تعد عملية المراجعة الليلية ونهاية اليوم من أهم العمليات المحاسبية والتنظيمية التي تضمن دقة العمليات اليومية وسير العمل بسلاسة في الفنادق. تهدف هذه العملية إلى التحقق من جميع المعاملات المالية والإدارية اليومية لضمان خلو النظام من الأخطاء، وتوفير صورة دقيقة لإدارة الفندق.
ما هي المراجعة الليلية؟
المراجعة الليلية هي عملية تحقق شاملة تُجرى يوميًا في الفنادق، وتشمل مقارنة معاملات النزلاء المسجلة مع الإيرادات من جميع المراكز. يتم تنفيذ هذه العملية غالبًا خلال الليل أو الساعات الأولى من الصباح، حيث يكون ضغط العمل أقل وتكون غالبية المنافذ مغلقة.
المهام الأساسية للمراجعة الليلية
1. التحول واستلام النقدية:
- استلام التحول من النوبة المسائية.
- عد النقدية والتحقق من الأموال المستلمة.
- قراءة دفتر السجل لإدراج المهام المعلقة ومتابعة الملاحظات المهمة.
- فحص المهام غير المنجزة واتخاذ الإجراء اللازم.
2. مراجعة الإيرادات من منافذ البيع:
- إغلاق اليوم في منافذ الطعام والشراب وتلقي شيكات المبيعات.
- موازنة الإيرادات مع التقارير المستخرجة من نظام إدارة الممتلكات (PMS) ونقاط البيع (POS).
- حل أي تناقضات مثل الشيكات المكررة أو المفقودة.
- التحقق من تسويات الدفع ببطاقات الائتمان أو النقدية.
3. التدقيق اليومي:
- التأكد من توافق الحسابات اليومية لجميع طرق الدفع مثل النقد، بطاقات الائتمان، أو الفواتير.
- مراجعة ملفات النزلاء والتأكد من صحة التعليمات والبيانات المسجلة.
- متابعة أي مغادرات أو وصولات غير مكتملة.
4. طباعة التقارير اليومية:
- استخراج تقارير الإيرادات من جميع المنافذ مثل الهاتف، الإنترنت، أو الأفلام داخل الغرفة.
- فحص تقرير فوارق الأسعار والتحقق من دقة التسعير.
- التأكد من تسجيل جميع الحركات المالية والتأكد من صحة الكود المخصص لكل عملية.
5. تسوية بطاقات الائتمان:
- طباعة تقرير معاملات بطاقات الائتمان وتنفيذ عملية الإغلاق اليومي.
- موازنة المعاملات مع النظام والتأكد من عدم وجود أي أخطاء.
6. التحقق من الوصول والمغادرة المعلقة:
- مراجعة جميع حجوزات الوصول والمغادرة المعلقة والتأكد من استيفاء الشروط المالية أو الإدارية اللازمة.
- التعامل مع أي حالات “عدم الحضور” أو تأكيد حجوزات غير مكتملة.
الإجراءات النهائية قبل إغلاق اليوم
إغلاق السجل النقدي:
- إعداد تقارير الإغلاق وتوقيع جميع المسؤولين عليها.
- التأكد من عدم وجود معاملات غير مكتملة أو حجوزات عالقة.
- تسليم التقارير للإدارة العليا لإجراء المراجعات النهائية.
التأكد من الأمور الفنية:
- التحقق من جاهزية الطابعات والأنظمة الإلكترونية.
- إعلام المنافذ بعدم تسجيل أي معاملات جديدة حتى انتهاء عملية الإغلاق.
بدء عملية إغلاق اليوم (EOD):
- تشغيل عملية الإغلاق اليومي عبر نظام إدارة الممتلكات.
- طباعة التقارير النهائية ومشاركتها مع الأقسام المعنية.
- إعداد تقارير لإدارة الفندق وتوزيعها على المدير العام ورؤساء الأقسام.
أسئلة تدريبية
- ما هي الخطوات الأساسية للمراجعة الليلية؟
- كيف يتم التعامل مع الفوارق في الإيرادات؟
- ما هي أهمية موازنة بطاقات الائتمان يوميًا؟
- كيف تتم معالجة الحجوزات المعلقة خلال المراجعة الليلية؟
- اشرح الخطوات النهائية لإغلاق اليوم وإعداد التقارير.
الفوائد الرئيسية للمراجعة الليلية
- ضمان دقة المحاسبة اليومية.
- تسهيل اتخاذ القرارات الإدارية بناءً على تقارير دقيقة.
- تعزيز رضا النزلاء من خلال تقليل الأخطاء في الفواتير.
- تحسين الكفاءة التشغيلية وإدارة الموارد المالية.
تحسين الكفاءة باستخدام التكنولوجيا
مع تطور التكنولوجيا، أصبحت أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) وأدوات التدقيق الآلي تسهل المراجعات الليلية بشكل كبير، مما يوفر الوقت والجهد ويقلل من الأخطاء البشرية.
