المكاتب الأمامية
السياسات والإجراءات- المكاتب الأمامية- التعامل مع الدفعات النقدية
كيفية التعامل مع الدفعات النقدية
القسم: المكاتب الأمامية – عام
وقت التدريب: 30 دقيقة
تعد عملية الدفع المسبق في الفنادق خطوة هامة لضمان تقديم الخدمة المناسبة وضمان راحة النزيل. يجب التأكد من أن النزيل يفهم تمامًا الإجراءات المتعلقة بالفاتورة وأنه يحصل على خدمة احترافية عند الدفع. تهدف هذه العملية إلى توفير تجربة مريحة وآمنة للنزلاء مع ضمان دقة التعامل مع الأموال.
خطوات التعامل مع الدفعات النقدية:
- التحقق من الاسم ورقم الغرفة:
- عند استلام الدفع النقدي، تأكد من التحقق من الاسم ورقم الغرفة لتجنب أي خطأ.
- مثال: “هل يمكنني تأكيد ذلك، السيد (اسم النزيل)، غرفة رقم 498؟”
- عد النقود:
- قم بعد النقود بحرص للتأكد من صحتها. قد تكون بعض الأوراق ملتصقة معًا، لذا يجب التحقق بدقة.
- التعامل مع أموال النزلاء يتطلب انتباهاً كاملاً لضمان عدم حدوث أي خطأ.
- إعادة حساب النقود:
- بعد العد الأول، أعد الحساب مرة أخرى للتأكد من أن المبلغ الذي تم دفعه يتطابق مع المبلغ المطلوب.
- سجل الدخول على النظام:
- افتح شاشة الصراف في نظام إدارة الفندق (PMS) وقم بتسجيل الدفعة النقدية وتحديد الحجز الصحيح. تأكد من أن العملية تتطابق مع تفاصيل الحجز.
- تسليم الإيصال والوداع:
- بعد إتمام الدفع، قم بطباعة الإيصال وتثبيته بعناية.
- ضع الإيصال في مغلف وأعطه للنزيل مع تمنياتك له بإقامة ممتعة.
- مثال: “استمتع بإقامتك/مساء سعيد!”
أسئلة تدريبية قصيرة:
Q1. كيف تتحقق من الاسم ورقم الغرفة للنزيل؟
- تحقق من تفاصيل النزيل عند عملية الدفع باستخدام رقم الغرفة واسم النزيل المسجل.
Q2. ما هي العناية التي يجب أخذها أثناء حساب النقود؟
- يجب عد كل ورقة بعناية للتأكد من صحتها ومن عدم التصاق الأوراق معًا.
Q3. لماذا نعيد فرز المبالغ النقدية؟
- لإزالة أي احتمال لوجود أخطاء أثناء الحساب وضمان دقة المبلغ.
Q4. ما هي كيفية طباعة إيصال؟
- استخدم النظام المعتمد في الفندق لتوليد الإيصال وتوثيقه عبر الطابعة بشكل منظم.
Q5. كيف تنهي المحادثة مع النزيل؟
- قدم الإيصال بشكل مهني مع تمنياتك له بإقامة ممتعة أو مساء سعيد وتأكد من توديع النزيل بشكل لائق.
أهمية الإجراءات:
- الدقة والأمان: ضمان أن المعاملة المالية تتم بدقة لتجنب الأخطاء أو النزاعات.
- الاحترافية في التعامل: تأكيد أن النزيل يحصل على خدمة سلسة ومهنية.
- تعزيز تجربة النزيل: تأكيد رضى النزلاء من خلال التعامل الجيد والدقيق مع المدفوعات.
باتباع هذه الإجراءات، ستساعد في ضمان تجربة سلسة وآمنة للنزلاء أثناء إقامتهم في الفندق.
