السياسات والإجراءات – المكاتب الأمامية – تسجيل النزلاء وتسجيل الوصول

القسم: المكاتب الأمامية
مدة التدريب: 60 دقيقة

الأهداف:

• ضمان استكمال عملية تسجيل النزلاء بدقة وفقًا لمعايير الفندق.
• جمع المعلومات الهامة المتعلقة بالنزلاء لأغراض قانونية وإدارية.
• تحسين تجربة تسجيل الوصول من خلال تقديم خدمة سريعة ومنظمة.

الإجراءات التفصيلية لتسجيل النزلاء:

عند وصول النزيل إلى مكتب الاستقبال:

1. الترحيب بالنزيل:
   • رحب بالنزيل بابتسامة ولباقة لترك انطباع أول إيجابي.
2. التحقق من الحجز:
   • استفسر عن اسم النزيل (العائلة/الاسم الأول).
   • ابحث عن سجل الحجز في النظام.
   • قم بطباعة بطاقة التسجيل إذا لم تكن مطبوعة مسبقًا.
3. مراجعة بطاقة التسجيل:
   • قدم بطاقة التسجيل للنزيل للتحقق من صحة المعلومات وإعادة تأكيدها:
     • الاسم الأول والاسم الأخير.
     • تواريخ وأوقات الوصول والمغادرة.
     • سعر الغرفة ورقمها.
     • نوع الغرفة.
     • طريقة الدفع وتعليمات الفوترة.
     • خطة الوجبات.
4. جمع معلومات إضافية:
   • أطلب من النزيل استكمال التفاصيل التالية:
     • اللقب.
     • اسم الشركة (إن وجد).
     • عنوان المنزل/العمل، المدينة، والرمز البريدي.
     • أرقام الاتصال (الهاتف/الفاكس/الجوال).
     • البريد الإلكتروني.
     • اسم ورقم الاتصال في حالات الطوارئ.
     • غرض الزيارة.
5. تفاصيل جواز السفر والتأشيرة:
   • جمع معلومات جواز السفر للأجانب، بما في ذلك:
     • رقم جواز السفر.
     • الجنسية وبلد الإقامة.
     • تاريخ الميلاد.
     • تاريخ ومكان إصدار جواز السفر وتاريخ انتهاء الصلاحية.
   • تفاصيل التأشيرة:
     • رقم التأشيرة.
     • تاريخ ومكان إصدار التأشيرة وتاريخ انتهائها.
     • نوع التأشيرة ومدة الإقامة المتوقعة.
6. توضيح سياسات الفندق:
   • شرح سياسة المغادرة المتأخرة للنزيل (إن وجدت).
7. إتمام عملية التسجيل:
   • طلب توقيع النزيل على بطاقة التسجيل.
   • عمل نسخة/مسح ضوئي لجواز السفر والتأشيرة وإرفاقها ببطاقة التسجيل.
   • تحديث ملف النزيل بالتفاصيل الجديدة التي تم جمعها.
   • وضع بطاقة التسجيل في الملف الخاص بالنزيل.

أسئلة تدريبية:

1. لماذا يُطلب إكمال عملية تسجيل النزيل عند تسجيل الوصول؟
   • لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والإدارية، وتوفير تجربة إقامة آمنة ومريحة.
2. ما التفاصيل التي يجب جمعها على بطاقة التسجيل؟
   • بيانات الاتصال، عنوان الإقامة، تفاصيل جواز السفر والتأشيرة، وغرض الزيارة.
3. ما التفاصيل التي يجب جمعها من جواز السفر؟
   • رقم الجواز، الجنسية، تاريخ الميلاد، تاريخ ومكان الإصدار، تاريخ انتهاء الصلاحية.
4. هل يجب على وكيل مكتب الاستقبال التوقيع على النماذج؟
   • نعم، للتأكد من اكتمال العملية وتوثيق المسؤولية.
5. ما التفاصيل التي سيتم تحديثها في ملف النزيل؟
   • جميع التفاصيل الجديدة مثل عنوان البريد الإلكتروني، أرقام الاتصال، وبيانات جواز السفر.
6. ما التفاصيل التي ينبغي إعادة تأكيدها على بطاقة التسجيل؟
   • الاسم الكامل، تواريخ الإقامة، رقم الغرفة، سعر الغرفة، وتعليمات الفوترة.