أثناء إقامة النزيل، تتغير حالة الإشراف الداخلي لغرفة الضيوف عدة مرات لتلائم احتياجات النزيل وإدارة الفندق. وتعتبر هذه الحالات من المصطلحات المعتادة التي تُستخدم في صناعة الضيافة، وقد لا تنطبق جميعها على إقامة كل نزيل. من المهم إرسال التحديثات الخاصة بهذه الحالات بشكل فوري إلى المكاتب الأمامية، لزيادة كفاءة إدارة الغرف وتعظيم إيرادات الفندق.
يلعب التنسيق الدقيق بين مكتب الاستقبال وقسم الإشراف الداخلي دوراً محورياً في ضمان سير العمل بسلاسة، خصوصاً في الفنادق ذات الأنظمة اليدوية أو شبه الآلية.
مصطلحات حالات الغرفة:
- شاغرة (Occupied): يشغل النزيل حالياً الغرفة.
- الإقامة (Stayover): النزيل مقيم بالغرفة وليس من المتوقع مغادرته اليوم، وسيبقى على الأقل لليلة أخرى.
- على التغيير (On-Change): النزيل غادر الغرفة، لكن لم يتم تنظيفها وتجهيزها للضيف القادم.
- عدم الإزعاج (Do Not Disturb – DND): النزيل طلب عدم إزعاجه خلال تواجده في الغرفة.
- قيد التنظيف (Cleaning in Progress): الغرفة تحت التنظيف حالياً بواسطة فريق الإشراف الداخلي.
- النوم خارجاً (Sleep-Out): النزيل مسجل في الغرفة، لكن لم يُستخدم السرير.
- في قائمة الانتظار (Wait List): النزيل وصل إلى الفندق، لكن غرفته لم تجهز بعد وتوضع في قائمة الانتظار كأولوية للتنظيف.
- هارب (Skip): غادر النزيل الفندق دون تسوية حسابه المالي.
- شاغر وجاهز (Vacant and Ready): الغرفة نظيفة ومفتشة وجاهزة لاستقبال الضيوف.
- خارج الخدمة (Out of Order – OOO): الغرفة غير متاحة للبيع بسبب احتياجها إلى صيانة أو تجديد، وتُخصم من قائمة الغرف المتاحة للفندق.
- خارج الاستخدام (Out of Service – OOS): الغرفة غير متاحة بشكل مؤقت بسبب عطل بسيط مثل المصابيح أو أجهزة التحكم، ويمكن تخصيصها للنزلاء فور إصلاح المشكلة.
- القفل خارجاً (Lock-Out): الغرفة مغلقة ولا يمكن للنزيل الدخول إليها حتى يُمنح الإذن من قبل إدارة الفندق.
- لم يُعلم بالخروج (Did Not Check-Out – DNCO): النزيل غادر بعد تسوية فواتيره ولكنه لم يُعلم مكتب الاستقبال.
- المغادرة (Due Out): سيتم إخلاء الغرفة عند تسجيل المغادرة المقبل.
- تسجيل المغادرة (Check-Out): النزيل غادر الفندق بعد سداد حسابه وإعادة مفاتيح الغرفة.
- تسجيل المغادرة المتأخر (Late Check-Out): النزيل طلب وسُمح له بمغادرة الفندق بعد وقت المغادرة المعتاد.
هذه المصطلحات تساعد في تنظيم سير العمل وتحديد الأولويات في عمليات الصيانة والتنظيف، مما يسهم في تحسين تجربة النزلاء وتسهيل العمل داخل الفندق.
