في عصر التكنولوجيا، تعتمد معظم عمليات الفنادق على أنظمة إدارة الملكية (PMS)، ونقاط البيع (POS)، والاتصالات، والإنترنت. إذا تعرضت هذه الأنظمة للفشل، قد يحدث تعطل كبير في العمليات. هنا يأتي دور خطة طوارئ تكنولوجيا المعلومات التي تهدف إلى ضمان استمرارية العمليات حتى في حالة انقطاع النظام الإلكتروني.
فريق العمل للطوارئ
يجب أن يتكون فريق الطوارئ لتكنولوجيا المعلومات من ممثلين من الإدارات الأساسية، ويترأسه المدير المقيم أو مدير البهو. يشمل الفريق:
- مدير البهو أو مدير المكاتب الأمامية
- مدير الأغذية والمشروبات
- مشرف المكتب التنفيذي
- مدير تقنية المعلومات وفريقه
- مدير الحسابات
- مشغل الهاتف
إعداد تقارير الطوارئ
لضمان استمرارية العمل، ينبغي تجهيز تقارير طوارئ يومية يتم طباعتها وحفظها بشكل دوري. وتشمل هذه التقارير قائمة النزلاء في الفندق، وقائمة الغرف المحجوزة، وحالة المغادرة، وتوافر الغرف. توزيع هذه التقارير على الأقسام يضمن سير العمليات بسلاسة حتى في حال توقف النظام الرئيسي.
المهام اليدوية أثناء الطوارئ
- مكتب الاستقبال:
- تسجيل الوصول والمغادرة يدويًا باستخدام نماذج التسجيل المطبوعة مسبقاً.
- تحديث تفاصيل النزلاء يدويًا والاحتفاظ بالمستندات لتحديث النظام فور عودته.
- قسم الحجز:
- تدوين الحجوزات يدويًا وإعداد تأكيدات ليتم إدخالها لاحقًا.
- الهاتف:
- متابعة فواتير المكالمات يدويًا، وضبط الخدمات الهاتفية في الغرف.
- الإشراف الداخلي:
- تحديث حالة الغرف باستخدام قوائم ورقية، وإبلاغ مكتب الاستقبال بأي تغيير.
- منافذ الأغذية والمشروبات (نقاط البيع):
- إصدار الفواتير يدويًا وتسجيل الطلبات باستخدام تذاكر طلب المطبخ الورقية، وتحديث الفواتير اليومية وإرسالها لمكتب الحسابات.
تعزيز الأمان على المعلومات
لحماية المعلومات الحساسة، يجب توفير نظام لإدارة المفاتيح وتأمينها. يفضل تخزين المفاتيح في مكان آمن منفصل، ويجب تسجيل أي عملية استلام أو تسليم لها مع تأكيد هوية المستلم.
الاستعداد للطوارئ
- الأدوات المكتبية: الاحتفاظ بمخزون من النماذج الورقية مثل بطاقات التسجيل وفواتير نقاط البيع وتذاكر المطبخ.
- الإبلاغ الفوري: إرسال تحديثات فورية حول حالة النظام إلى الإدارة المعنية.
- التواصل مع الموردين: التواصل مع الدعم الفني لتقنية المعلومات وموردي الأنظمة التقنية للحصول على المساعدة عند الحاجة.
