تُعتبر مراقبة المخزون في الفنادق والمنتجعات جزءًا هامًا من إدارة العمليات اليومية للحفاظ على الأصول ومنع التلاعب والسرقة. ويتم تنسيق مراقبة المخزون عادةً من خلال قسم المحاسبة، مع ضرورة أن تتم عمليات الجرد من قبل فريق خارجي لضمان النزاهة والشفافية.
تقسيم المسؤوليات لتعزيز الرقابة
من الممارسات الجيدة ألا يُسمح لرؤساء الأقسام بإجراء جرد المخزون لأقسامهم بشكل فردي. فعلى سبيل المثال، يمكن لقسم المحاسبة مراجعة مخزون الإشراف الداخلي كإجراء يحقق الشفافية والمراقبة الدقيقة.
يمكن تطبيق نظام الأرقام التسلسلية الفريدة على الأصول والأدوات مثل أجهزة تكنولوجيا المعلومات لتمييزها وتسهيل تتبعها.
أمثلة على نظام الترقيم التسلسلي
- FO-KEY-02: لوحة مفاتيح مكتب الاستقبال.
- FO-CPU-03: جهاز كمبيوتر للمكتب الأمامي.
- FO-PRN-02: طابعة المكتب الأمامي.
- FO-DES-10: مكتب مكتب الاستقبال.
يتبع الكود معيارًا واضحًا حيث يشير الجزء الأول إلى رمز القسم، والجزء الثاني إلى نوع العنصر، والجزء الأخير إلى رقم التتابع، مما يُسهّل التعرف على العناصر المخزنية بمجرد قراءة الكود.
علامات الترقيم وتحديد الهوية
يجب تسجيل الأرقام التسلسلية في سجل رسمي بقسم المحاسبة، مما يسهم في الجرد الدوري واستعادة العناصر في حال ضياعها أو سرقتها.
مواجهة مشكلة سرقة الأصول
تشير تقارير متزايدة إلى سرقة بعض النزلاء للعناصر الفندقية، مثل البياضات والمناشف. ولتجنب ذلك، يُنصح الفنادق بتجنب وضع الشعارات على هذه المواد، لأنها قد تُغري السارقين. كما يمكن وضع علامة ملونة في زاوية معينة على البياضات لتسهيل استرجاعها وتحديد ملكيتها عند استردادها.
استخدام برامج إدارة المخزون
في الفنادق الكبيرة، يصبح التحكم اليدوي في المخزون تحديًا؛ ولذلك يُنصح باستخدام برامج مخصصة لمراقبة المخزون، حيث تتيح هذه البرامج المتطورة متابعة دقيقة وتحليل البيانات بسهولة، وتساهم في تحسين الكفاءة وضمان توفر الإمدادات اللازمة باستمرار.
النصائح الأساسية لإدارة المخزون في الفنادق:
- تقسيم الواجبات: لضمان الشفافية وتقليل فرص التلاعب.
- إجراء تفتيشات مفاجئة: للمخازن والمخزون للتحقق من تطابقه.
- تدوين العناصر: من خلال نظام ترقيم مميز لتتبع المعدات.
- استخدام تقنيات متطورة: مثل برامج إدارة المخزون لتعزيز الدقة والكفاءة.
التحكم في المخزون بشكل فعّال يساعد على تحسين إدارة الفندق وتجنب الهدر وزيادة الشفافية، ما ينعكس بشكل إيجابي على العمليات اليومية وتحقيق الأرباح بشكل مستدام.
