السياسات والإجراءات- الموارد البشرية- إدارة سجلات الموظفين

الإدارة: الموارد البشرية
الهدف: ضمان إدارة فعالة ودقيقة لسجلات الموظفين بطريقة تضمن التوثيق وحفظ الحقوق.

أولاً: الأهداف

1. وضع سياسات موحدة لإدارة سجلات وملفات الموظفين.
2. حفظ جميع المستندات الخاصة بالموظف طوال فترة خدمته.
3. ضمان حقوق الموظف والجهة الإدارية من خلال توثيق كامل ودقيق.
4. دعم القرارات المتعلقة بالموظفين بالمستندات اللازمة.

ثانياً: أنواع ملفات وسجلات الموظفين

1. الملفات الورقية:

• تتضمن جميع الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه حتى انتهاء خدمته.
• يتم الاحتفاظ بها في قسم مخصص محمي ومنظم.

2. الأرشفة الإلكترونية:

• أرشفة جميع الوثائق باستخدام الماسح الضوئي وإدخالها في نظام (البيان) لضمان الوصول السريع والتوثيق الرقمي.

ثالثاً: الشروط والضوابط

1. أماكن حفظ الملفات:

• يجب أن تكون محمية ضد التلف أو الحريق، مع توفر معدات الوقاية المناسبة.
• تصميم المكان بشكل منظم وآمن مع تهوية وإضاءة مناسبة.
• تحديد الأشخاص المخولين بالدخول لضمان السرية.

2. سرية المعلومات:

• لا يجوز للموظفين المخولين الإفصاح عن أي معلومات تخص الملفات أو الاحتفاظ بنسخ منها.
• عند انتهاء الخدمة، يجب تسليم كل الوثائق المتعلقة بالموظف.

3. محتويات الملفات:

أ. الوثائق المتعلقة بالتاريخ الوظيفي:

• صورة الهوية، السيرة الذاتية، المؤهلات، الخبرات، وعقد العمل.
• خطابات النقل والترقية والإعارة.
• أرصدة الإجازات والمستندات المتعلقة بها.

ب. الوثائق المتعلقة بتطوير الأداء:

• تقارير تقييم الأداء وخطط التطوير.
• شهادات التدريب والشكر.
• الشكاوى المقدمة من العملاء أو الزملاء.

ج. الوثائق المتعلقة بانتهاء الخدمة:

• طلب الاستقالة أو الإحالة للتقاعد.
• مستندات التسوية المالية النهائية.
• مقابلات نهاية الخدمة.

الإجراءات وآلية التنفيذ

1. إنشاء الملفات:

المسؤولية: إدارة الموارد البشرية

1. إنشاء ملف للموظف الجديد عند التعيين.
2. تصنيف محتويات الملف وحفظه في قسم الملفات.
3. تحديث الملف دوريًا بكل القرارات والتقييمات.

2. تحديث السجلات:

المسؤولية: إدارة الموارد البشرية

1. توزيع نموذج تحديث البيانات بشكل دوري.
2. تعبئة النموذج وإرفاق المستندات من الموظف.
3. مراجعة التحديثات واعتمادها.
4. إدخال التحديثات المعتمدة في نظام (البيان).

أفضل الممارسات

1. تأمين البيانات:
   • استخدام أنظمة رقمية مشفرة لضمان السرية.
2. التحديث المنتظم:
   • مراجعة دورية للبيانات لضمان دقتها وتوافقها مع التغييرات.
3. التكامل الرقمي والورقي:
   • الجمع بين الأرشفة الورقية والإلكترونية لضمان توفر الوثائق دائمًا.

الأسئلة التدريبية:

1. ما الهدف الأساسي من حفظ سجلات الموظفين؟
   • ضمان التوثيق الكامل للموظف ودعم القرارات المتعلقة به.
2. ما الفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية؟
   • الورقية هي النسخة المادية، والإلكترونية هي نسخة رقمية عبر نظام (البيان).
3. ما الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحديث بيانات الموظف؟
   • توزيع نموذج، تعبئته، مراجعته، وإدخاله في النظام.
4. ما هي الشروط الأساسية لحفظ ملفات الموظفين؟
   • الحماية من التلف، السرية، التهوية الجيدة، وسهولة الوصول.

هذا المحتوى يقدم إطارًا واضحًا وعمليًا لإدارة سجلات الموظفين، مع الالتزام بمستوى عالٍ من السرية والاحترافية.