يُعد خطاب معدل الشركات أداة مهمة تُستخدم للتواصل بين وكلاء السفر، منظمي الحجوزات، والشركات من جهة، وإدارة الفنادق من جهة أخرى. الهدف من الخطاب هو تقديم العروض والأسعار المخصصة للشركات والمؤسسات وضمان التسهيلات الائتمانية المناسبة لتلك المنشآت. عادةً ما يتم إعداده من قبل مدير الحسابات أو المبيعات، ويُقدم لإدارة الفندق للنظر فيه واعتماده.
محتويات الخطاب
يشمل خطاب معدل الشركات المعلومات الأساسية التي تُسهل على إدارة الفندق اتخاذ القرار، وتشمل:
- تفاصيل الشركة:
- اسم الشركة بالكامل.
- العنوان.
- البريد الإلكتروني.
- رقم الفاكس ورقم الهاتف.
- اسم الشخص المسؤول عن الحجز والفواتير.
- نوع الحساب:
- تحديد طبيعة الحساب (وكالة سفر، حكومة، شركات، مؤتمر، إدارة حدث، شركة طيران، سفارة، أو مباشر).
- حد الائتمان المطلوب:
- تحديد المبلغ المطلوب كتسهيلات ائتمانية.
- عدد الليالي المتوقعة:
- تقديم تقدير لعدد ليالي الإقامة المتوقعة (مثلاً: 10-50، 51-100، إلخ).
- التسهيلات المطلوبة:
- ذكر أي تسهيلات إضافية مطلوبة مثل استخدام المكتب أو القاعات.
- الخصومات وقوانين الأسعار:
- تحديد معدل التخفيضات المقدم وأي شروط خاصة تُطبق.
- الموافقة والإجراءات:
- بمجرد مراجعة الخطاب من قبل إدارة الفندق، يتم إصدار ضمان (CVGR) يتناسب مع حجم الشركة واحتياجاتها.
نموذج خطاب معدل الشركات
شعار الفندق
(يرفق شعار الفندق أعلى الخطاب)
إلى السيد/السيدة:
(يُكتب اسم جهة الاتصال في الشركة)
نموذج تطبيق خطاب المعدل للشركة:
- اسم الشركة: —————————————-
- العنوان: ——————————————–
- الاتصال الرئيسي: ———————————–
- التعيين أو تسمية المنشأة: ————————–
- الهاتف: ——————————————–
- فاكس: ——————- موبايل: —————
- طبيعة العمل: —————————————
نوع الحساب:
( ) وكالة سفر
( ) حكومة
( ) شركات
( ) شركة طيران
( ) إدارة حدث
( ) سفارة
( ) مؤتمر
( ) مباشر
حد الائتمان المطلوب: ——————————
عدد ليالي الغرف المحتملة:
( ) 10-50
( ) 51-100
( ) 101-500
( ) 501 فأعلى
قانون معدل التطبيق: ——————————
تخفيضات أخرى: ——————————-
مدير المبيعات/مدير الحسابات: ———————–
أهمية الخطاب للفنادق
- تعزيز العلاقة مع الشركات: يساعد على بناء شراكات طويلة الأمد بين الفندق والعملاء من الشركات.
- تحديد الاحتياجات: يتيح للفندق فهم احتياجات الشركات وتخصيص العروض بناءً عليها.
- تسهيل العمليات الإدارية: يُسرّع الموافقات ويسهل العمليات المحاسبية.
- تحقيق إيرادات مستدامة: من خلال تقديم أسعار تنافسية وضمان التزام الشركات.
الخلاصة
خطاب معدل الشركات هو أداة تسويقية وإدارية تُساعد الفنادق على تحقيق توازن بين تقديم خدمات مخصصة وتحقيق الإيرادات. لضمان فاعلية الخطاب، يجب أن يكون منظمًا وشاملًا، مع تسليط الضوء على احتياجات العملاء وتوقعاتهم.
تذكير: يُفضل تضمين نموذج محدث ومعتمد في النظام الإداري للفندق لتسهيل استخدامه عند الحاجة.
