الإدارة: الموارد البشرية
الهدف: ضمان إدارة فعالة ودقيقة لسجلات الموظفين بطريقة تضمن التوثيق وحفظ الحقوق.
أولاً: الأهداف
- وضع سياسات موحدة لإدارة سجلات وملفات الموظفين.
- حفظ جميع المستندات الخاصة بالموظف طوال فترة خدمته.
- ضمان حقوق الموظف والجهة الإدارية من خلال توثيق كامل ودقيق.
- دعم القرارات المتعلقة بالموظفين بالمستندات اللازمة.
ثانياً: أنواع ملفات وسجلات الموظفين
1. الملفات الورقية:
- تتضمن جميع الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه حتى انتهاء خدمته.
- يتم الاحتفاظ بها في قسم مخصص محمي ومنظم.
2. الأرشفة الإلكترونية:
- أرشفة جميع الوثائق باستخدام الماسح الضوئي وإدخالها في نظام (البيان) لضمان الوصول السريع والتوثيق الرقمي.
ثالثاً: الشروط والضوابط
1. أماكن حفظ الملفات:
- يجب أن تكون محمية ضد التلف أو الحريق، مع توفر معدات الوقاية المناسبة.
- تصميم المكان بشكل منظم وآمن مع تهوية وإضاءة مناسبة.
- تحديد الأشخاص المخولين بالدخول لضمان السرية.
2. سرية المعلومات:
- لا يجوز للموظفين المخولين الإفصاح عن أي معلومات تخص الملفات أو الاحتفاظ بنسخ منها.
- عند انتهاء الخدمة، يجب تسليم كل الوثائق المتعلقة بالموظف.
3. محتويات الملفات:
أ. الوثائق المتعلقة بالتاريخ الوظيفي:
- صورة الهوية، السيرة الذاتية، المؤهلات، الخبرات، وعقد العمل.
- خطابات النقل والترقية والإعارة.
- أرصدة الإجازات والمستندات المتعلقة بها.
ب. الوثائق المتعلقة بتطوير الأداء:
- تقارير تقييم الأداء وخطط التطوير.
- شهادات التدريب والشكر.
- الشكاوى المقدمة من العملاء أو الزملاء.
ج. الوثائق المتعلقة بانتهاء الخدمة:
- طلب الاستقالة أو الإحالة للتقاعد.
- مستندات التسوية المالية النهائية.
- مقابلات نهاية الخدمة.
الإجراءات وآلية التنفيذ
1. إنشاء الملفات:
المسؤولية: إدارة الموارد البشرية
- إنشاء ملف للموظف الجديد عند التعيين.
- تصنيف محتويات الملف وحفظه في قسم الملفات.
- تحديث الملف دوريًا بكل القرارات والتقييمات.
2. تحديث السجلات:
المسؤولية: إدارة الموارد البشرية
- توزيع نموذج تحديث البيانات بشكل دوري.
- تعبئة النموذج وإرفاق المستندات من الموظف.
- مراجعة التحديثات واعتمادها.
- إدخال التحديثات المعتمدة في نظام (البيان).
أفضل الممارسات
- تأمين البيانات:
- استخدام أنظمة رقمية مشفرة لضمان السرية.
- التحديث المنتظم:
- مراجعة دورية للبيانات لضمان دقتها وتوافقها مع التغييرات.
- التكامل الرقمي والورقي:
- الجمع بين الأرشفة الورقية والإلكترونية لضمان توفر الوثائق دائمًا.
الأسئلة التدريبية:
- ما الهدف الأساسي من حفظ سجلات الموظفين؟
- ضمان التوثيق الكامل للموظف ودعم القرارات المتعلقة به.
- ما الفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية؟
- الورقية هي النسخة المادية، والإلكترونية هي نسخة رقمية عبر نظام (البيان).
- ما الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحديث بيانات الموظف؟
- توزيع نموذج، تعبئته، مراجعته، وإدخاله في النظام.
- ما هي الشروط الأساسية لحفظ ملفات الموظفين؟
- الحماية من التلف، السرية، التهوية الجيدة، وسهولة الوصول.
هذا المحتوى يقدم إطارًا واضحًا وعمليًا لإدارة سجلات الموظفين، مع الالتزام بمستوى عالٍ من السرية والاحترافية.
