القسم: المكاتب الأمامية -مكتب الجرس

الوقت المقترح للتدريب: 30 دقيقة

عند وصول النزلاء:

• بمجرد توقف سيارة أجرة (أو أي وسيلة نقل أخرى) أمام الفندق، يجب على موظف الجرس أو البواب فتح باب العبور.
• استقبال النزيل: “مرحبًا بكم في [اسم الفندق]، أنا [اسم الموظف] هل تحتاج إلى بعض المساعدة بشأن أمتعتك؟”
• مساعدة النزيل على الخروج من سيارة أجرة (إذا لزم الأمر).
• أخذ الأمتعة (تأكد مع النزيل أنه لا يوجد شيء مفقود).
• السؤال عن اسم النزيل: “هل لي باسمك يا سيد / سيدتي؟”

الأمتعة:

• رافق النزيل أو أرشده إلى منطقة الاستقبال أو إلى مكتب الاستقبال.
• أبلغ النزيل أنك ستعتني بأمتعته.
• إذا كان مكتب الاستقبال موجودًا في منطقة أو طابق آخر، فقم بالتحقق من برنامج PMS وتعرف على الغرفة التي تم تخصيصها للنزيل.
• اكتب رقم الغرفة على علامة الأمتعة.
• تحقق مع فريق المكاتب الأمامية إذا اكتمل الإجراء الرسمي لتسجيل الوصول.
• إذا كانت الغرفة جاهزة، ضع الأمتعة على رف الأمتعة في الغرفة.
• إذا كانت الغرفة غير جاهزة، فقم بتخزين الأمتعة في غرفة المخزن على رف الوصول المحدد وتحديث سجل الأمتعة اليومي بالتفاصيل.
• اصطحب النزيل إلى الغرفة إذا لزم الأمر وأرسل الأمتعة عن طريق المصعد الخاص بالموظفين فقط.

عند مغادرة النزلاء:

• اجمع الأمتعة من غرفة النزلاء.
• حاول إجراء محادثة قصيرة مع النزيل في الطريق: “السيد / السيدة [اسم النزيل] آمل أن تكون قد استمتعت بإقامتك معنا. هل تحتاج إلى سيارة أجرة إلى المطار؟”
• إذا قام النزيل بطلب تخزين الأمتعة، ضع علامة على الأمتعة وفقا لذلك (اسم النزيل ورقم الغرفة والتاريخ ووقت الجمع) والحصول على توقيع النزيل في نموذج طلب الأمتعة طويل الأجل.
• خزن الأمتعة في منطقة المغادرة المحددة.
• إذا كان النزيل سيغادر الفندق مباشرة بعد الانتهاء من إجراءات تسجيل المغادرة، قم بإحضار الأمتعة إلى الرواق.
• في حالة انتظار سيارة الأجرة، يرجى تحميل الأمتعة إلى سيارة الأجرة واطلب من النزيل التحقق من الأمتعة المحملة.
• قم بتحديث حركة الأمتعة المغادرة في سجل حركة الأمتعة اليومية.

غرفة تخزين الأمتعة:

• يجب أن تكون غرفة الأمتعة منظمة ونظيفة دائمًا.
• تنقسم غرفة الأمتعة إلى 3 مناطق، الوصول والمغادرة والتخزين على المدى الطويل.
• يجب وضع علامة على كل حقيبة تحمل علامة الأمتعة (اسم النزيل والتاريخ ورقم الغرفة وتوقيع النزيل ووقت التجميع).
• يجب أن يسجل رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني على نموذج أمتعة التخزين الطويلة الأجل.
• يجب الانتهاء من تسجيل نموذج تخزين الأمتعة طويل الأجل وتوقيعه من قبل النزيل.
• يجب طرح الأسئلة التالية عند الاحتفاظ بعناصر للتخزين الطويل:

أ) العناصر الهشة

• اسأل النزيل عما إذا كانت هناك أي مواد هشة في حقيبة سفره،
• إذا كانت الإجابة بنعم، ضع علامة “Fragile” على علامة الأمتعة.

ب) قابل للتلف

• للعناصر التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها باردة (الأدوية، الطعام …) تحقق من مطبخ الاغذية والمشروبات.
• سجل مكان تخزين العناصر في سجل الأمتعة.
• لضمان تخزين الأمتعة على المدى الطويل، تأكد مع النزيل أنه لا توجد عناصر قابلة للتلف داخل الأمتعة.

السلامة والأمن:

• احفظ دائمًا غرفة الأمتعة مغلقة وجافة.
• لا تترك النزلاء وحدهم في غرفة الأمتعة.
• ذكّر النزيل بإبقاء الأشياء الثمينة معهم (مجوهرات، هاتف، محفظة، كاميرا، آيباد وغيرها).
• قم بتسجيل الدخول في دفتر سجلات مكتب الجرس، وكذلك في بطاقة المهمات التي يتم فيها التعامل مع الأمتعة (الوصول، المغادرة، المخزنة) وغيرها.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. كيف نرحب بالنزيل عند الوصول؟

Q2. ما الإجراء الذي يجب اتخاذه إذا لم تكن الغرفة المخصصة جاهزة؟

Q3. ما هو الإجراء لطلبات تخزين الأمتعة على المدى الطويل؟

Q4. لماذا من المهم التأكد من عدم وجود مواد قابلة للتلف في الأمتعة المخزنة؟

Q5. ما الأسئلة التي يجب طرحها عند تخزين العناصر لفترة طويلة؟