السياسات والإجراءات: نصائح تدوين الطلبات في خدمة الغرف / غرفة الطعام

القسم: الأغذية والمشروبات – خدمة الغرف

وقت التدريب: 45 دقيقة

إجراءات تدوين الطلبات في خدمة الغرف

1. تحية النزلاء بحرارة:

• يجب الرد على المكالمات في غضون 3 رنات كحد أقصى.
• تقديم نفسك وتعريف القسم الخاص بك، مثل:
  • “صباح الخير، أهلا بكم في غرفة الطعام. معكم [اسم الموظف]. كيف يمكنني مساعدتكم؟”
• استخدام اسم النزيل إن كان متاحًا من خلال نظام الهاتف لخلق تجربة شخصية أكثر.

2. التحقق من البيانات:

• إذا كان النظام يعرض اسم النزيل ورقم الغرفة، قم بتأكيدها وسجلها.
• كتابة الطلبات بوضوح في دفتر الطلبات، مع تضمين الوقت ورقم الغرفة.

3. مراجعة سياسة الفواتير:

• إجراء استعلام عن الغرفة باستخدام ماكينة نقاط البيع للتأكد من طريقة الدفع:
  • إذا كان الدفع نقديًا، أوضح للنزيل أن الدفع سيتم عند تسليم الطلب.
  • إذا لم يكن الدفع نقديًا، استمر في أخذ الطلب دون مناقشة طريقة الدفع.

4. استخدام تقنيات البيع العاطفي:

• كن على اطلاع دائم بأنشطة الفندق وقائمة الطعام.
• راجع المطبخ يوميًا للتعرف على الأطباق اليومية والعروض الخاصة.
• إذا بدا النزيل محتارًا، اسأله عن تفضيلاته، مثل نوع البروتين (لحم، سمك، دواجن).
• اقتراح أطباق إضافية أو مكملات، مثل:
  • “هل بإمكاني أن أقترح عليكم كوكتيل الأفوكادو كمقبلات؟”
  • “هل تفضلون كوبًا من النبيذ مع الوجبة؟”
• التركيز على الأطباق الأكثر ربحية والتي يُوصي بها الشيف.

5. تدوين الطلبات بدقة:

• اسأل أسئلة إضافية للتأكد من طلب النزيل، مثل:
  • “كيف تفضل أن يكون مستوى الطهي للحوم؟ متوسط أم تام النضج؟”
  • “هل تفضل نوعًا معينًا من صوص السلطة؟”
• سجل الطلبات الخاصة بوضوح مثل طلبات الابتعاد عن الدهون.
• سجل عدد النزلاء وتفاصيل الفواتير لتسهيل إعداد الأدوات اللازمة.

6. نظام التحكم في الوقت:

• حدد الوقت المتوقع لتسليم الطلب بناءً على تقييم مدير المنفذ أو الشيف.
• اضبط مؤقتًا لمتابعة الطلب. إذا لم يتم تسليمه في الوقت المحدد:
  • اتصل بالنزيل لتقديم اعتذار وتحديد وقت جديد.

7. إعادة تأكيد الطلب:

• بأسلوب مهذب، اقرأ الطلب مرة أخرى على النزيل لتأكيد التفاصيل.
• أبلغ النزيل بالوقت المتوقع للتسليم.
• اشكر النزيل وأغلق المكالمة بعد أن يُنهي النزيل الاتصال.

أسئلة تدريبية موجزة

1. كيف يتم تحية النزلاء؟
   • بالرد السريع، تعريف القسم، وتحية النزيل باستخدام اسمه عند الإمكان.
2. ما هي الإجراءات عند وجود النزيل في قائمة الدفع النقدي؟
   • توضيح ضرورة الدفع عند التسليم.
3. كيف يمكنك استخدام طرق البيع العاطفي؟
   • بتقديم اقتراحات للأطباق المميزة ومساعدته في اختيار طبق يناسب تفضيلاته.
4. متى يتم إدخال التفاصيل في ماكينة نقاط البيع؟
   • قبل تأكيد الطلب للتأكد من سياسة الفواتير.
5. لماذا يُعد نظام التحكم في الوقت مهمًا؟
   • لضمان الالتزام بالمواعيد وتحسين تجربة النزيل.

تدوين الطلبات في خدمة الغرف يتطلب احترافية ودقة لضمان تقديم تجربة مميزة للنزيل. استخدام تقنيات البيع العاطفي، الاهتمام بالتفاصيل، والالتزام بالوقت يعزز رضا النزلاء ويعكس جودة الخدمة.

توصية: تدريب منتظم للموظفين على مهارات التواصل وتقنيات البيع يعزز من كفاءة الفريق وجودة الخدمة.