السياسات والاجراءات -المكاتب الأمامية -التحكم في مفاتيح غرفة النزلاء في المكاتب الأمامية

القسم: المكاتب الأمامية -عام

وقت التدريب: 60 دقيقة

أهداف التدريب:

تتمثل الأهداف في ضمان أن موظفي المكاتب الأمامية في الفنادق يتعاملون مع مفاتيح الغرف بشكل آمن، مع الاهتمام الكبير بالتحقق من هوية النزيل قبل إصدار المفتاح. الهدف هو توفير بيئة آمنة للضيوف وتحقيق مستويات عالية من رضاهم، بالإضافة إلى الامتثال لسياسات الفندق.

إجراءات إصدار مفاتيح غرفة النزلاء:

1. التحقق من هوية النزيل: عند طلب النزيل للحصول على مفتاح غرفته، يجب على موظف الاستقبال طلب الاسم الأخير ورقم الغرفة. بعد التحقق من المعلومات في نظام الفندق (PMS)، إذا كان هناك أي شكوك أو اختلافات في التفاصيل، يجب طلب هوية سارية مثل جواز السفر أو بطاقة الهوية الوطنية. في حالة عدم توفر هوية، يجب مرافقة النزيل إلى الغرفة للتأكد من الهوية.
2. الموافقة في الحالات الطارئة: في حالات الطوارئ، يمكن استخدام معلومات مثل رقم جواز السفر وتاريخ الميلاد للتحقق من هوية النزيل في النظام، ولكن يجب توخي الحذر في هذه الحالات. في حال كانت هناك شكوك ولم يتعاون النزيل في الدخول إلى الغرفة، يجب إبلاغ مدير مكتب الاستقبال فورًا.
3. إصدار المفاتيح في الحالات الأخرى: في حال طلب النزيل مفتاح إضافي أو فقد المفتاح الأصلي، يجب إعادة برمجة مفتاح جديد. في حالة فقدان المفتاح، يجب منح النزيل مفتاحًا جديدًا مع رمز جديد لضمان الأمان.
4. التحقق من الأذونات قبل إصدار المفتاح: يجب عدم تسليم مفاتيح الغرف إلى أي شخص يدعي أنه حصل على إذن من النزيل لدخول الغرفة إلا إذا كان النزيل قد منح إذنًا شفهيًا أو خطيًا.
5. تخزين المفاتيح بأمان: يجب تجنب كتابة أرقام الغرف على المفاتيح لضمان عدم حدوث تسرب أو ضياع للمعلومات في حال تم العثور على المفاتيح في مكان غير مناسب. بدلاً من ذلك، يتم استخدام رموز مميزة للحفاظ على الأمان.

إجراءات دخول الموظفين إلى الغرف:

1. من هم الموظفون المصرح لهم بالدخول: يتم السماح فقط للموظفين المعينين والمصرح لهم بالدخول إلى الغرف المشغولة، مثل موظفي الجرس، البواب، موظفي مكتب الاستقبال، ومشرفي الغرف. ينبغي أن يكون لكل موظف رمز دخول خاص به وغير مشترك مع الآخرين.
2. إجراءات مفتاح المغادرة: يتم تسليم مفتاح غرفة المغادرة إلى الخادم لجمع الأمتعة والتحقق من الميني بار. بعد إزالة الأمتعة من الغرفة، يجب إعادة المفتاح إلى موظف الاستقبال.

إجراءات غرف العرض:

1. غرف مخصصة للمبيعات: يتم إغلاق مجموعة من الغرف يوميًا لأغراض العرض من قبل مدير المكتب الأمامي. يجب إصدار مفتاحين لهذه الغرف، وتتم إعادة المفاتيح بعد زيارة الموقع.

أسئلة موجزة للتدريب:

1. ما الخطوات التي يجب اتخاذها إذا كان هناك عدم تطابق في التفاصيل المقدمة من قبل النزيل؟ يجب طلب هوية سارية أو مرافقة النزيل إلى الغرفة للتحقق من هويته.
2. ما الذي يجب القيام به أثناء عمل مفتاح مكرر؟ يتم إعادة برمجة المفتاح مع رمز مكرر.
3. ما الذي يجب عمله إذا فقد النزيل بطاقته الرئيسية؟ يجب إصدار مفتاح جديد باستخدام رمز جديد لضمان الأمان.
4. لماذا من المهم التحقق من تفاصيل النزيل قبل تسليم المفتاح؟ لضمان الأمان وحماية خصوصية النزيل ولتجنب أي انتهاك لسياسات الفندق.
5. ما الخطوة التي يجب اتخاذها إذا شعرت بالريبة تجاه الشخص الذي يطلب المفتاح؟ يجب إبلاغ مدير مكتب الاستقبال على الفور إذا كانت هناك شكوك في هوية الشخص الذي يطلب المفتاح.