المسمى الوظيفي: أمين مخزن
تحت إدارة: مدير المشتريات / مدير المخازن
ملخص الوظيفة:
أمين المخزن في الفندق هو المسؤول الرئيسي عن استلام وتخزين وإصدار الإمدادات والمعدات اللازمة لعمليات الفندق اليومية، مما يتطلب تنسيقًا وثيقًا مع قسم المشتريات لضمان سلاسة العمليات والمطابقة الصارمة لمعايير النظافة والجودة. يشمل ذلك الحفاظ على تنظيم مناطق التخزين وترتيبها باستمرار، والتحقق من تطابق السلع المستلمة مع طلبات الشراء وتوثيقها. يعمل أيضًا على جرد المخزون شهريًا ومتابعة سجلات النفقات والاستهلاك.
مهام ومسؤوليات أمين المخزن:
- استلام وتخزين السلع: الإشراف على استلام وتوزيع السلع الواردة بما يضمن توجيهها للمناطق الصحيحة.
- إدارة المخزون: تنفيذ جرد منتظم للسلع ومراقبة مستويات المخزون بناءً على المعايير المحددة، بما في ذلك المواد الغذائية والمشروبات والمخزون التشغيلي.
- التوثيق والتنظيم: الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة، بما في ذلك الفواتير وتقارير المخزون، لضمان توثيق وإيداع جميع المستندات بشكل صحيح.
- الامتثال لمعايير الصحة والنظافة: مراقبة نظافة وتنسيق مرافق التخزين بشكل يومي، وضمان توافقها مع معايير الصحة العامة للفندق.
- التأكد من تطابق الطلبات: التحقق من استلام الكميات والمواصفات الصحيحة ورفض السلع غير المطابقة أو التالفة.
- توقيع وتوثيق الطلبات: ضمان توقيع طلبات الشراء من قبل الأقسام المختصة وتحديث نظام إدارة المخزون.
- نشر الفواتير والتحديثات: تحديث برنامج MMS – نظام إدارة المواد، ونشر جميع الفواتير المتعلقة بالمخزون والإمدادات.
- التدقيق المادي للمخزون: تنفيذ عمليات تدقيق مادية منتظمة للمخزون للتحقق من مستويات واحتياجات المخزون، وتقديم تقارير حول أي اختلافات.
- إدارة التعاون مع الموردين: العمل عن قرب مع فريق المشتريات لمتابعة توصيل السلع ومعالجة أي مشكلات في التسليم.
- الالتزام بالإجراءات: توثيق عمليات المخزن بعد ساعات العمل وفقًا للسياسات الداخلية، وضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة.
- تنسيق عمليات الجرد: إجراء الجرد بانتظام والتحقق من توافق مستويات المخزون مع أنظمة إدارة المواد.
- تحديثات منتظمة: مراقبة تواريخ الانتهاء وتجنب شراء العناصر بطيئة الحركة، وتحديث مستويات المخزون حسب الحاجة.
الشروط:
- التواصل والعمل الجماعي: مهارات قوية في التواصل والقدرة على العمل ضمن فريق أو بشكل مستقل.
- التنظيم والدقة: الدقة في أداء المهام والانتباه للتفاصيل.
- مهارات تقنية: الإلمام ببرنامج إدارة المخزون MMS وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
- المرونة: القدرة على التكيف مع مواقف العمل المتغيرة والمتنوعة.
التعليم:
- دبلوم أو درجة في الإدارة أو الأعمال ذات الصلة مع مهارات قوية في استخدام برامج الأوفيس.
الخبرة:
- خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المخازن ومراقبة المخزون، ويفضل أن تكون في فندق شامل الخدمات أو ضمن قطاع الضيافة.
