الموظفين.
• تحضير الميزانية السنوية لقسم الإشراف الداخلي.
• تقديم طلبات الإصلاح والصيانة الدورية للأدوات والألات.
• تحضير تجهيزات المتجر، والأدوات واللوازم والمعدات الأخرى، ورصد الأشياء التي تنقص من مستلزمات قسم الإشراف الداخلي سواء عناصر خاصة بالمشروبات أو بالبياضات او احتياجات النزلاء.

مسئوليات أخرى روتينيه:

• التنسيق مع مكتب الاستقبال وارسال القوائم الخاصة بأي تناقضات في الغرف.
• اختيار الموظفين، وتدريبهم، وتأهيليهم، وتدريب الموظفين المؤهلين إلى قسم الإشراف الداخلي.
• حضور الندوات التدريبية الخاصة بالإشراف الداخلي وذلك لإتقان وتعزيز المهارات الإشرافية.
• الانتباه إلى تسجيل السجلات المتعلقة ببيانات العمل، والتصرفات الشخصية، وبطاقات الوقت، وإعداد التقارير الدورية. يمكن أيضا إعداد التقارير التي تخص اشغال الغرف، مصاريف الرواتب، نفقات الإدارة والأقسام.
• حضور الاجتماعات الخاصة بالموظفين مع رؤساء الأقسام لمناقشة سياسات الشركة وشكاوى المستفيدين، ولإضافة أي اقتراحات لتطوير الخدمة والتأكد من عمليات التشغيل بأعلى كفاءة.
• توجيه وتعريف الموظفين الجدد بتسهيلات وخدمات الفندق وعدد ساعات العمل.
• السيطرة على جميع النفقات المتعلقة بالإشراف الداخلي بما في ذلك مستلزمات غرف النزلاء، وجميع أدوات وآلات التنظيف.
• الإشراف على أي اتصالات من النزلاء بقسم الإشراف الداخلي.

الشروط:

التعليم:

دبلوم في إدارة الفنادق أو ما يعادلها. قراءة وفهم التعليمات، وقواعد السلامة والأمان. زكتابة التقارير بالصياغة الصحيحة لها والالتزام بعلامات الترقيم، والتدقيق اللغوي في الكتابة والنطق أيضا. والتحدث بطلاقة باللغة الإنجليزية.

الخبرة:

خبرة لا تقل عن عامين في مجال الإشراف الداخلي بنفس عدد الإشغال الفندقي. بالإضافة إلى خبرة لا تقل عن عامين في مجال الإشراف الداخلي بكل مجالاته.