المسمى الوظيفي: المراجع الليلي / المدقق الليلي.

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية أو قسم المحاسبة.

ملخص الوظيفة:

يقوم المدقق الليلي في الفنادق بالتحقق من سجلات المحاسبة في المكاتب الأمامية للتأكد من دقتها، ويلخص على أساس يومي المعلومات الخاصة بالسجلات المالية للفندق. يتتبع إيرادات الغرف ونسب الإشغال وإحصائيات تشغيل المكاتب الأمامية الأخرى. يعد ملخصا للنقد والشيكات وأنشطة بطاقات الائتمان، مما يعكس الأداء المالي للفندق لهذا اليوم. يراجع رسوم وضرائب الغرف لحسابات النزلاء بما في ذلك المعاملات التي لم تنشر خلال اليوم من قبل أمين الصندوق.

مهام ومسؤوليات المراجع الليلي:

١/ تنفيذ فوترة رسوم الغرف والضرائب لحسابات النزلاء.

٢/ معالجة قسائم رسوم النزلاء وقسائم بطاقات الائتمان.

٣/ نشر الرسوم التي لم يتم نشرها على حسابات النزلاء  أو التي تم إعدادها عند إجراء مراجعة ليلية.

٤/ مراجعة رسوم التحويل والودائع للحسابات الرئيسية.

٥/ المراجعة لجميع الرسوم المخصصة للإدارات المناسبة.

٦/ التحقق من أن جميع المعاملات التي يتم إجراؤها في مكتب الاستقبال مدعومة بأدلة وثائقية وتوقيعات عند الضرورة وأنه قد تم نشرها وتخصيصها بشكل صحيح نظام PMS.

٧/ التحقق من أن جميع الرسوم المرسلة من برامج نقاط البيع، وصلت لبرامج SPA و منها إلى دفاتر النزلاء الصحيحة و ليست مفقودة.

٨/ طباعة وحفظ الملفات ليوم العمل التالي.

٩/ التحقق من جميع إعلانات الحساب والأرصدة.

١٠/ التحقق من صحة أسعار الغرف وإرسال هذه الأسعار إلى حسابات الزائرين.

١١/ مراقبة الوضع الحالي للقسائم والخصومات والبرامج الترويجية الأخرى.

١٢/ القدرة على  العمل كوكيل لمكتب الاستقبال خاصة فيما يتعلق بإجراءات تسجيل الوصول والمغادرة.

١٣/ تتبع إيرادات الغرف ونسب الإشغال وإحصائيات المكاتب الأمامية الأخرى.

١٤/ إعداد ملخص النقدية وأنشطة بطاقة الائتمان.

١٥/ تلخيص نتائج العمليات للإدارة.

١٦/ التحقق من الأرقام والترحيلات والمستندات للتأكد من دقتها. تسجيلو تخزين و الوصول الى، وتحليل المعلومات المالية المحوسبة.

١٧/ تحضير الإجراء النهائي في نهاية اليوم.

١٨/ تتبع قائمة المراجعة لنهاية اليوم ومراجعة الليلة.

١٩/ المعرفة الكاملة بإجراءات الطوارئ.

٢٠/ تحقيق التوازن بين رسوم اليوم، وإجراء التصحيحات عند الضرورة.

٢١/ تنفيذ مكالمات الاستيقاظ.

٢٢/ تشغيل عملية نهاية اليوم في برنامج إدارة الممتلكات (PMS).

٢٣/ فهم مبادئ التدقيق والموازنة وإغلاق الحسابات.

٢٤/ معرفة كيفية تشغيل PMS والآلات الكاتبة وغيرها من معدات المكاتب الأمامية.

٢٥/ الاستجابة لاحتياجات النزلاء، والطلبات الخاصة والشكاوى وتنبيه المدير المناسب حسب الحاجة.

٢٦/ أداء موازنة الليلة من الفيديو في الغرفة وخدمات الهاتف الدولية.

٢٦/ الفهم والمعرفة الكاملة بكيفية تنفيذ إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة.

الشروط:

التعليم:

• خريج مدرسة ثانوية أو ما يعادلها.
• يجب أن يتكلم، ويقرأ، ويكتب ويفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• يجب أن يكون قادراً على التحدث وفهم اللغة الأساسية المستخدمة من قبل النزلاء الذين يزورون الفندق.

الخبرة:

الحد الأدنى عام واحد من الخبرة الإشرافية في مكتب الاستقبال، خبرة في التعامل مع النقد، والإجراءات المحاسبية، والمهام الإدارية العامة.