السياسات والإجراءات – الإشراف الداخلي – إجراءات مفاتيح التحكم الرئيسية

القسم: الإشراف الداخلي – عام

وقت التدريب: 30 دقيقة

ملخص الإجراء

يتعين على موظفي خدمة تنظيف الغرف امتلاك معرفة دقيقة وشاملة بأنواع المفاتيح والأقفال المستخدمة في الفندق لضمان إدارة أمنية فعالة وتقليل المخاطر المرتبطة بفقدان المفاتيح أو إساءة استخدامها.

الإجراءات والتوجيهات

إصدار مفاتيح الطابق لخدمة الغرف

1. إصدار المفاتيح:
   • يتم تسليم مفتاح الطابق فقط لخادمي الغرف بعد تسجيلهم التوقيع على السجل الرئيسي.
   • يمنع منعًا باتًا تسليم المفتاح لأي نزيل أو موظف آخر بالفندق.
2. إرجاع المفاتيح:
   • في نهاية كل نوبة، يتم جمع المفاتيح من خادمي الغرف مع طلب توقيعهم على سجل التحكم الرئيسي.
   • يتم إعادة المفاتيح إلى قسم الأمن مع توثيق عملية التسليم وتوقيع موظف الأمن المستلم.

التعامل مع المفاتيح الرئيسية الكبرى والمفاتيح الرئيسية

• يتم تسجيل خروج المفاتيح فقط للمصرح لهم باستخدامها وفقًا لقواعد الفندق.
• في الحالات الخاصة التي يطلب فيها موظفون غير مصرح لهم استخدام المفاتيح، يجب الحصول على موافقة خطية من مساعد المدير أو مدير الإشراف الداخلي.
• في حال تأخر إرجاع المفتاح، يتم المتابعة الفورية مع الموظف، وإذا استمر الوضع دون مبرر، يتم الإبلاغ فورًا إلى الإدارة العليا.

مفاتيح التحكم في الطوارئ

• يتم تخزين مفتاح الطوارئ في خزانة مغلقة مختومة بختم قابل للكسر.
• في حالة الطوارئ:
  • كسر الختم، وأخذ المفتاح من الظرف المختوم.
  • تسجيل العملية في سجل الإشراف الداخلي مع توضيح مفصل للسبب والحدث.
  • يتم إعادة المفتاح إلى الخزانة فور انتهاء المهمة مع إعداد تقرير رسمي.

التعامل مع المفاتيح المفقودة

• إجراءات فورية:
  • الإبلاغ عن فقدان المفتاح فورًا إلى مشرف الإشراف الداخلي أو المسؤول التنفيذي.
  • تسجيل الواقعة في سجل المفاتيح المفقودة مع تفاصيل دقيقة تشمل:
    • التاريخ.
    • اسم الموظف الذي فقد المفتاح.
    • سبب الفقدان (إن وجد).
• إعداد مفاتيح جديدة:
  • يتم طلب مفتاح إلكتروني جديد بعد موافقة المشرف.
  • بالنسبة للمفاتيح المعدنية، يتم تقديم طلب إلى قسم الصيانة.

إجراء جرد المفاتيح

• يتم إجراء جرد شامل للمفاتيح الرئيسية مرة كل أسبوع إلى أسبوعين.
• إذا تم اكتشاف مفاتيح مفقودة، يتم اتخاذ الإجراءات المذكورة أعلاه لمعالجة المشكلة.

أسئلة موجزة للتدريب

1. ما أهمية معرفة موظفي الإشراف الداخلي بأنواع المفاتيح والأقفال؟
   • لضمان الأمان وسلامة ممتلكات الفندق والضيوف.
2. ما هي عملية إصدار مفاتيح الطابق لخدمة الغرف؟
   • تسليم المفتاح بعد التوقيع، وعدم السماح بنقل المفاتيح لأي شخص غير مصرح له.
3. كيف تتم إدارة مفاتيح الطوارئ؟
   • تخزينها في خزانة مغلقة، وكسر الختم فقط عند الحاجة، مع توثيق العملية.
4. من يتم الإبلاغ له فورًا في حالة فقدان المفتاح؟
   • مشرف الإشراف الداخلي أو المسؤول التنفيذي.
5. ما التكرار المثالي لإجراء جرد المفاتيح؟
   • كل أسبوع إلى أسبوعين.