المسمى الوظيفي: منسق مبيعات المأدبة/منسق تقديم الطعام
تحت إدارة: مدير المبيعات، مدير الأغذية والمشروبات/ مدير المأدبة/ مدير تقديم الطعام والحفلات
ملخص الوظيفة:
مسئول عن عمل المهام التقديمية مثل التأكد أن كل الترتيبات والمتطلبات التي تم الاتفاق عليها مع المضيف تمت بالشكل المطلوب. قراءة وتحليل متطلبات أحداث المأدبة، وخطط وظائف المأدبة بما يضم تجميع متطلبات الضيوف، وتحديد الأعداد المناسبة، والبوفيه، والمرئيات السمعية، والوقت، وأيضا إعطاء الانتباه إلى أي متطلبات خاصة بالضيوف.
مهام ومسئوليات منسق المأدبة:
- إنشاء وتحسين سمعة الفندق من خلال تقديم نمط خدمة متميز للغاية وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية للفنادق.
- الإجابة على جميع الاتصالات الهاتفية مستخدما لغة واضحة ومهنية، مع مراعاة التحلي ببروتوكول التحدث على الهاتف.
- الرد على الهاتف مباشرة من الشخص المناسب وبإمكانه تلقي الرسائل.
- المساعدة في كتابة مراسلات المأدبة، والمبيعات، والرد على البريد الإلكتروني، والتأكيد على ترتيبات وتنظيمات المأدبة، وقائمة الطعام، والمذكرات، وغيرها الكثير.
- الرد الفوري على جميع الاستفسارات.
- إصدار نشر وتوزيع أمر حفلات المأدب، وخطة وظائف المأدبة لكل رؤوساء الأقسام وموظفي الدائرة الذين يعملون في وظائف المأدب المختلفة.
- العمل مع الإدارة ومع رؤوساء الأقسام الأخري طوال الوقت، والمساعدة في تنفيذ الطلبات الخاصة والواجبات والمهام الضرورية الإضافية لراحة الضيوف للحصول على رضاهم بشكل جيد.
- التوزيع على الفور على جميع الإدارات حول أي إشعار لأي تغييرات في الأحداث او في خطط وظائف المأدبة.
- إعداد لافتات وعناصر القائمة لكل وظائف أحداث المأدبة.
- دراسة المتطلبات الكاملة لكل المأدب المحجوزة والوظائف المألوفة. والتأكد من إمكانية بيع مرافق إضافية لتحقيق إيرادات إضافية.
- إرسال مقترحات لحفلات المأدب للعملاء والاتصال بهم في الوقت المناسب.
- الاتصال بالعملاء لتذكيرهم قبل موعد إلغاء المأدبة.
- الحفاظ على التعامل بشكل لائق وودود مع زملاء العمل ودعم الفريق للوصول إلى الأهداف المشتركة.
- التأكد من إتمام الردود الفورية لكل الاستفسارات عن طريق الهاتف، والفاكس، والبريد الإلكتروني.
- التأكد من إعداد جميع المستندات الإدارية لفريق مبيعات الفندق.
- العمل كحلقة وصل بين أقسام الفندق المختلفة ذات الصلة ومضيف الوظائف المختلفة.
- التأكد من اكتمال الطلبات والأوامر بإدارات المطاعم والمأدب المختلفة.
- مسئول عن حضور اجتماعات المبيعات الدورية والاجتماعات العامة مع الحرص على المتابعة المنتظمة لما يتم فيهم.
- الرد على أي متطلبات خاصة من العملاء والعمل على تنفيذها.
- الحفاظ على قاعدة بيانات مراسلات المبيعات بأكملها.
- المحافظة على تقارير الأقسام والإجراءات الإدارية.
- المحافظة على ملفات ومعلومات العملاء.
- التنسيق مع عمليات المأدب المختلفة في الوقت المناسب للتأكد من رضا العملاء.
- تحديث تقارير المبيعات اليومية مع توقعات الإيرادات على أساس يومي.
- تحديث التقويم وحفلات الطعام على المبيعات وبرامج تقديم وإعداد الطعام.
- أداء جميع الواجبات الضرورية اللازمة لنجاح القسم.
الشروط:
يجب أن يكون الشخص مهذب ولديه مهارات اتصال عالية، ولديه القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية بمهارة وكفاءة. ويتمتع بمهارات تنظيمية وبإمكانه تشجيع باقي الفريق. ويفضل أن يكون لديه شغف لتقديم أعلى مستوى من الخدمة للنزء لكسب رضاهم. ومساعدة العملاء وتقديم خدمة متميزة لهم لتساعده على الترويج بخدمة تقديم الطعام وخدمة المبيعات المميزة طوال الوقت.
التعليم:
بكارليوس في إدارة الفنادق أو درجة في الضيافة، والسياحة، وإدارة الفنادق، والتسويق، أو أي درجة مساوية لها. البراعة في تطبيق برامج مايكروسوفت أوأوفيس، خبرة في برامج الإدارة مثل ديلفي للمبيعات وتقديم الطعام وأوبرا للمبيعات.
الخبرة:
خبرة من عام إلى عامين للعمل كمنسق للمبيعات أو منسق المأدبة في أحد الفنادق الكبرى والمعروفة. والقدرة على التعامل مع العملاء بمهارة، إضافة إلى مهارات التواصل الفعالة مع الجميع.
