القسم: المكاتب الأمامية -عام

وقت التدريب: 45 دقيقة

الأهداف:

يحتاج موظفو مكتب الاستقبال في الفندق إلى اجتماعات إعلامية يومية حتى يعرفوا ما يحدث في الفندق في ذلك اليوم/ اليوم السابق. وهذا يوفر عملية تشغيل أكثر سلاسة، دون الاضطرار إلى إضاعة الوقت في سؤال الآخرين لمعرفة ما يحدث في الفندق.

تعد الاجتماعات الإعلامية في المكاتب الأمامية جزءًا من اتصالات مكتب الاستقبال في الفندق، ويرتبط تعقيد اتصالات المكتب الأمامي مباشرة بعدد الغرف وحجم الفندق والمناطق العامة والمرافق.

1) الاستعداد للاجتماع من خلال تدوين الملاحظات حول ما يجب إبلاغه.

2) قراءة دفتر السجل الليلي لتحديث المعلومات.

3) تدوين أي معلومات أو مذكرات خاصة أو مهمة.

4) موجز عن إغلاق غرف الليلة السابقة مع إيرادات الغرف ومتوسط ​​معدل الرف (ARR / ADR).

5) نبذة عن الوافدين المتوقعين والمغادرين المتوقعين وتسجيل الخروج المتأخر لهذا اليوم.

6) مشاركة تفاصيل النزيل عالي الرصيد.

7) تفاصيل الأمتعة.

8) الحركات المتوقعة لنزيل VIP و النزلاء في الفندق.

٩)أي طلبات خاصة للنزلاء، التعامل مع النزلاء من ذوي الطلبات الخاصة.

10) نزلاء الإقامة الطويلة في الفندق.

11) النزلاء السيدات في الفندق.

12) تفاصيل حول خدمة الاستقبال في المطار.

13) الغرف المعلقة للنقل لليوم.

14) أي فواتير قيد الانتظار.

15) نظرة عامة على إشغال الفنادق للأسبوع.

16) أي قضايا غير محلولة – تأكد من أن الموظفين على دراية تامة بالمسائل الهامة، والمسائل المتعلقة بالعمليات اليومية.

17) اغتنم فرصة الاجتماع لتذكير الموظفين بمعايير الشركة أو الأهداف أو الرؤى.

18) السماح للموظفين بالتعبير عن أنفسهم والتواصل بإيجاز.

19) إبقاء الاجتماع قصيرًا (بين 20 و 30 دقيقة).

20) التوصية بأن يقف الجميع خلال الاجتماع.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. لماذا من المهم عقد اجتماعات إحاطة يومية؟

Q2. ما هي المدة المثالية للاجتماع؟

Q3. سم أي خمس نقاط مهمة أثناء إجراء الاجتماع؟

Q4. هل من المطلوب ذكر موقف الفندق أثناء الاجتماع؟

Q5. لماذا من المهم قراءة السجل الليلي السابق؟