إدارة النوبة المسائية في مكتب الاستقبال تتطلب مهارات تنظيمية عالية وانتباهًا للتفاصيل لضمان تقديم تجربة سلسة للنزلاء. هذه القائمة تشمل المهام الأساسية التي يجب تنفيذها خلال النوبة المسائية، مع التركيز على الجودة والكفاءة.
جدول المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال – النوبة المسائية
| الوقت | المهمة | تم |
|---|---|---|
| 13:00 – 14:00 | – حضور اجتماع الإحاطة بعد الظهر والتسليم من فريق الصباح. | |
| – عد النقد. | ||
| 14:00 – 16:00 | – التحقق من الأدوات المكتبية والإشراف على منطقة البهو واللاونج. | |
| – مراجعة تقرير الاستقبال / التوصيل للمطار مع الكونسيرج. | ||
| – ضمان نظافة اللوبي والصالة. | ||
| – التحقق من تغيير الغرف بالتنسيق مع الكونسيرج والمدير الليلي. | ||
| – مراجعة حالة جميع الغرف ومعالجة أي تناقض. | ||
| – نشر الرسوم أو الودائع العرضية يدويًا وفقًا لتعليمات النوبة الصباحية. | ||
| – إزالة التتبع والرسائل في وقت قياسي. | ||
| – طباعة وحفظ تقرير الطوارئ في تمام الساعة 16:00. | ||
| – تخصيص الغرف للحجوزات اليومية. | ||
| – التعامل مع إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة وصرف العملات. | ||
| – تحديث ملفات النزلاء في نظام إدارة الممتلكات (PMS). | ||
| 17:00 – 17:30 | – متابعة المهام المفتوحة من النوبة الصباحية. | |
| 17:30 – 22:30 | – متابعة إزالة التتبع ومعالجة الرسائل. | |
| – مراجعة رسائل البريد الإلكتروني. | ||
| – معالجة تناقض الغرف بالتنسيق مع المدير المناوب. | ||
| – تنفيذ أي تعليمات استرداد. | ||
| – التحقق من حجوزات المغادرة لليوم التالي. | ||
| – التفاعل مع النزلاء ومجاملتهم لتعزيز رضاهم. | ||
| – التحقق من حجوزات الغرف بدون إفطار لليوم التالي. | ||
| – متابعة المستندات الداعمة مع قسم الحجوزات. | ||
| – حظر الغرف لوصول اليوم التالي بالتنسيق مع المدير الليلي. | ||
| – إعداد رسائل الترحيب للنزلاء ذوي المناسبات الخاصة. | ||
| – التحقق من حدود الائتمان والنشر بعد مراجعة المدير المناوب. | ||
| 22:30 – 23:30 | – إعداد التسليم لفريق المساء والتأكد من نقل جميع التعليمات المفتوحة. | |
| – مراجعة جميع المعاملات والنشر. | ||
| – الموافقة على المصروفات النثرية من مدير المكاتب الأمامية / المدير المناوب. | ||
| – إغلاق الصندوق وإيداع المبالغ النقدية. | ||
| – حضور اجتماع الإحاطة المسائي والتسليم للفريق الليلي. |
ملاحظات
- التوقيع:
تأكيد جميع المهام المنجزة من قبل مساعد المكتب الأمامي. - المراجع:
التحقق من المسؤول المباشر عن جميع المهام لضمان الكفاءة والجودة.
هذه القائمة التفصيلية لمهام النوبة المسائية تضمن استمرارية العمل بكفاءة وجودة في مكتب الاستقبال، مع الحفاظ على رضا النزلاء والتنسيق بين الفرق المختلفة داخل الفندق.
