تلعب تعليمات الفوترة دورًا حيويًا في إدارة الحجوزات وتسوية الفواتير في الفنادق، حيث تُظهر طريقة الدفع وتحدد كيفية التعامل مع عمليات الفوترة بشكل يضمن الوضوح والدقة. تسهم هذه التعليمات في مساعدة موظفي مكتب الاستقبال وأمناء الصندوق في إجراء التسويات بشكل صحيح عند تسجيل المغادرة، مما يقلل من احتمالية النزاعات ويعزز تجربة النزلاء.
أهمية تعليمات الفوترة
- الدقة والوضوح: توضح تعليمات الفوترة الطريقة المثلى لإتمام التسوية، مما يقلل من الأخطاء المحتملة.
- تسهيل العمل: توفر معلومات دقيقة لموظفي المكاتب الأمامية لتحديد طريقة الدفع عند تسجيل المغادرة.
- تقليل النزاعات: تساعد في منع النزاعات مع النزلاء بشأن الفواتير.
استخدام تعليمات الفوترة في أنظمة PMS
توفر أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) الحديثة حقولًا منفصلة لتعبئة تعليمات الفوترة، حيث يمكن تحديث التعليمات مباشرة أثناء إدخال الحجز، مما يضمن ظهورها على المستندات المختلفة مثل:
- فاتورة النزيل.
- بطاقة التسجيل.
- المستندات الداخلية الخاصة بالصراف.
على سبيل المثال:
- إذا كان الدفع يتم نقدًا فقط، يجب الإشارة إلى ذلك بوضوح في تعليمات الفوترة.
- في حال عدم تأكيد طريقة الدفع مسبقًا، يمكن وضع الحجز في حالة “اختياري” حتى يتم التأكيد.
الالتزام بالرموز القياسية
تُحدد إدارة الفندق رموزًا قصيرة موحدة لتعليمات الفوترة، ويُطلب من الموظفين الالتزام بها بدقة. تظهر هذه الرموز في مختلف المستندات والتقارير المتعلقة بالفواتير والحجوزات، مما يضمن سهولة الفهم والتنفيذ.
نماذج من رموز تعليمات الفوترة بالفنادق
| الوصف العربي | الرمز والوصف بالإنجليزية |
|---|---|
| الفوترة المباشرة | BD – Bill Direct |
| فوترة الشركات | BTC – Bill To the Company |
| الإنترنت | WIFI – Internet |
| المغسلة | LNDRY – Laundry |
| دفع الحساب الخاص | POA – Pay Own Account |
| تم الدفع المسبق | PREPAID – Pre Payment is done |
| الرسوم على شركة | CTC – Charge to Company |
| الرسوم على وكالة السفر | CTA – Charge to Travel Agent |
| الرسوم على بطاقة ائتمان | CTCC – Charge to Credit Card |
| دفع مباشر | DPMT – Direct Payment |
| بطاقة ائتمان | CC – Credit Card |
| مكالمات هاتفية | TEL – Telephone Calls |
| مواصلات من وإلى المطار | TRNSFR – Airport Transfer |
| جميع الرسوم على | ALLCHGS – All charges to |
| دفعة مقدمة | DEP DUE – Deposit Due |
| جمع القسائم | COLVCHR – Collect voucher |
| الإفطار | BFST – Breakfast |
| كل الوجبات | MEALS – All Meals |
| سرير إضافي | EB – Extra Bed |
| خطة أوروبية | EP – European Plan |
| خطة كونتيننتال | CP – Continental Plan |
| خطة أمريكية معدلة | MAP – Modified American Plan |
| الفاتورة الكاملة على شركة | EBTC – Entire Bill to Company |
| المشروبات | BV – Beverage |
| التدخين | SM – Smokes |
| الغسيل | LD – Laundry |
نصائح إضافية
- تدريب الموظفين: يجب تدريب موظفي مكتب الاستقبال على قراءة وفهم رموز تعليمات الفوترة لضمان التسوية الصحيحة.
- مراجعة التعليمات: التأكد من تحديث تعليمات الفوترة بشكل دوري لمواكبة التغييرات في سياسة الفندق أو طلبات النزلاء.
- إدارة الشكاوى: الاحتفاظ بنسخة من جميع تعليمات الفوترة لتقديم مرجع عند حدوث أي نزاعات.
أسئلة تدريبية
- ما أهمية تعليمات الفوترة لموظفي مكتب الاستقبال؟
- كيف يمكن تحديث تعليمات الفوترة في أنظمة PMS؟
- ما هي الرموز القصيرة الأكثر استخدامًا لتعليمات الفوترة؟
الختام
تعتبر تعليمات الفوترة جزءًا أساسيًا من العمليات اليومية في الفنادق، وتضمن تجربة نزيل سلسة من الحجز إلى تسجيل المغادرة. تنفيذ تعليمات واضحة وموحدة يعزز من كفاءة العمليات ويحسن من رضا النزلاء.
