المبيعات والتسويق
السياسات والإجراءات -المبيعات والتسويق- إجراءات لتحديد النزلاء المحتملين من المكاتب الأمامية والحجوزات
القسم: المبيعات والتسويق – المبيعات
وقت التدريب: 30 دقيقة
أهمية تحديد النزلاء المحتملين
- النزلاء الأفراد قد يكونون مصدرًا لأعمال تجارية جماعية مستقبلية، سواء عبر حجوزات مباشرة أو إحالات.
- يساهم هذا الإجراء في تعزيز فرص المبيعات من خلال تحديد الشركات والضيوف المحتملين الذين يمكنهم توفير أعمال مستقبلية للفندق.
- التعاون بين المكاتب الأمامية وقسم المبيعات يسهم في استغلال الفرص التجارية بكفاءة.
الإجراءات لتحديد النزلاء المحتملين
1. من خلال الحجوزات اليومية واستفسارات الحجز:
- تسجيل اسم الشركة في حقل “النزيل” في نظام إدارة الفندق لتتبع الشركات المحتملة.
- طباعة التقارير الأساسية:
- تقرير الحجوزات اليومية لتحديد الحجوزات المباشرة عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، أو الموقع الإلكتروني.
- تقرير الحجوزات المرفوضة للبحث عن الشركات التي لم يتم تأكيد حجوزاتها.
- تقرير الاستفسارات والحجوزات المؤكدة للتعرف على إمكانيات تطوير الأعمال.
- مراجعة نموذج طلب استفسار الحجوزات يدويًا، مع التركيز على ملاحظات وكلاء الحجز بشأن العملاء الذين لديهم طلبات خاصة أو مفاوضات سعرية.
- يقوم وكلاء الحجز بتدوين التفاصيل على ورقة سجل خاصة وتحويلها إلى قسم المبيعات.
2. من خلال المكاتب الأمامية:
- تحديد الشركات المحتملة من خلال اسم الشركة وعنوان النزيل أثناء تسجيل الوصول.
- الاتصال بـ قسم المبيعات (رئيس أو مدير المبيعات) لتحية النزيل أو الاتصال به لاحقًا.
- جمع تفاصيل النزلاء مثل:
- الاسم الكامل.
- العنوان.
- اسم الشركة.
- رقم الغرفة.
- مدة الإقامة.
- تسجيل هذه التفاصيل في سجل مكتب الاستقبال لتجنب أي سوء اتصال بين الأقسام.
3. الإجراء التالي بواسطة قسم المبيعات:
- إعطاء الأولوية لمقابلة النزلاء المحتملين بناءً على مدة إقامتهم وتوافر الوقت.
- مواقع مقابلة النزلاء:
- في بهو الفندق.
- أثناء الإفطار أو في المقهى.
- تبادل بطاقات العمل مع النزيل وإجراء مكالمة مجاملة أو إرسال بريد إلكتروني تمهيدي.
- إدخال جميع التفاصيل مثل:
- اسم الشركة.
- الموقع.
- شريحة الأعمال.
- في تقرير مبيعات المكالمات اليومية أو برنامج تتبع المبيعات.
- متابعة جميع الإجراءات بواسطة مدير المبيعات والتسويق لضمان تحقيق الأهداف.
فوائد تحديد النزلاء المحتملين
- زيادة الإيرادات:
- تحسين استغلال الفرص التجارية مع الشركات المحتملة.
- تعزيز العلاقات التجارية:
- بناء شبكة قوية من العملاء المستقبليين.
- تحسين التعاون الداخلي:
- تعزيز التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم المبيعات لتحقيق نتائج أفضل.
أسئلة تدريبية للتقييم
- لماذا من المهم تحديد النزلاء المحتملين من المكاتب الأمامية؟
- لتعزيز فرص المبيعات وبناء علاقات مع الشركات المستقبلية.
- من يجب أن يسجل تفاصيل الشركة المباشرة؟
- وكلاء الحجز والمكاتب الأمامية.
- ما هي التقارير التي يجب التحقق منها لتحديد هوية الشركات المحتملة؟
- تقرير الحجوزات اليومية، تقرير الحجوزات المرفوضة، وتقرير الاستفسارات والحجوزات المؤكدة.
- الطرق الرئيسية لتحديد ضيوف الشركات المباشرة؟
- من خلال اسم الشركة، العنوان، واستفسارات الحجز.
- الضيف المحتمل يمكن لقاءه بشكل مثالي في أي المواقع؟
- في بهو الفندق أو أثناء الإفطار أو في المقهى.
