تعتمد الفنادق بشكل متزايد على أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) لتيسير عمليات التدقيق الليلي، وضبط الفواتير، ومعالجة معلومات النزلاء بدقة. يشمل هذا النظام المتكامل العديد من الخصائص المتقدمة مثل البحث عن الفواتير، إدارة العملات، إعداد الضرائب، وتسجيل المعاملات، مما يضمن الدقة في العمليات اليومية.
وظائف رئيسية لتدقيق وفوترة النزلاء
- البحث وفتح الفواتير:
- يمكن البحث عن فاتورة النزيل باستخدام عدة عوامل مثل اسم النزيل، رقم الغرفة، ورقم الحجز.
- تتيح هذه الخاصية الوصول السريع لسجلات النزلاء وتفاصيل فواتيرهم.
- تصنيف معاملات الإيرادات:
- يُصنف الإيراد وفقًا لعدة فئات مثل الغرف، الأغذية والمشروبات، الإضافات، والضرائب.
- تساعد هذه الفئات في تحليل الإيرادات وإدارة التكاليف بشكلٍ منظم.
- إدارة الضرائب ورسوم الخدمات:
- يدعم النظام تطبيق ضريبة أو رسوم خدمة كنسبة مئوية أو مبلغ ثابت، مما يُسهل التعامل مع المعاملات الضريبية المختلفة.
- يُمكن إظهار الفاتورة صافية أو شاملة للضرائب بناءً على تفضيلات الفندق.
- إعداد الحزم التلقائية:
- الحزم تشمل إضافات مثل وجبة الإفطار، أو برامج MAP وAP، مما يُسهم في تخصيص عروض ملائمة للنزلاء.
- إجراءات التعاملات المالية وتعدد العملات:
- يُتيح النظام إنشاء طرق غير محدودة للمدفوعات وقبول العملات الأجنبية، مع تحديث آلي لسعر الصرف وطباعة إيصالات دقيقة.
- يُعدّل النظام الفاتورة تلقائيًا عند الدفع بعملة مختلفة ويحسب الضرائب المفروضة عليها.
- إدارة المعاملات والخصومات:
- يُتيح النظام إجراء تعديلات على المعاملات مع مبررات واضحة، ويسمح بتطبيق الخصومات والإعفاءات من الضرائب عند الضرورة، مثل إعفاء الدبلوماسيين من بعض الرسوم.
- إدارة خروج المجموعات وتحويل الفواتير:
- يمكن تحويل الرسوم والفواتير لغرف أخرى أو تخصيص فواتير مختلفة ضمن نفس الغرفة.
- خصائص التدقيق الليلي:
- يُشمل التحقق من المغادرين والمتوقع وصولهم، تسوية الذمم المالية، وتقارير مراجعة الأسعار.
- تتضمن العملية أيضًا إغلاق السجلات النقدية والتحقق من استكمال جميع الإجراءات المالية قبل نهاية اليوم.
- إرسال الفواتير وتقارير نهاية اليوم:
- يُرسل النظام تلقائيًا الفواتير إلى بريد النزلاء بصيغة PDF، كما يُتيح طباعة التقارير بطرق متعددة كالتلخيص حسب التاريخ أو حسب TAA.
- تُرسل تقارير نهاية اليوم إلى عناوين بريدية محددة، مما يسهل إدارة العمليات اليومية.
خاتمة
يُعد نظام PMS المتكامل جزءًا أساسيًا في تحسين تجربة النزلاء وضمان الدقة في العمليات الفندقية اليومية. من خلال إدارة التعاملات المالية بكفاءة وتنظيم المعلومات بدقة، يعزز النظام من كفاءة الفندق ويضمن تلبية احتياجات النزلاء على أكمل وجه.
