القسم: المكاتب الأمامية- الإدارة

وقت التدريب: 60 دقيقة

التدقيق العام:

1) هل تم التحقق من الإجراءات الخاصة المعمول بها لمعالجة البريد السريع / تسليم البريد الخاص؟

2) هل تم وضع وتنفيذ إجراءات صندوق ودائع الأمان للنزلاء؟

3) هل تتوفر أدلة فندقية كافية للنزلاء؟

4) هل لدى موظفي الاستقبال في المكتب وأمناء الصندوق مواقف ودية وإيجابية؟

5) هل تم التحقق من وجود لافتات مناسبة، كي لا ينتظر النزلاء في المكان الخطأ؟

6) هل يتم مراقبة وتغيير الإجراءات الخاصة بالنزلاء الذين ينتظرون في خطوط تسجيل الوصول و المغادرة وتغييرها إذا لزم الأمر؟

7) هل تم وضع إجراءات لاستقبال وتجهيز النزلاء الذين هم أعضاء في برامج النزلاء الخاصة / الذين يتم توجيههم إلى “طابق خاص (كبار الشخصيات، النادي، وما إلى ذلك)” أو الأقسام الخاصة؟

8) هل يعرف جميع موظفي مكتب الاستقبال عن ساعات خدمة النزلاء (المطاعم، والمسبح، والمناسبات الخاصة في المطاعم وما إلى ذلك)

9) هل فريق الاستقبال على الموعد المحدد لعملهم.

10) هل يتبع فريق مكتب الاستقبال بشكل صارم قائمة المهام.

الهواتف:

1) هل يتم الرد على الهاتف بسرعة وكياسة؟

2) هل يتحققون مما إذا كان يتم تلقي المكالمات على نظام PMS من نظام EPABX في فترة زمنية منتظمة؟

3) هل يتم فتح الخطوط وإغلاقها تلقائيًا عند تسجيل الوصول؟

4) هل يتمتع مشغلو الهاتف بمعرفة كاملة بالخدمات الفندقية، فضلاً عن الخدمات المحلية والمعالم السياحية ونقاط الاهتمام؟

5) هل يتم الاحتفاظ بدليل المعلومات والوصول إليه؟

6) هل توفر الإدارة التعامل السليم مع الرسائل التي يتم أخذها:

• للنزلاء في الفندق.
• للنزلاء مع الحجوزات.
• لقاعات الاجتماعات.
• والغرف التي تطلب عدم تحويل أي مكالمات.

7) هل تم تأسيس إجراءات لمعالجة بريد النزلاء؟

8) في الأنظمة اليدوية، هل هناك طوابع زمنية مستخدمة في الرسائل ورسوم الهاتف والبريد والورق؟

9) في الأنظمة اليدوية، هل تم إيقاف تشغيل أضواء الرسائل على الفور؟

10) في الأنظمة الآلية، هل تتم متابعة رسائل النزلاء التي يتم استردادها بشكل دوري؟

11) هل توجد إجراءات لمكالمات الإيقاظ؟

12) هل الإجراءات مطبقة لحالات عدم الوصول؟

13) هل تتم مراجعة فواتير خدمات الهاتف والمشغل بانتظام للتأكد من دقتها؟

14) هل الائتمان مستلم من شركة الهاتف للمكالمات المتنازع عليها؟

15) هل يتم تحديد رسوم تأجير المعدات دوريًا؟

16) هل تتم مراجعة شركات النقل المحلية وشبكات المسافات الطويلة بانتظام للحصول على الجودة والخدمة والتسعير؟

17) في النظام الآلي، هل يوجد نظام لتسجيل ومراجعة رسوم الهاتف لغرف المغادرة غير المأهولة أو المتأخرة؟

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. كيف تتحقق مما إذا كان قسم الهاتف يتعامل مع رسائل النزلاء بشكل صحيح؟

Q2. إعط أفضل 3 نقاط لمراجعة مكتب الاستقبال؟

Q3. كيفية التدقيق على سياسة صندوق الأمانات؟