المسمى الوظيفي: مدير مبيعات المؤتمرات / مدير مبيعات الفعاليات
تحت إدارة: مدير المبيعات / رئيس المبيعات
ملخص الوظيفة:
يقوم مدير مبيعات المؤتمرات والفعاليات بتحديد وتنفيذ استراتيجيات لزيادة الأعمال في قسم الفعاليات، ويستهدف السوق الخاص بالمؤتمرات والفعاليات التي تزيد من عائدات الفندق. يُتطلب منه تحقيق أهداف المبيعات المحددة، والقدرة على العمل تحت ضغط مواعيد نهائية، وتقديم خدمات مميزة تلبي توقعات العملاء، مما يعزز من ولاء العملاء للفندق ويشجع على التكرار في التعامل.
يعمل هذا المنصب مباشرة مع كبار المسؤولين التنفيذيين وأصحاب القرار في الشركات المستهدفة، حيث يقوم بالتفاوض على ترتيبات الإقامة وقاعات الاجتماعات والفعاليات، والتأكد من تلبية كافة متطلباتهم لتقديم تجربة استثنائية.
مهام ومسئوليات مدير مبيعات المؤتمرات:
- استقبال الاستفسارات: الرد على استفسارات العملاء حول الاجتماعات والفعاليات وتقديم تفاصيل الخدمات المتاحة.
- تخطيط الفعاليات: العمل جنبًا إلى جنب مع العملاء لتنظيم وتخطيط فعالياتهم في الفندق بما يتماشى مع احتياجاتهم وتوقعاتهم.
- التفاوض والإعداد: التفاوض على الشروط المتعلقة بالتواريخ، المساحات، والأسعار، لضمان الحصول على الحجوزات المثلى التي تحقق أهداف الإيرادات.
- إجراء جولات استعراض الفندق: توفير جولات تفصيلية للمرافق المتاحة للفعاليات والاجتماعات، مما يمنح العملاء رؤية شاملة حول الأماكن المخصصة.
- تسويق خارج الموسم: التركيز على جذب الفعاليات خلال الفترات ذات الطلب المنخفض، من خلال تقديم عروض خاصة وتعزيز الأنشطة الترويجية.
- تنظيم الفعاليات الخارجية: دعم أنشطة الفندق من خلال التخطيط والمشاركة في حفلات خارجية وعروض تعريفية ترويجية موجهة للعملاء الحاليين والمحتملين.
- تمثيل الفندق في المعارض: حضور المعارض التجارية ومعارض السفر المستهدفة لتعزيز التواصل مع العملاء وتعريفهم بخدمات الفندق.
- إدارة حجوزات الفعاليات: تنسيق جميع جوانب حجوزات الفعاليات والاجتماعات وبناء شبكة علاقات قوية مع العملاء المحتملين لتحقيق أقصى استفادة من الفرص.
- تحديث المواقع والشبكات: التأكد من تحديث جميع مواقع الإنترنت الخاصة بشركاء الاجتماعات بانتظام، بما يشمل الصور، والأوصاف، والعروض الترويجية.
- إعداد التقارير المالية: المساعدة في إعداد التقارير المتعلقة بالمبيعات والإدارة ومتابعة الميزانية المخصصة للقسم.
- المتابعة الدقيقة للمخزون: الإشراف على توفر القاعات وتحديث جدول التوافر بانتظام مع مراجعة الطلب المتوقّع واتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع الحجز الزائد.
- إدارة قاعدة بيانات العملاء: التأكد من تسجيل كافة استفسارات العملاء والتعامل معها عبر برامج إدارة المناسبات مثل Opera S & M وDelphi.
- استكشاف فرص أعمال جديدة: دعم جهود الفندق لجذب فعاليات جديدة، والعمل بشكل مباشر مع فريق التسويق لتطوير قنوات جديدة لجذب العملاء.
الشروط:
الصفات الشخصية المطلوبة:
- القدرة على إدارة علاقات عمل فعّالة وبناءة مع العملاء.
- مهارات تفاوض ممتازة وسرعة الاستجابة للتغييرات المفاجئة.
- قدرة على تحمل ضغوط العمل والعمل كجزء من فريق لتحقيق أهداف المبيعات المشتركة.
التعليم:
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الضيافة، المبيعات، أو التسويق.
- إتقان برامج CRM، والمهارات المتقدمة في برامج Microsoft Office مثل Excel وPowerPoint.
الخبرة:
- خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في مبيعات الفنادق أو الفعاليات، مع سجل حافل في تحقيق الأهداف وتطوير قاعدة العملاء المستهدفة.
هذه المهارات والمتطلبات ستسهم في ضمان تقديم خدمات ممتازة للعملاء، وتحقيق إيرادات عالية للفندق.
