المكاتب الأمامية – الوصف الوظيفي للمدير المناوب / مدير البهو في الفنادق
المدير المناوب / مدير البهو في الفنادق
المسمى الوظيفي: المدير المناوب / مدير البهو
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية
ملخص الوظيفة:
يعتبر المدير المناوب في الفندق مسؤولاً رئيسياً عن إدارة عمليات المكاتب الأمامية خلال فترات العمل، لضمان تقديم خدمات راقية للنزلاء والحفاظ على بيئة منظمة وهادئة في جميع الأوقات. تشمل مهامه الإشراف على البهو، إدارة فريق العمل في المكاتب الأمامية، وتقديم تجربة مخصصة لكبار الشخصيات، مما يعزز رضا النزلاء ويترك لديهم انطباعاً إيجابياً عن مستوى الخدمة الفندقية. مع التطورات الحديثة في قطاع الضيافة، بات من الضروري للمدير المناوب مواكبة التكنولوجيا وإدارة توقعات النزلاء بدقة، وهو ما يعزز مكانته في تقديم تجربة شاملة ومميزة.
مهام ومسؤوليات المدير المناوب
- استقبال كبار الشخصيات وإدارة العلاقات مع النزلاء:
- يرحب المدير المناوب بكبار الشخصيات (VIP) فور وصولهم، ويتولى تقديم الخدمات الخاصة المطلوبة لهم بالتنسيق مع مدير مكتب الاستقبال. كما يسهم في توفير تجربة ضيافة عالية الجودة للضيوف المميزين، حتى في غياب موظفي علاقات النزلاء، لضمان استقبال مميز يليق بمكانة الفندق.
- التأكد من نظافة وتنظيم البهو:
- الإشراف على نظافة البهو والمناطق العامة بشكل مستمر، والتأكد من أن جميع موظفي المكاتب الأمامية يظهرون بمظهر لائق ويتمتعون بسلوك احترافي يعكس صورة الفندق. يشمل ذلك التحقق من بطاقات تسجيل النزلاء وتأكيد اكتمال معلوماتهم لضمان خدمة دقيقة.
- إدارة الإشغال والتنسيق مع الفرق الأخرى:
- توجيه موظفي الاستقبال خلال فترات الإشغال المرتفعة، خاصة عند وصول النزلاء بدون حجز مسبق، مع متابعة الإفراج عن الغرف حسب الحاجة. ينسق المدير المناوب مع فرق الأمن وخدمات الغرف لضمان تكامل العمليات وتقديم تجربة مريحة للنزلاء.
- التعامل مع شكاوى النزلاء ومتابعتها بفعالية:
- يعمل المدير المناوب على حل الشكاوى واستفسارات النزلاء بسرعة وفعالية، مع تسجيل التفاصيل في دفتر سجل المدير المساعد لضمان متابعتها بالشكل المطلوب، ويهدف ذلك إلى تعزيز رضا النزلاء عن طريق تلبية احتياجاتهم.
- إدارة العمليات المالية والإشراف على النقد:
- الموافقة على البدلات والحسومات حسب الحاجة، وتوجيه الرسوم للخدمات الإضافية أو المغادرة المتأخرة لضمان سياسة ائتمان واضحة وفعّالة. يتابع أيضًا تقرير فحص الائتمان بالتنسيق مع قسم الائتمان للحفاظ على دقة العمليات المالية.
- تحسين جودة خدمة العملاء والتواصل مع الفرق:
- تحسين العلاقات العامة مع النزلاء وتعزيز العلاقات الداخلية بين الفريق لضمان بيئة عمل إيجابية. كما يساهم في تدريب الموظفين الجدد ومراقبة أدائهم لضمان الامتثال لمعايير الفندق وتقديم أفضل تجربة للضيوف.
- تنظيم وتحسين بيئة العمل في المكاتب الأمامية:
- التأكد من تنظيم مكتب الاستقبال والحفاظ على بيئة مهنية، وتطبيق سياسات السلوك العام في العمل. يناقش المدير المناوب المشكلات التي يواجهها الفريق ويقدم الحلول المناسبة بالتنسيق مع إدارة المكاتب الأمامية.
- متابعة تنفيذ المهام التشغيلية اليومية:
- الإشراف على المهام اليومية لموظفي الاستقبال، بما في ذلك التأكد من إجراء مكالمات الاستيقاظ بشكل صحيح وتلبية طلبات النزلاء بسرعة واحترافية. يساهم أيضًا في استخدام أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) لتبسيط العمليات وضمان تقديم خدمات دقيقة وفعالة.
الشروط والمؤهلات
- التعليم:
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الفنادق والمطاعم أو تخصص ذي صلة.
- الخبرة:
- خبرة لا تقل عن سنتين في دور مشابه، ويفضل أن يمتلك المتقدم مهارات تواصل متعددة اللغات وخبرة في التعامل مع الأنظمة الرقمية لإدارة الضيافة.
- المهارات الأساسية:
- مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية، وتعتبر اللغات الإضافية ميزة كبيرة.
- القدرة على حل المشكلات بفعالية والعمل تحت الضغط، مع مستوى عالٍ من التنظيم والقيادة.
أهمية دور المدير المناوب في قطاع الضيافة الحديث
في ظل تزايد توقعات النزلاء واعتماد التكنولوجيا، أصبح دور المدير المناوب حيويًا لتحقيق تجربة ضيافة متكاملة. يسهم المدير المناوب في تحسين الكفاءة التشغيلية للفندق من خلال تبني أنظمة إدارة الممتلكات الرقمية (PMS)، والتعاون مع الفرق المختلفة لضمان تقديم خدمات تتوافق مع توقعات النزلاء. تساعد هذه الاستراتيجيات على تعزيز رضا النزلاء وبناء سمعة قوية للفندق في سوق الضيافة المتنامي.
