في الفنادق، يتم التعامل مع رسائل النزلاء الهاتفية عادة من قبل مشغل الهاتف أو من قبل موظفي مكتب الاستقبال. وبغض النظر عما إذا كان وكيل مكتب الواجهة الأمامية أو مشغل أنظمة الهاتف هو الذي يتعامل مع المكالمات الواردة، فالواجب أن يكون جميع الموظفين مهذبين ومساعدين.
غالبًا ما يكون الهاتف هو أول نقطة اتصال مع الفندق والطريقة التي يعامل بها المتصلون تحدد صورة الفندق.
يجب أن تكون الرسائل التي يتم أخذها من قبل الموظفين محددة بالوقت ويجب وضع نسخة منها على رف البريد الخاص بالنزيل وتنزيل نسخة أخرى تحت غرفة النزلاء.
إذا كان هاتف غرفة النزلاء مزودًا بمؤشر ضوئي للرسالة، فيجب تشغيل الشيء نفسه لتنبيه النزيل بأن الرسالة تنتظر في مكتب الاستقبال.
في الوقت الحاضر يمكن كتابة الرسائل مباشرة في برنامج إدارة الممتلكات (PMS) ويتم ترحيلها إلى EPBX أو نظام الهاتف، والذي يقوم بتشغيل ضوء الرسالة تلقائيًا عندما يتلقى إشعارًا برسالة جديدة من PMS. وبالمثل، يمكن أيضًا عرض الرسائل على تلفزيون غرف النزلاء إذا كان لدى الفندق واجهة بين نظام الترفيه داخل الغرفة ونظام إدارة الأداء.
البريد الصوتي هو أحدث تقنية متوفرة في مجال خدمة بريد النزلاء وخدمة الرسائل.
البريد الصوتي عبارة عن أجهزة يمكنها تسجيل الرسائل الخاصة بالنزلاء.
المتصل الذي يرغب في ترك رسالة للنزيل يتحدث ببساطة إلى الهاتف، ويتم تسجيل نفسه بواسطة نظام صندوق البريد الصوتي. لاسترجاع الرسالة، يطلب عادة رقم خاص أو ببساطة الضغط على مفتاح البريد الصوتي المخصص للاتصال بصندوق البريد الصوتي والاستماع إلى الرسائل المسجلة.
تحميل نماذج رسالة نزيل:
