المكاتب الأمامية

المسمى الوظيفي: موظف استقبال حمام السباحة (Pool Receptionist)
تحت إدارة: مدير المنتجع / مدير المكاتب الأمامية / المدير المقيم

ملخص الوظيفة:
يُعنى موظف استقبال حمام السباحة (Pool Receptionist) في الفندق بضمان سلامة الضيوف وتقديم تجربة مريحة وممتعة في منطقة حمام السباحة. تتمثل المهام الأساسية في مراقبة الالتزام بلوائح السلامة وتوفير جميع احتياجات النزلاء، فضلًا عن الحفاظ على نظافة منطقة المسبح وفقًا لإرشادات السلامة وإجراءات الفندق.

مهام ومسؤوليات موظف استقبال حمام السباحة:

1. مراقبة حمام السباحة وتطبيق لوائح السلامة.
2. مساعدة السباحين وتقديم العون في حالات الطوارئ.
3. تقديم خدمة عملاء عالية الجودة وفقًا لمعايير الفندق.
4. الترحيب بالنزلاء، وتوزيع المناشف، ومساعدتهم في الحصول على المقاعد.
5. معرفة شاملة بمرافق حمام السباحة، مثل طول وعمق المسابح.
6. الإلمام بمواعيد عمل البار بجوار المسبح وإجراءات الطوارئ.
7. الإجابة على استفسارات النزلاء بخصوص مرافق الفندق.
8. تلبية طلبات النزلاء وحل الشكاوى لضمان رضاهم.
9. مراقبة العيوب في منطقة المسبح والإبلاغ عن أي مخاطر.
10. الحفاظ على نظافة المسابح وإبلاغ قسم الهندسة بأي أعطال.
11. التأكد من ترتيب الأثاث حول المسبح بشكل صحيح.
12. الإلمام بتقنيات الإنعاش والإسعافات الأولية (CPR).
13. فهم مخاطر السلامة والإجراءات الاحترازية لضمان بيئة آمنة.
14. معرفة كافية بمعدات المسبح لأداء الصيانة البسيطة.
15. تنظيف منطقة المسبح وجمع المناشف المتسخة والقمامة.
16. تنفيذ برامج السلامة والتدريب لضمان السلامة العامة.
17. العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى لضمان تجربة إيجابية.
18. الالتزام بملاحظات الأداء والتدريب، واتباع سياسات الشركة.

المؤهلات والشروط:

• اللغة: القدرة على فهم اللغة الإنجليزية.
• التدريب: الإلمام بإجراءات الإسعافات الأولية وتقنيات الإنعاش القلبي (CPR) يعد ميزة إضافية.
• المهارات: مهارات ممتازة في خدمة العملاء.
• الجدول: الاستعداد للعمل في نوبات مختلفة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والأعياد.
• التعليم:
  • شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها.
  • المعرفة الأساسية باستخدام الكمبيوتر.
• الخبرة:
  • خبرة سابقة في العمل كمشرف أو حارس على حمام السباحة، ويفضل في الفنادق.

المسمى الوظيفي: مدير الحجوزات (Reservations Manager)
التبعية الإدارية: تحت إدارة مدير المكاتب الأمامية (Front Office Manager)

ملخص الوظيفة:
تتمثل مهمة مدير الحجوزات (Reservations Manager) في ضمان سير العمل بسلاسة وفعالية في قسم الحجوزات، مع تحقيق أعلى مستوى من خدمة الحجز لتحقيق أقصى دخل للغرف وتلبية أهداف الإيرادات أو تجاوزها. يشرف على الأداء الوظيفي لموظفي الحجز ويتأكد من تنفيذهم للسياسات والإجراءات الخاصة بالفندق، كما يساهم في تدريبهم وتطوير مهاراتهم. قد يُكلف بمهام إضافية من قبل مدير المكاتب الأمامية أو مدير قسم الغرف.

مهام ومسؤوليات مدير الحجوزات:

1. الإلمام بإجراءات الحجز بالكامل وفقًا لنظام الفنادق الدولي.
2. إدارة حجوزات الفندق المحلية والدولية، والتأكد من تنفيذها بشكل سليم.
3. التعامل مع المراسلات وفرز الرسائل مثل البريد الإلكتروني، الفاكس، والتلكس بعد مراجعتها من قبل مدير مكتب الاستقبال.
4. تحديد المهام اليومية لموظفي الحجز لضمان توزيع العمل بكفاءة.
5. إتمام الحجوزات والمراجعة اليومية للتأكد من دقتها.
6. مراجعة تقارير الوصول اليومية لضمان جاهزية الحجوزات.
7. إعداد توقعات الإشغال لضمان تلبية الطلب المتوقع.
8. تدريب موظفي الحجز لضمان معرفتهم بالإجراءات والسياسات.
9. تنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالفندق في قسم الحجوزات.
10. تسجيل أسعار الشركات ووكلاء السفر في ملفات النظام والوثائق ذات الصلة.
11. التنسيق مع قسم المبيعات لتحليل الإشغال وتقييم أسعار الحجوزات.
12. تحليل حسابات العملاء وضمان الدقة في عمل موظفي الحجز.
13. الإلمام بالمرافق والغرف ومزايا الغرف، وضمان إطلاع موظفي الحجز عليها.
14. تحضير تقارير الإنتاج المتعلقة بالإدارات المختلفة.
15. رصد الأداء العام لموظفي الحجز، بما في ذلك الرد على الهاتف يوميًا.
16. التأكد من تقديم خدمة خاصة للنزلاء المتكررين وضيوف VIP.
17. ضمان الالتزام بمعايير الرد على الهاتف في جميع الأوقات.
18. التنسيق مع قسم المبيعات وإدارة الإيرادات لحجز المجموعات وتنظيمها.
19. متابعة الحجوزات المؤقتة وتحديث حالتها في النظام.
20. مراجعة حجوزات عدم الحضور والإلغاءات وفقًا لسياسة الفندق.
21. مراجعة حجز الغرف وأجنحة الإقامة الطويلة وطلبات المجموعات الخاصة.
22. الإشراف على حجوزات المجموعات لضمان تنظيمها بشكل مثالي.
23. الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء التجاريين.
24. الاستعداد لتلقي التوجيهات اللازمة من مدير مكتب الاستقبال عند تغير حالة توفر الفندق.
25. إدارة جدول العمل لقسم الحجوزات لضمان تنظيم العملية.
26. ضمان جودة العمل وتنظيمه في جميع الأوقات داخل القسم.
27. القيام بأي مهام إضافية يطلبها مدير مكتب الاستقبال أو مدير قسم الغرف.

المؤهلات والشروط (Qualifications & Requirements):

• الخبرة:
  • خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمشرف حجز أو مساعد مدير حجوزات في فندق مرموق.
  • خبرة ذات صلة بالعمل مع بعض الخبرة الإشرافية.
  • أو مزيج مكافئ من التدريب والخبرة.
• التعليم:
  • شهادة من كلية أو جامعة معتمدة في مجال مناسب.

المسمى الوظيفي: موظف الحجز (Reservation Agent)
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية (Front Office Manager)

ملخص الوظيفة:
يُعد موظف الحجز (Reservation Agent) مسؤولاً عن استقبال ومعالجة حجوزات الضيوف في الفندق، التي تصل من قنوات مختلفة مثل الهاتف، البريد الإلكتروني، الإنترنت، أو نظام الحجز المركزي. يقوم موظف الحجز بإعداد سجلات دقيقة للحجوزات، إرسال تأكيدات الحجز، ومعالجة التعديلات والإلغاءات بشكل فوري. تشمل المهام الإضافية إعداد قائمة الوافدين المتوقعين، تقديم الدعم لأنشطة التسجيل المسبق، وإدارة ودائع الحجوزات المسبقة.

مهام ومسؤوليات موظف الحجز (Reservation Agent Responsibilities):
1. إتمام عمليات الحجز عن طريق البريد، الهاتف، الإنترنت، أو أنظمة الحجز المركزية (Central Reservation System).
2. التعاون مع مكتب المبيعات وأقسام الفندق الأخرى ووكلاء السفر لضمان معالجة الحجوزات بشكل سلس.
3. الإلمام بأنواع الغرف المتاحة وموقعها وتخطيطها داخل الفندق.
4. متابعة حالة البيع وأسعار العروض وخطط الأسعار الموسمية.
5. تطبيق سياسة الفندق الائتمانية وتحديث ترميز كل حجز وفقاً للسياسة.
6. إعداد وتنظيم سجلات الحجز حسب تاريخ الوصول والقائمة الأبجدية.
7. تحديد أسعار الغرف وفقًا لسياسات وأساليب البيع في الفندق.
8. إعداد وإرسال خطابات تأكيد الحجز للضيوف.
9. نقل معلومات الحجز بشكل دقيق إلى مكتب الاستقبال.
10. معالجة الإلغاءات والتعديلات وتحديث هذه المعلومات في النظام بشكل فوري.
11. فهم سياسة الفندق الخاصة بالحجوزات المضمونة وعدم الحضور (No-Show).
12. إدارة ودائع الحجوزات المقدمة مسبقاً.
13. تتبع توافر الغرف المستقبلية وفقًا للحجوزات المتوقعة.
14. المساعدة في تطوير توقعات إيرادات الغرف ومعدلات الإشغال.
15. إعداد قائمة الوصول المتوقع لاستخدامها من قبل مكتب الاستقبال.
16. المساعدة في أنشطة التسجيل المسبق عند الضرورة.
17. مراقبة متطلبات ودائع الحجوزات المستقبلية.
18. التعامل مع المراسلات اليومية، الاستجابة للاستفسارات، وإتمام الحجوزات عند الحاجة.
19. التأكد من تحديث ملفات الحجوزات باستمرار.
20. الحفاظ على منطقة العمل نظيفة ومنظمة لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
21. تعزيز حسن النية من خلال التواصل اللبق والودود مع الضيوف والزملاء.
22. تقديم جولات ميدانية للنزلاء وتقديم الخدمات المطلوبة حسب احتياجاتهم.
23. جمع معلومات حول العملاء المحتملين لمواسم معينة.
24. ترتيب برامج السفر الخاصة بالعملاء عند الطلب.
25. الإلمام بجميع إجراءات مكتب الاستقبال وتقديم الدعم عند الضرورة.
26. الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة وإجراءات الطوارئ.
27. الاستعداد لتلبية أي طلبات من الإدارة في مختلف أقسام الفندق.
28. إدارة التوافر في قنوات الحجز (GDS و IDS) وموقع الفندق عند الحاجة.
29. تعديل أسعار الغرف على نظام إدارة الفنادق عند الحاجة.

المؤهلات والشروط (Qualifications & Requirements):
• التعليم:
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• القدرة على القراءة والكتابة والتواصل باللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• مهارات التحدث والاستماع الجيدة لتلبية احتياجات النزلاء بفعالية.

• الخبرة:
• خبرة سابقة ذات صلة في مجال الحجوزات أو خدمة العملاء أو الضيافة.
• معرفة وخبرة في برامج إدارة الفنادق مثل نظام إدارة الحجوزات (Property Management System – PMS) وأنظمة الحجز المركزي (Central Reservation System – CRS).