القسم: المكاتب الأمامية -خدمة النزلاء

وقت التدريب: 30 دقيقة

إجراءات الانتظار في الفنادق:

• قد يحدث موقف مع نزيل في وضع انتظار غرفة عندما لا تتوفر غرف جاهزة عند وصول النزلاء إلى الفندق.
• يجب على وكيل مكتب الاستقبال تغيير حالة الغرفة كـ “في صف الانتظار” أو “الانتظار” في برنامج إدارة الفنادق وإبلاغ قسم الإشراف الداخلي أيضًا.
• يمكن لمكتب الكونترول بعد ذلك تحديد أولوية الغرف في قائمة الانتظار على الفور للتنظيف وانهاء تسجيل الوصول.
• يجب على وكيل مكتب الاستقبال إبلاغ النزيل بالوضع وتقديم وإبلاغه بشأن المدة الزمنية التقريبية قبل إتاحة الغرفة.
• يمكن لموظفي مكتب الاستقبال الاستفادة من هذا الوقت لشرح الخدمات المتوفرة في الفندق للنزيل، كما يقدم للنزلاء جولة في الفندق. إذا كان هناك مزيد من التأخير بسبب أي مشاكل غير متوقعة، فيتم إبلاغ الشخص نفسه بذلك على الفور.
• إذا كان النزيل لا يرغب في القيام بجولة في الفندق، فقم بتقديم المشروبات (الشاي/ القهوة/ العصير) وغيرها، وقدم أي مساعدة مطلوبة.
• يجب تخزين أمتعة النزيل بأمان من قبل موظف الجرس ووضعها داخل الغرفة عندما تكون متاحة.
• يجب عدم تسليم مفاتيح الغرفة المخصصة إلى النزيل قبل أن تكون جاهزة؛ أو الإشارة إلى النزيل إلى رقم الغرفة المتوقع.
• في حين انتظار النزيل أن تكون الغرفة جاهزة، يمكن إكمال إجراءات التسجيل العادية. وأبلغ النزيل أيضًا بالعودة إلى مكتب الاستقبال للحصول على مفتاح الغرفة عندما تكون جاهزة.
• يجب تسجيل جميع النزلاء الذين انتظروا الغرفة على بطاقة التسجيل وتحديث ذلك في دفتر السجلات.
• وبمجرد أن يتم تجهيز الغرفة للنزيل من قبل خدمة الإشراف الداخلي، أخبر موظف الجرس بتسليم أمتعة النزيل إلى الغرفة، وإبلاغ النزيل نفسه، وكذلك إنهاء نماذج إجراءات التسجيل إذا لزم الأمر.
• إذا لم يرغب النزيل في وضع الأمتعة تلقائيًا بعد أن تكون الغرفة جاهزة، فيجب إلحاق قسيمة الأمتعة ببطاقة التسجيل للتذكير بالأمتعة التي يحتفظ بها مكتب الجرس.
• عندما يعود النزيل للحصول على الغرفة الجاهزة، يجب أن يرافقه خدمة النزلاء إلى الغرفة.
• إذا كان العدد كبير “في قائمة الانتظار” المتوقعة مثل المجموعات أو المؤتمرات، فقد يكون مدير المكاتب الأمامية أو المساعد، حسب التقدير، متاحًا للنزلاء الذين ينتظرون غرف الانتظار، سيكون البديل هو الاستفادة من منطقة مركز الأعمال / الكونسيرج صالة حمام السباحة لهذا الغرض.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ماذا نعني ب “نزيل الانتظار“؟

Q2. هل هناك حاجة لإبلاغ النزيل عن الموقف؟

Q3. ما الذي يمكن فعله للحفاظ على انشغال النزيل أثناء انتظار الغرفة؟

Q4. هل يجب تسليم مفتاح الغرفة للنزيل مسبقًا؟

Q5. ما الذي يمكن عمله في حالة وجود مجموعة في انتظار أن تكون الغرفة جاهزة؟