القسم: المكاتب الأمامية – أمين الصندوق
مدة التدريب: 30 دقيقة
أهداف السياسة:
- وضع إجراءات واضحة للموافقة على الفواتير المباشرة للشركات أو التسهيلات الائتمانية.
- تحديد الخطوات المطلوبة للتعامل مع حسابات الفوترة المباشرة وضمان الامتثال للسياسات المالية.
- تعزيز التنسيق بين الإدارات (المحاسبة، المبيعات، والحجوزات) لضمان تجربة سلسة للعملاء.
الإجراءات التفصيلية:
طلب الامتيازات الائتمانية والفوترة المباشرة:
- خطاب التفويض:
- في حال رغبة إحدى الشركات أو وكلاء السفر في الحصول على امتيازات الفوترة المباشرة، يجب تقديم خطاب تفويض رسمي إلى مدير الائتمان أو المراقب المالي.
- يجب أن يكون الخطاب على ورق رسمي يحمل شعار الشركة/وكيل السفر، ويتضمن:
- أسماء الأفراد المفوضين بالتوقيع.
- اسم الشخص المسؤول عن استلام ومراجعة الفواتير.
- أنواع الرسوم الموافق عليها (مثل الإقامة فقط أو جميع الرسوم).
- عنوان الفوترة الصحيح وتفاصيل الاتصال (البريد الإلكتروني/رقم الهاتف/الفاكس).
- توزيع الخطاب:
- تُرسل نسخ من خطاب التفويض إلى:
- قسم الحجوزات.
- مكتب الاستقبال.
- يتم حفظ نسخة مرجعية في ملفات إدارة المحاسبة.
- تُرسل نسخ من خطاب التفويض إلى:
- تعيين معرف الحساب:
- تقوم إدارة المحاسبة بتعيين رقم تعريف (AR-ID) للحساب الجديد لتسهيل عمليات الفوترة والتسوية.
إدارة الحسابات المتأخرة:
- إذا تأخرت الشركة في السداد:
- يتم إخطار قسم الحجوزات ومكتب الاستقبال لإيقاف امتيازات الفوترة المباشرة.
- تُعلق التسهيلات الائتمانية حتى يتم تسديد كافة المبالغ المتأخرة.
- يُراجع المراقب المالي الوضع لتحديد إمكانية استعادة الامتيازات.
التعامل مع حجوزات الفوترة المباشرة:
- الحجوزات المستقبلية:
- بعد الموافقة على خطاب التفويض من المحاسبة، يمكن لموظفي الحجوزات ختم “الفواتير المباشرة” على حجوزات الشركة.
- التعامل مع طلبات النزلاء:
- إذا طلب نزيل فوترة مباشرة ولم يكن هناك ترخيص مسبق، يتم إحالة الطلب إلى مدير الائتمان أو المراقب المالي.
- لا يجوز لموظفي مكتب الاستقبال الموافقة على أي طلبات فوترة مباشرة.
- تسوية الحساب عند تسجيل المغادرة:
- يجب مراجعة الفواتير الموجهة للشركات وتوقيعها من قِبل النزيل لتوثيق الموافقة، مما يقلل النزاعات لاحقًا.
- يتم إرفاق جميع الوثائق الداعمة مع الفاتورة النهائية وإرسالها إلى قسم الحسابات.
- التأكد من استخدام معرف الحساب الصحيح (AR-ID):
- لضمان التسوية السليمة، يجب استخدام المعرف المعتمد أثناء إعداد الفواتير.
أسئلة تدريبية:
- من المسؤول عن تفويض الفوترة المباشرة لشركة ما؟
- مدير الائتمان أو المراقب المالي.
- ما التفاصيل المطلوبة في خطاب التفويض؟
- أسماء المفوضين، نوع الرسوم الموافق عليها، العنوان وتفاصيل الاتصال.
- ما هو معرف الحساب (AR-ID)؟
- رقم تعريفي يتم تعيينه لحساب الشركة لتسهيل الفوترة والتسوية.
- هل يمكن لموظفي المكاتب الأمامية الموافقة على طلبات الفوترة المباشرة؟
- لا، يجب إحالة الطلبات إلى مدير الائتمان أو المراقب المالي.
- لماذا يُعد توقيع النزيل على الفاتورة عند تسجيل المغادرة مهمًا؟
- لتوثيق الموافقة وتقليل النزاعات المتعلقة بالفوترة لاحقًا.
