قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة العامة
التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
| الوقت | المهمة | تم |
| 09:00-09:30 | قراءة كتاب سجل مكتب الاستقبال وكتاب سجل المشغل | |
| إعداد قائمة مهام عمل المكاتب الأمامية | ||
| 09:30-13:00 | اختبار أن لوحات المفاتيح وخطوط الفنادق تعمل بشكل صحيح | |
| التأكد من أن نظام PBX قيد التشغيل وأن رسوم المكالمة يتم التقاطها إلى برنامج الفندق PMS | ||
| التحقق من دفتر سجل التنبيهات وتحديث نظام PMS أو لوحة التبديل إذا لزم الأمر. | ||
| اجراء جميع مكالمات الإيقاظ المعلقة في الصباح. | ||
| التعامل مع جميع المكالمات الصادرة والواردة في خلال ثلاث رنات. | ||
| التأكد من القرطاسية (طباعة قسيمة بدل عند الحاجة) | ||
| مراقبة رسائل الفاكس الواردة وإرسالها إلى غرف الضيوف أو الإدارات الأخرى في الوقت المناسب. | ||
| التواصل باستمرار مع مكتب المعلومات و الإرشاد (الكونسيرج) والاستقبال | ||
| الرد على جميع المكالمات الواردة والصادرة | ||
| إذا لزم الأمر مساعدة فريق المكاتب الأمامية و موظفي الاستقبال خلال ساعات الذروة و تسجيل الوصول للمجموعات. | ||
| تحديث ملف تعريف النزيل كمرجع لكل استفسار و اتصال | ||
| إعادة توجيه المكالمات إلى المدير المقيم. مدير المكاتب الأمامية أو المشرف لأي استفسارات نهارية (التوافر والمعدل) | ||
| إعداد اجتماع المساء | ||
| 13:00-13:30 | حضور الاجتماع المسائي | |
| 13:30-19:00 | التنسيق بين مشرف الإشراف الداخلي وموظف الغرف | |
| التحقق من البريد الإلكتروني وإعادة إرساله إلى الإدارات المعنية | ||
| التأكد من التعامل مع جميع رسائل القسم الداخلية ورسائل الضيوف بكفاءة | ||
| تحديث دفتر سجل المشغل وفقًا لذلك | ||
| تحديث معلومات الدليل في نظام PMS | ||
| تجميع سجل وملف مكالمات الصباح | ||
| تحديث دفتر السجل للخصومات والمزايا | ||
| 19:00-19:30 | مسح نماذج الخصم والمستندات الداعمة لليوم / نسخة مطبوعة في NM Tray |
التوقيع:______________
المراجع:_____________
