عملية المراجعة الليلية و نهاية اليوم في الفنادق

عادةً ما تتم الإشارة إلى مراجعة الحسابات الأمامية باسم المراجعة الليلية لأن الفنادق عادةً ما تقوم بها خلال ساعات المساء المتأخرة. قبل تنفيذ أنظمة المكاتب الأمامية الآلية، الوقت الأكثر ملاءمة لأداء التدقيق هو في وقت متأخر من المساء أوساعات الصباح الباكر، وهذا يساعد المكاتب الأمامية على العمل بأقل قدر ممكن من الانقطاع، كما أن معظم منافذ بيع الفنادق ومراكز الإيرادات مغلقة خلال هذا الوقت.

المراجعة الليلية هي مراجعة يومية لمعاملات حساب النزيل المسجلة مقابل معاملات مركز الإيرادات. يساعد هذا الروتين على ضمان دقة وموثوقية محاسبة المكاتب الأمامية.

يتكون التدقيق الليلي عمومًا من الوظائف التالية:

التحول:

• إستلام التحول من نوبة المساء.
• عد وحساب النقد الموجود.
• طباعة تقارير التحول الأساسية.
• فتح حساب ليلة مراجعة أمين الصندوق.
• قراءة كتاب السجل وإدراج أي من المهام المعلقة / متابعة التحولات من المساء.
• البحث عن أي آثار غير معلومة لليوم واتخاذ الإجراءات اللازمة.

رصيد منافذ الأطعمة والمشروبات:

• ستغلق منافذ البيع يومهم وتسلم نسخة الشيك وتسقط تحصيل النقدية في مكتب الاستقبال.
• طباعة تقرير بيع المنفذ من برنامج المكتب الأمامي (PMS) وجمع موازنة الإيرادات مع تقرير مماثل من برنامج نقاط البيع (POS). هذا سيضمن أن جميع الإيرادات المتولدة في نقاط البيع قد تم الاستحواذ عليها من قبل نظام إدارة الأداء.
• إذا كان هناك أي شيكات مفقودة، فيجب أن يتم نشرها يدويًا، من الحكمة إلغاء أي ترحيلات مكررة.
• حساب الترحيل النقدي في النظام وطباعة الإيصال النقدي للهبوط الذي قام به فريق المطعم.
• التحقق مما إذا كان هناك أي ملاجظات لموظفي المطعم على بطاقة الائتمان، وتسلم الشيء نفسه بعد إجراء دفع المقابل على النظام.
• عند تسليم جميع المطاعم نقدهم تحقق من غرفة الدفع الرئيسية (PM) للنقد ، بطاقة الائتمان ودفتر المدينة. (على سبيل المثال: 9001 ، 9010 ، 9015 ، وما إلى ذلك)
• التحقق من فقدان العنوان المنشور لمعرفة ما إذا كان هناك أي ضياع في الواجهة على الورقة.
• تسجيل الخروج من غرفة النشر PM المفقودة بعد اتخاذ أي إجراءات تصحيحية أو تعويض.

التدقيق والحفاظ على الأشياء جاهزة لنهاية اليوم:

• الاحتفاظ بنسخة طبق الأصل من شيكات المطعم مرتبة حسب رقم الطابق / رقم الغرفة وضعها في مجلدات / فتحات الغرف المعنية.
• طباعة الدفعة التي جمعتها اليوم جميع طرق الدفع (نقدًا، بطاقة ائتمان، فاتورة إلى الشركة، وغيرها) واحفظ نفس المبلغ مع الدفع المقابل لليوم.
• أخرج جميع الفواتير التي تم إنشاؤها لهذا اليوم وصافي علامة التجزئة إلى المبلغ الموجود في “تقرير الدفع” لليوم للإشارة إلى تطابق نوع الدفع والمبلغ الظاهر في الورقة مع المبلغ والنوع في التقرير.
• التوفيق بين كافة التسويات وتسوية الشركة حتى اليوم والتأكد من أن رسالة الفواتير المقابلة ونسخة من شيكات المطعم مرفقة بها.

تقارير الطباعة لجميع الواجهات من نظام إدارة الممتلكات:

• نشر تقرير عن الترحيلات الهاتفية.
• نشر تقرير عن منشورات الإنترنت.
• نشر تقرير عن تأجير الأفلام في الغرفة.
• إحالة تقرير الخادم لجميع الواجهات أعلاه وتسجيل الإيرادات مع تلك المنشورة .
• ضع دائرة حول آخر معاملة للتحقق منها وتأكد أيضًا من أن آخر الرسوم التي قد تم نشرها في المساء ولم تتوقف في وقت ما خلال اليوم.
• التوفيق بين جميع هذه المنشورات يجب أن توازن حسابات النزيل.
• التوقيع على جميع تقارير النشر.
• تسجيل جميع الغرف الشاغرة ،و حالة الغرفة والاختلافات.
• اعد المفتاح في الفتحة (بالنسبة للفنادق التي تستخدم مفاتيح معدنية يدوية).

التحقق من تقرير فحص المعدل / تقرير فرق السعر:

• التأكد من إدخال سعر الغرفة الصحيح على الحجوزات.
• أي غرف بسعر صفر يتم التحقق منها وتحديدها لمرافق Sharer أو Complementary أو House أو
• تحقق من كل فروق السعر.
• تحقق من الكود الصحيح لنوع السوق والمصدر في الحجز.
• التحقق من صحة كل ذلك عن طريق تمييز كل من السعر وحساب وتعليمات الفوترة.
• التوقيع على التقرير بمجرد الانتهاء.

رصيد بطاقات الائتمان:

• اطبع تقرير “تقرير دفعات بطاقة الائتمان فقط”.
• قم بتنفيذ عملية إغلاق الدُفعة على جميع أجهزة EDC / CCD.
• قارن بين التسويات في تقرير إغلاق الدفعات مع تقرير “بطاقة الائتمان” الذي تمت طباعته من نظام إدارة الأداء.
• ضع علامة بجانب مبلغ التقرير للإشارة إلى أن الأوراق في النظام وكاملة.
• افعل هذا لجميع المدفوعات التي تتم اليوم. يجب تقديم جميع الأوراق حسب الطلب.
• التأكد من أن جدول نهاية بطاقة ائتمان نهاية اليوم يقول أن التسوية ناجحة.
• أكمل نموذج تسوية بطاقة الائتمان.
• يجب أن توازن كل من PMS وبطاقة الائتمان لبعضهما البعض.
• إجراء تسوية كاملة على جميع محطات بطاقات الائتمان – بعد منتصف الليل.

التحقق من انتظار الوصول المعلق:

• فحص جميع الوافدين المعلقين المتبقين.
• عرض تسجيل الوصول لتلك الغرف التي تم الدفع المسبق أو لديها وكيل نموذج دفع مضمون أو الشركات.
• يجب معالجة جميع الأشخاص غير القادمين الذين لم يتم دفعهم مقدمًا على أنه عدم ظهور أثناء EOD.

التحقق من المغادرة المعلقة:

• مراجعة المغادرة المعلقة.
• إذا كان هناك أي مغادرة متبقية تحقق من نفس الشيء مع بطاقة موظف الجرس للمغادرين للتأكد من أن الغرفة قد غادرت. وتظهر التحقق نفسه على النظام.

الرصيد النقدي:

• استرداد المدفوعات كما تم فرزها الآن بواسطة MOP المطبوعة في وقت سابق.
• تحقق من كل النقد.
• موازنة أي مدفوعات من نفس اليوم أو أيام سابقة.
• إعداد قسيمة الإيداع وحقيبة الصراف الآلي لصافي النقد والشيكات.

إغلاق السجل النقدي:

• تسجيل النقدية وتسجيل إغلاق النقدية. يجب التأكد من إغلاق جميع سجلات النقد (الطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي التأكد من أن جميع تقارير إغلاق السجل النقدي).
• يجب التأكد من عدم وجود أي مغادرة أو وصول معلقة (بما في ذلك المجموعات).
• طباعة تقارير التحول قبل الإغلاق.
• تأكد من أن جميع الإعلانات يتم احتسابها.
• إغلاق السجل النقدي.
• التوقيع على التقرير المطبوع أثناء إغلاق السجل النقدي.

التحقق النهائي قبل نهاية اليوم:

• جميع السجلات النقدية مغلقة (إعادة فتح وإغلاق جميع السجلات للتأكد من أنها مغلقة)
• لا توجد مغادرة معلقة حتى الآن.
• لا يوجد وصول غير مضمون حتى الآن (بما في ذلك المجموعات).
• التحقق من وجود طابعة متصلة ومحملة بما يكفي من الورق على الكمبيوتر الذي تقوم بتشغيل EOD عليه.
• تسجيل الخروج من جميع أجهزة الكمبيوتر باستثناء واحد الذي سيتم تنفيذ الإغلاق منه.
• إبلاغ جميع المنافذ بعدم تسوية أي شيكات حتى وقت انتهاء عملية الإغلاق من
• أبدأ عملية تدقيق اليوم والليلة على برنامج المكاتب الأمامية.
• بعد اكتمال عملية الإغلاق من EOD:
• طباعة التقرير واستكمال استمارة اليومية.
• تسليم التقرير إلى فريق مكتب الجرس.
• تعيين التقرير ليتم طباعته للمدير العام وجميع رؤساء الأقسام.
• إعادة تسجيل الوصول في جميع غرف PM لنشر POS (نقدًا، بطاقة ائتمان، دفتر الأستاذ في المدينة، ترحيل مفقودات).