المكاتب الأمامية
السياسات والإجراءات- المكاتب الأمامية– فواتير الشركات أو الفواتير المباشرة
فواتير الشركات أو الفواتير المباشرة
القسم: المكاتب الأمامية- أمين الصندوق
وقت التدريب: 30 دقيقة
وضع إجراءات للموافقة على فاتورة للشركة أو امتيازات خاصة بالفوترة لشركة أو وكيل سفريات. وكذلك لتحديد الإجراءات للتعامل مع حسابات الفواتير المباشرة.
- إذا رغبت إحدى الشركات في الحصول على امتيازات مباشرة خاصة بالفواتير أو التسهيلات الائتمانية مع الفندق، فيجب على فريق مبيعات الفندق أولاً تقديم خطاب تفويض ” فوترة الى الشركة ” إلى مدير ائتمان الفندق أو إلى المراقب المالي للفندق. مع CVGR الموقع.
- يجب أن يحتوي “خطاب التفويض على الفاتورة لشركة أو الفوترة المباشرة” على ما يلي:
- يجب أن يكون الخطاب على ورق الشركة أو وكيل السفر الرسمي.
- يجب أن يتضمن الخطاب أسماء جميع الأفراد المخولين بالتوقيع.
- اسم الشخص الذي سيستلم ويوافق على البيان.
- أنواع الرسوم التي وافقت عليها الشركة (أي رسوم الإقامة (الغرفة + الضريبة + رسوم الخدمة)، قم بالتوقيع على جميع الرسوم).
- عنوان الفوترة الصحيح للشركة / وكيل السفر.
- تفاصيل الاتصال البريد الإلكتروني / رقم الهاتف / الفاكس للشركة.
- يتم الاحتفاظ بنسخة من هذه الخطابات في ملف للرجوع إليها في المستقبل، ويتم إرسال نسخة إلى الحجوزات ويتم إرسال نسخة إلى مكتب الاستقبال.
- تقوم إدارة المحاسبة بتعيين رقم تعريفي (المستحق القبض) على الشركة أو ملف تعريف الوكلاء ليتمكن من تسديد الفاتورة أو التسوية الائتمانية على نظام إدارة الفندق.
- يجوز الاحتفاظ بأذون فواتير مباشرة في ملف الشركات التي تقوم بأعداد كبيرة من الحجوزات، ثم يقوم مدير الائتمان بإرسال كشف الحساب إلى الشركة في الوقت المناسب للتخليص.
- إذا أصبحت الشركة متأخرة في السداد فإن مسؤولية مكتب المحاسبة هي إخطار الحجوزات ومكتب الاستقبال بأن امتيازات الدفع المباشر للشركة في القائمة السوداء.
- يتم تعليق جميع التسهيلات الائتمانية حتى يتم استلام المبلغ كاملاً من الشركة. في ذلك الوقت، ويجب على المراقب المالي اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان سيتم إعادة امتيازات الفوترة المباشرة للشركة.
الحجز / مكتب الاستقبال:
- بعد تصفية شركة و / أو حساب من قبل المحاسبة للفواتير المباشرة، يمكن لموظفي الحجز استخدام نسختهم من خطاب طلب الموافقة المباشرة على الفواتير كإذن لختم “الفواتير المباشرة” على جميع الحجوزات المستقبلية لتلك الشركة.
- لا يجوز منح “الفاتورة المباشرة” إلا للحسابات المفوضة مسبقاً من قبل قسم المحاسبة. وإذا طلب نزيل الفوترة المباشرة إلى شركته، ولم يكن هناك ترخيص في الملف، فيجب إحالته إلى مدير الائتمان أو المراقب المالي.
- لا يُسمح لإدارة مكتب الاستقبال بالموافقة على أي ترتيبات فاتورة مباشرة.
- عند تسجيل الخروج، يجب التحقق من حسابات الفوترة المباشرة وتوقيعها من قِبل النزيل للتأكيد على التحقق. سيساعد هذا في منع معظم النزاعات المتعلقة بالفواتير عند سداد الرسوم.
- يتم إرفاق جميع المراسلات الداعمة بالفاتورة النهائية وإرسالها إلى فريق الحسابات.
- ملف تعريف الشركة الصحيح أو وكيل السفر مع AR –ID صالح ليتم استخدامه فقط أثناء تنفيذ الفاتورة لتسوية AR.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. من المسؤول عن تفويض الفوترة المباشرة لشركة ما؟
Q2. ما التفاصيل التي يجب تقديمها في الفاتورة إلى خطاب تفويض AR؟
Q3. ما هو معرف حساب AR؟
Q4. هل يفوض موظفو المكاتب الأمامية الموافقة على أي طلب فوترة مباشر؟
Q5. لماذا من المهم توقيع النزيل على الفواتير والمراسلات في وقت تسجيل المغادرة؟
