السياسات والإجراءات – الإشراف الداخلي – إعداد سياسات الإداراة

القسم: الإشراف الداخلي – عام
وقت التدريب: 60 دقيقة

توجه القسم

اليوم الأول للموظفين الجدد:

• يتم تعريف جميع الموظفين الجدد على المسؤولين التنفيذيين والمشرفين في قسم الإشراف الداخلي.
• الجولة التعريفية تشمل:
  • مكتب الإشراف الداخلي، غرفة الغسيل، منطقة الزي الرسمي والبياضات.
  • المكاتب الإدارية الأخرى والمناطق العامة.
  • الغرف المخصصة، مع الإشارة إلى:
    • مخارج الحريق.
    • مواقع أجهزة الإنذار بالحريق.
    • مواقع مصاعد الخدمة والمخازن.
• الجولة التوجيهية:
  • يتم إعطاء الموظفين جولة قصيرة في المناطق التي تقع تحت مسؤولية الإشراف الداخلي لتعريفهم بمهامهم.

الاجتماع الصباحي

1. تنظيم الاجتماع:
   • يعقد المشرف أو التنفيذي الاجتماع الصباحي عند بداية المناوبة.
   • يهدف الاجتماع إلى مناقشة المستجدات مثل:
     • الفعاليات الجديدة.
     • وصول أو مغادرة المجموعات والشخصيات الهامة.
     • بطاقات تعليقات الضيوف (GSTS).
     • أي معلومات إدارية أو ملاحظات خاصة.
2. التفاصيل الشخصية للنزلاء:
   • تقديم المعلومات المتعلقة بأعياد الميلاد أو الذكرى السنوية للنزلاء.
3. مدة الاجتماع:
   • يُفضل أن يستغرق الاجتماع من 10 إلى 15 دقيقة كحد أقصى.

سياسات دخول الموظفين

1. أوقات الدخول والمغادرة:
   • يُسمح بدخول الموظفين إلى الفندق قبل نصف ساعة من المناوبة فقط.
   • لا يُسمح بالبقاء في الفندق بعد انتهاء المناوبة بأكثر من نصف ساعة إلا إذا كانت لديهم مهام إضافية.
2. التواجد أثناء الإجازات:
   • لا يُسمح بتواجد الموظفين في المباني أثناء أيام الإجازات إلا بموافقة الإدارة.
3. الزوار:
   • لا يُسمح بزوار الموظفين داخل المباني إلا بعد الحصول على إذن رسمي من الإدارة.

المظهر ونظافة الموظفين

1. معايير المظهر:
   • يجب أن يظهر الموظفون بمظهر مرتب ونظيف يعكس بيئة العمل الاحترافية.
   • ارتداء الزي الرسمي للشركة أثناء العمل.
2. النظافة الشخصية:
   • الاستحمام يوميًا.
   • تنظيف الأسنان بانتظام.
   • الحفاظ على الشعر خاليًا من القمل والقشرة.
   • غسل اليدين بانتظام واستخدام معطر الفم بعد التدخين.
3. السلوكيات:
   • يُمنع مضغ العلكة أو التدخين أثناء العمل.

تسجيل الحضور والمهام

1. تسجيل الحضور:
   • يتم تسجيل الحضور في بداية كل نوبة من قبل المشرف أو المدير التنفيذي.
   • يُخصص الموظفون لمهام محددة بناءً على قائمة المناوبة.
2. توزيع المهام:
   • يحدد المشرف المهام بناءً على أولويات العمل.
   • يُشرف على الموظفين مشرف واحد لضمان سير العمل بفعالية.

أسئلة تدريبية للتقييم

1. ما الذي سيتم عرضه وإطلاعه للموظف الجديد في اليوم الأول؟
   • المكاتب، المناطق العامة، مواقع الأمان مثل مخارج الحريق وأجهزة الإنذار.
2. ما هي المدة المسموح بها للموظف قبل بدء النوبة؟
   • نصف ساعة فقط.
3. من المسؤول عن توزيع قائمة المناوبة والمهام؟
   • المشرف أو المدير التنفيذي.
4. ما الإجراء الواجب اتباعه بعد التدخين؟
   • الغرغرة واستخدام معطر الفم للحفاظ على النظافة الشخصية.
5. ما هي النقاط التي تُناقش أثناء الاجتماع الصباحي؟
   • الفعاليات الجديدة، وصول المجموعات، تعليقات النزلاء، وأعياد الميلاد أو المناسبات الخاصة.