السياسات والإجراءات -مكتب الجرس -إجراءات مناولة أمتعة النزلاء

القسم: المكاتب الأمامية – مكتب الجرس
وقت التدريب: 30 دقيقة

أهداف التدريب:

تعليم موظفي مكتب الجرس كيفية التعامل مع أمتعة النزلاء بفعالية، سواء عند الوصول أو المغادرة، بالإضافة إلى ضمان سلامة الأمتعة المخزنة. يجب أن يتم كل ذلك بطريقة محترفة، مع التركيز على رضا النزلاء وتعزيز صورة الفندق.

إجراءات مناولة الأمتعة عند الوصول:

1. استقبال النزيل:
   • عند وصول سيارة الأجرة أو وسيلة النقل الأخرى، يجب على موظف الجرس فتح باب السيارة لاستقبال النزيل.
   • الترحيب بالنزيل مع الابتسامة: “مرحبًا بكم في [اسم الفندق]. أنا [اسم الموظف]. هل تحتاج إلى المساعدة في أمتعتك؟”
   • مساعدته على النزول من السيارة إذا لزم الأمر.
   • التأكد من أن الأمتعة كاملة وعدم فقدان أي شيء.
   • الاستفسار عن اسم النزيل: “هل لي باسمك يا سيد/ سيدتي؟”
2. التعامل مع الأمتعة:
   • مرافقة النزيل إلى منطقة الاستقبال أو المكتب.
   • إبلاغ النزيل بأنه سيتم العناية بأمتعته.
   • التأكد من تخصيص الغرفة للنزيل من خلال النظام (PMS).
   • في حالة جاهزية الغرفة، توصيل الأمتعة إلى الغرفة مباشرة.
   • في حالة عدم جاهزية الغرفة، تخزين الأمتعة في غرفة التخزين المؤقتة.
   • تحديث سجل الأمتعة اليومي بالتفاصيل.

إجراءات مناولة الأمتعة عند المغادرة:

1. جمع الأمتعة:
   • جمع الأمتعة من غرفة النزيل عند المغادرة.
   • التواصل مع النزيل: “آمل أن تكون قد استمتعت بإقامتك معنا. هل تحتاج إلى سيارة أجرة إلى المطار؟”
2. تخزين الأمتعة:
   • في حال طلب النزيل تخزين أمتعته، يتم وضع علامة على الأمتعة مع تفاصيل النزيل: الاسم، رقم الغرفة، التاريخ، وقت جمع الأمتعة.
   • تخزين الأمتعة في غرفة التخزين المخصصة.
3. مغادرة النزيل:
   • إذا كان النزيل سيغادر بعد إجراءات المغادرة، يتم ترتيب الأمتعة في الرواق وتحميلها في السيارة.
   • التأكد من التحقق من الأمتعة عند تحميلها في السيارة.
4. تحديث سجل حركة الأمتعة:
   • تحديث سجل الأمتعة المغادرة في السجلات اليومية لضمان تتبع دقيق للحركة.

إجراءات تخزين الأمتعة الطويلة:

1. تسجيل الأمتعة الطويلة:
   • عند تخزين أمتعة النزلاء لفترات طويلة، يتم تسجيل جميع التفاصيل الخاصة بالأمتعة.
   • طرح الأسئلة حول المواد القابلة للتلف (الأدوية، الطعام) والعناصر الهشة.
   • وضع علامة “Fragile” إذا كانت الأمتعة تحتوي على مواد هشة.
2. ضمان سلامة الأمتعة:
   • التأكد من أن الأمتعة لا تحتوي على عناصر قابلة للتلف (مثل الأدوية أو الأطعمة).
   • يجب أن تكون غرفة الأمتعة مغلقة دائمًا لضمان الأمان.
3. إجراءات السلامة:
   • تذكير النزلاء بعدم ترك الأشياء الثمينة في الأمتعة مثل المجوهرات، الهواتف المحمولة، الكاميرات، وما إلى ذلك.
   • التأكد من أن الأمتعة المخزنة لا تحتوي على أي مواد قابلة للتلف.

أسئلة تدريبية:

1. كيف نرحب بالنزيل عند وصوله؟
2. ما الإجراءات المتبعة إذا كانت الغرفة المخصصة للنزيل غير جاهزة؟
3. ما هو الإجراء المتبع في حال طلب النزيل تخزين أمتعته لفترة طويلة؟
4. لماذا يجب التأكد من عدم وجود مواد قابلة للتلف في الأمتعة المخزنة؟
5. ما الأسئلة التي يجب طرحها عند تخزين الأمتعة لفترة طويلة؟

يجب على موظفي مكتب الجرس التأكد دائمًا من أنه تم اتباع إجراءات الأمان والسلامة بدقة، والتعامل مع أمتعة النزلاء بشكل محترف يضمن رضاهم.