قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية
التاريخ: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المهام اليومية:
| الوقت | المهمة | تم |
|---|---|---|
| 07:00-07:30 | – حضور اجتماع الإحاطة مع فريق المكاتب الأمامية (النوبة الليلية) واستلام المهام. | |
| – إعداد قائمة مهام العمل في المكاتب الأمامية. | ||
| 07:30-12:30 | – اختبار أن لوحة المفاتيح تعمل بشكل صحيح. | |
| – التأكد من أن نظام PBX يعمل بشكل سليم، وفحص تسجيل رسوم الهاتف في نظام PMS. | ||
| – التحقق من سجل رسائل التنبيه وتحديث المكالمات المعلقة في وحدة التحكم. | ||
| – تنفيذ جميع مكالمات التنبيه الصباحية المعلقة. | ||
| – الرد على المكالمات الواردة خلال ثلاث رنات باستخدام تحية الهاتف القياسية. | ||
| – التحقق من المخزون الثابت مثل ورق الفاكس ودفتر سجل التنبيه. | ||
| – مراقبة الفاكسات الواردة وتوزيعها على الإدارات أو الأفراد المعنيين. | ||
| – التواصل المستمر مع الكونسيرج والاستقبال لتنسيق الطلبات. | ||
| – التعامل مع جميع المكالمات الواردة والصادرة بابتسامة واحترافية. | ||
| – مساعدة فريق المكاتب الأمامية خلال ساعات الذروة. | ||
| – تحديث ملف تعريف النزيل بناءً على استفسارات المكالمات. | ||
| – تحويل المكالمات إلى الإدارات المناسبة مثل المبيعات، الحجز، أو المناسبات. | ||
| – التنسيق بين مشرف الإشراف الداخلي وموظف الغرف. | ||
| – التحقق من البريد الإلكتروني وتوجيهه للإدارات ذات الصلة. | ||
| – معالجة جميع رسائل النزلاء والرسائل الداخلية بكفاءة وفعالية. | ||
| – تحديث دفتر سجل المشغل لطلبات الفاكس والرسائل وطلبات “عدم الإزعاج” والمكالمات الداخلية. | ||
| 12:30-13:30 | – إعداد تقرير التسليم لفريق النوبة المسائية. | |
| – حضور اجتماع إحاطة مع فريق مكتب الاستقبال الأمامي. | ||
| 13:30-17:30 | – مراقبة وتوزيع الفاكسات الواردة بفعالية. | |
| – إرسال تقارير وقت الجولة إلى المدقق الليلي. | ||
| – الرد على المكالمات الواردة والصادرة بمهنية عالية. | ||
| – مساعدة النزلاء الواصلين في التنقل داخل الفندق. | ||
| – تحديث معلومات دليل الهاتف في نظام PMS. | ||
| – تحويل المكالمات للإدارات المعنية، وتوثيق الرسائل عند عدم استجابة القسم المطلوب. | ||
| – تحديث دفتر السجل اليومي بالملاحظات والتقارير. | ||
| – مراجعة نماذج البدل والدعم المستندي وإرسالها إلى مكتب المدير الليلي. | ||
| – تجميع تقرير مكالمات التنبيه الصباحية. |
التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المراجع: ــــــــــــــــــــ
نصائح لتحسين الأداء:
- التركيز على الوقت: الالتزام بالرد على المكالمات خلال ثلاث رنات يعزز تجربة النزيل.
- التحديث المستمر: مراجعة معلومات الدليل وتحديثها في نظام PMS لتجنب أي تأخير في تحويل المكالمات.
- التواصل الفعال: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى لضمان تقديم تجربة سلسة للنزلاء.
