القسم: المناسبات والولائم
وقت التدريب: 45 دقيقة
ما هي ورقة طلب الولائم (BEO)؟
- ورقة طلب الولائم (Banquet Event Order – BEO) هي مستند رسمي يحتوي على كافة التفاصيل المتعلقة بفعالية أو حدث معين يُقام خلال يوم واحد.
- تُستخدم كمرجع لجميع الأقسام المعنية لضمان سير الفعالية وفقًا للخطة الموضوعة.
إدارة ورقة طلب الولائم (BEO)
1. توزيع الأوراق الوظيفية
- يتم توزيع أوراق طلب الولائم للأسبوع القادم خلال الاجتماعات الإعلامية الصباحية، مع مناقشة التوقعات الأسبوعية.
- تُعتبر الاجتماعات وسيلة لضمان استعداد جميع الأقسام وتناغمها مع جدول الفعاليات.
2. ورقة الوظيفة المنقحة
- في حال وجود تغييرات كبيرة (أكثر من 10٪ من عدد الحاضرين أو توقيت الفعالية):
- تُعاد طباعة ورقة الوظيفة بعد التعديل وتوزيعها على الأقسام المعنية.
- التغييرات الصغيرة (أقل من 10٪):
- لا تستدعي إعادة طباعة الورقة.
- يتم تحديث قائمة الأحداث اليومية بالمعلومات المحدثة لتكون مرجعًا دقيقًا.
المعلومات الواجب مراجعتها قبل بدء العمل
1. تفاصيل الفعالية
- الغرفة التي ستُقام فيها الفعالية.
- عدد الضيوف المتوقع.
- نوع الفعالية أو الوظيفة.
- الوقت المحدد لخدمة كل دورة أو طبق.
2. إعداد الطاولات
- حجم، أنواع، وألوان مفارش الطاولات.
- تنانير الطاولات وأي ترتيبات إضافية خاصة بالمظهر العام.
3. قائمة الطعام والمشروبات
- تفاصيل قائمة الطعام:
- عدد الدورات.
- الأصناف الرئيسية والحلويات.
- أنواع المشروبات المقدمة.
4. الطلبات الخاصة
- أي متطلبات إضافية من العميل مثل تجهيزات خاصة أو تفضيلات غذائية.
إجراءات تنظيم BEO
- إعداد الوثيقة:
- التأكد من احتواء الورقة على جميع التفاصيل الدقيقة والمتعلقة بالفعالية.
- التوزيع على الإدارات:
- تعميم الورقة على جميع الإدارات المعنية (المطبخ، قسم الولائم، قسم الهندسة، والأمن).
- تضمن هذه الخطوة وضوح الأدوار والمسؤوليات.
- التحديث المستمر:
- متابعة التغييرات وإبلاغ الأقسام بها فور حدوثها.
- ضمان أن النسخة الأحدث من الورقة هي التي تُستخدم كمرجع.
- التنسيق مع الأقسام:
- مراجعة ملاحظات الإدارات المعنية لتجنب أي تعارض أو نقص في التفاصيل.
أسئلة موجزة للتدريب
- ما هو BEO أو ورقة الوظيفة في الولائم؟
- مستند يضم كافة التفاصيل المتعلقة بالفعالية لضمان تنظيمها بكفاءة.
- ما هي العملية عند وجود أي تغييرات على ورقة الوظائف؟
- إعادة طباعة الورقة إذا كانت التغييرات كبيرة وتحديث قائمة الأحداث اليومية للتغييرات الصغيرة.
- هل من الضروري إعادة طباعة ورقة الوظيفة عند وجود تغييرات صغيرة؟
- لا، يتم الاكتفاء بتحديث قائمة الأحداث اليومية.
- ما كل التفاصيل المراد مراجعتها مرة أخرى قبل بدء العمل؟
- الغرفة، عدد الضيوف، إعداد الطاولات، قائمة الطعام، الطلبات الخاصة، وتوقيت الخدمة.
- هل هناك حاجة لتعميم BEO لجميع الإدارات في الفندق؟
- نعم، لضمان تناغم العمل وتفادي أي أخطاء أثناء التنفيذ.
