الهدف

تحديد الإجراءات القياسية لاستخدام صناديق الودائع الآمنة لضمان أمان ممتلكات النزلاء المسجلين، مع الالتزام بالمتطلبات القانونية لتجنب أي انتهاكات قد تؤدي إلى فقدان الحماية القانونية.

المسؤوليات

• مدير الفندق: مسؤول عن تنفيذ الإجراءات وتدريب موظفي مكتب الاستقبال، إلى جانب المراجعة الدورية والموثقة للبرنامج.
• مدير المكاتب الأمامية: يتحمل مسؤولية إدارة الصناديق المهجورة أو حالات فقدان المفتاح بالتنسيق مع النزلاء والجهات القانونية.

الموقع والتأمين

• موقع الصناديق: يجب أن تكون في منطقة محمية إما مغلقة بأبواب أو مزودة بإجراءات أمان إضافية مثل أنظمة التلفزيون المغلقة.
• الدخول: يتم بواسطة مفتاح أو جهاز قفل إلكتروني.
• مراقبة الأمان: استخدام أنظمة مراقبة للتأكد من أمان الممتلكات والنزلاء.

حدود المسؤولية

• يجب أن تكون الحدود المالية مذكورة بوضوح في:
  • بطاقة اتفاقية صندوق الإيداع.
  • ملصقات توضيحية أعلى الصناديق.
  • الغطاء الداخلي للصندوق.

إجراءات التسجيل والاستخدام الأولي

1. يملأ النزيل المسجل اتفاقية صندوق الودائع الآمن، تشمل بيانات النزيل ورقم الصندوق.
2. يقوم موظف الاستقبال بالتحقق من صحة البيانات والتوقيعات.
3. تسليم المفتاح للنزيل وإبلاغه بسياسة “المفتاح الواحد” ورسوم الحفر عند فقدان المفتاح.
4. اصطحاب النزيل إلى الصندوق، فتحه باستخدام مفتاحي التحكم والنزيل.
5. بعد الاستخدام، يتم تأمين الصندوق وإرجاع المفتاح للنزيل.

الوصول إلى الصندوق

1. يتحقق الموظف من هوية النزيل باستخدام بطاقة الاتفاقية.
2. يقوم النزيل بتوقيع قسيمة الوصول، ويتم التحقق من تطابق التوقيع مع الاتفاقية.
3. تُستكمل الإجراءات بنفس طريقة التسجيل الأولي.

إجراءات الاستسلام

1. بعد إفراغ الصندوق، يتأكد الموظف من خلوه.
2. توقيع النزيل والوكيل على بطاقة الاتفاقية.
3. إرجاع البطاقة إلى أرشيف السجلات.

حالات خاصة

1. نزيل يغادر دون تفريغ الصندوق:
   • يرسل النزيل خطابًا موثقًا يوضح طلبه ويفوض الفندق بفتح الصندوق.
   • يتم فتح الصندوق بحضور المدير المقيم والموظف المعني، مع توثيق جميع التفاصيل.
2. فقدان المفتاح:
   • يتم حفر الصندوق بحضور المدير المقيم، مع تحميل النزيل تكاليف الحفر.
3. طلب من جهات قانونية:
   • يتم فتح الصندوق بحضور المدير المقيم، مع تسليم المحتويات للجهة القانونية وتوثيق ذلك.

الصناديق المهجورة

• يتم التعامل مع الصناديق المهجورة وفق القوانين المحلية، مع إشراف المدير العام وتوثيق كامل للإجراءات.

متطلبات التوثيق

• يجب الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة سبع سنوات.
• يتم تدقيق السجلات والمفاتيح يوميًا بواسطة المدقق الليلي، وفصليًا بواسطة مدير الفندق.

ممارسات الأمان الإضافية

• استبدال أقفال التحكم عند فقدان مفتاح التحكم.
• مراجعة دورية للبرنامج لضمان الالتزام الكامل بالإجراءات.

أسئلة موجزة للتدريب

1. ما هي الخطوات اللازمة لتسجيل واستخدام صندوق الودائع؟
2. كيف يتم التعامل مع حالة فقدان مفتاح النزيل؟
3. ما هي حدود المسؤولية القانونية لصندوق الودائع؟
4. اشرح الإجراءات الخاصة بالصناديق المهجورة.
5. كيف يتم التعامل مع طلبات الجهات القانونية للوصول إلى الصناديق؟