السياسات والإجراءات- الإشراف الداخلي- أنشطة مكتب التحكم

القسم: الإشراف الداخلي – عام
وقت التدريب: 30 دقيقة

ما هو مكتب تحكم الإشراف الداخلي؟

يعد مكتب التحكم بمثابة المركز العصبي لقسم الإشراف الداخلي في الفنادق ، حيث يربط بين جميع أنشطة القسم وينسقها لضمان سير العمليات بسلاسة.

أدوار مكتب التحكم:

1. نقطة الاتصال المركزية:
   • يتولى تنسيق الأنشطة بين فرق الإشراف الداخلي المنتشرة في الفندق.
   • يحافظ على اتصال دائم مع فرق الصيانة والمكاتب الأمامية.
2. تحديث حالة الغرف:
   • يقوم بتحديث حالة الغرف بالتنسيق مع المكاتب الأمامية لتسهيل إعادة بيعها.
3. معالجة قضايا الصيانة:
   • يعمل كوسيط مع قسم الصيانة لحل أي أعطال أو مشكلات في غرف النزلاء.

السجلات والتقارير التي يحتفظ بها مكتب التحكم

1. سجل المغادرة:

• يُستخدم لتغيير حالة الغرف من قذرة إلى نظيفة (Dirty to Clean) لضمان جاهزيتها للنزلاء الجدد.
• يُتابع استهلاك الميني بار في غرف المغادرة.

2. سجل الوصول المتوقع:

• يُتتبع وصول النزلاء المسجلين مسبقًا مع تحديد:
  • وضع VIP.
  • توقيت الوصول.
  • الطلبات الخاصة.

3. تقرير حالة الغرفة:

• يُعرض قائمة بجميع الغرف في الفندق مع حالتها الحالية، مثل:
  • Dirty Vacant (قذرة وغير مشغولة).
  • Vacant Clean (نظيفة وغير مشغولة).
  • OOO (خارج النظام).
  • OOS (خارج الخدمة).

4. تسجيل مكالمات النزلاء:

• يُدوَّن أي طلبات أو شكاوى للنزلاء، مثل:
  • قضايا الصيانة.
  • الطلبات الخاصة.
  • التعليمات المرتبطة بغرف النزلاء.
• يُساعد في تتبع النشاط ومدته لضمان الإنجاز.

5. تقارير الميني بار والغسيل:

• يُعرض قائمة المبيعات والأنشطة المتعلقة بـ:
  • الغسيل.
  • الميني بار.
  • التنظيف الجاف.

6. قائمة فحص مكتب المراقبة:

• يُتتبع جميع المفاتيح والبطاقات الرئيسية والخزائن أثناء تغيير المناوبة.

7. سجل العناصر المفقودة:

• تُسجَّل أي عناصر مفقودة وغير استهلاكية تُكتشف في غرف النزلاء.
• يتم الإبلاغ عنها لمدير البهو وفق الإجراءات.

8. سجل الكسر:

• تُوثق فيه جميع العناصر القابلة للكسر التي تتعرض للتلف أثناء الاستخدام أو المناولة.

9. سجل المفقودات والموجودات:

• يُسجَّل أي عنصر شخصي أو مفقود في أي مكان بالفندق مع جميع التفاصيل ذات الصلة.

أهمية مكتب التحكم

• يضمن تنسيق العمليات اليومية بكفاءة عالية.
• يُسهم في تحسين تجربة النزلاء من خلال الاستجابة السريعة لأي مشكلات.
• يُوفر تقارير دقيقة تُساعد في اتخاذ القرارات التشغيلية.

أسئلة تدريبية للتقييم

1. ما هو دور مكتب التحكم في قسم الإشراف الداخلي؟
   • إدارة الاتصال وتنسيق الأنشطة بين فرق الإشراف الداخلي والأقسام الأخرى.
2. ما هي أنواع التقارير المستخدمة في مكتب التحكم؟
   • تقارير مثل تقرير حالة الغرفة، تقارير الميني بار، وتقارير الغسيل.
3. ما هي أنواع السجلات الموجودة في مكتب التحكم؟
   • سجل المغادرة، سجل الوصول المتوقع، سجل الكسر، وسجل المفقودات والموجودات.
4. ما هي المعلومات التي يقدمها تقرير حالة الغرفة؟
   • حالة الغرف، مثل: قذرة، نظيفة، خارج النظام، أو خارج الخدمة.
5. من يتم الإبلاغ عنه عند العثور على عناصر مفقودة في غرف النزلاء؟
   • مدير البهو يتم إبلاغه وفق الإجراءات المعتمدة.