المكاتب الأمامية – الوصف الوظيفي للمدقق الليلي في الفنادق
المدقق الليلي
المسمى الوظيفي: المراجع الليلي / المدقق الليلي
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية أو قسم المحاسبة
ملخص الوظيفة:
يعتبر المدقق الليلي في الفنادق مسؤولًا رئيسيًا عن الحفاظ على دقة وأمان سجلات المحاسبة في المكاتب الأمامية، من خلال التحقق من صحة المعاملات المالية، ومتابعة إيرادات الغرف ونسب الإشغال اليومية. يسهم هذا الدور المحوري في تعزيز الأداء المالي للفندق من خلال تتبع إحصائيات العمليات اليومية، وإعداد ملخصات نقدية وأنشطة بطاقات الائتمان، مما يضمن تحقيق الشفافية المالية. مع تطور تكنولوجيا الضيافة، أصبح دور المدقق الليلي أكثر أهمية حيث يعتمد على أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) لتحليل البيانات في الوقت الفعلي، وإعداد تقارير دقيقة تدعم قرارات الإدارة.
مهام ومسؤوليات المراجع الليلي
- التدقيق المالي اليومي وتسجيل العمليات:
- تنفيذ رسوم الغرف والضرائب على حسابات النزلاء والتأكد من مراجعة وتسجيل كافة العمليات المالية اليومية، بما يتماشى مع سياسات الفندق.
- معالجة قسائم النزلاء وقسائم بطاقات الائتمان، والتأكد من تخصيصها بالشكل الصحيح.
- التحقق من الأسعار والمصادقة على المعاملات:
- مراجعة أسعار الغرف والتأكد من مطابقتها للخصومات والعروض الترويجية، مع تحديث هذه الأسعار حسب السياسات.
- التأكد من أن جميع المعاملات التي تم تنفيذها في مكتب الاستقبال مدعومة بوثائق ومرفقات ضرورية وفقاً لنظام PMS.
- إعداد ملخصات الإيرادات والتقارير اليومية:
- إعداد ملخص يومي للإيرادات ونسب الإشغال وتحليل البيانات لتحديد أداء الفندق في نهاية اليوم.
- توثيق ملخص النقدية وأنشطة بطاقات الائتمان، مما يتيح مراجعة شاملة للإدارة.
- التفاعل مع أنظمة التكنولوجيا المالية وتطوير الكفاءة:
- تشغيل عملية نهاية اليوم عبر نظام إدارة الممتلكات (PMS) لإغلاق الحسابات وضمان توازن الدفاتر المالية.
- الاستفادة من أحدث أنظمة المحاسبة الرقمية، والتي تسهل رصد البيانات وتحليلها لزيادة الشفافية المالية.
- التعاون مع الأقسام الأخرى:
- التنسيق مع أقسام أخرى مثل نقاط البيع (POS) والمطاعم، لضمان تدفق البيانات المالية بشكل متكامل وتسجيلها في حسابات النزلاء بالشكل المناسب.
- تقديم المعلومات الهامة إلى الأقسام الأخرى بخصوص تحليلات الإيرادات والمعدلات لإعداد خطط ترويجية تلائم نشاط الفندق.
- التعامل مع طلبات النزلاء والعمل كوكيل للاستقبال:
- توفير خدمة عملاء متميزة وتلبية طلبات النزلاء خلال ساعات الليل، بما في ذلك إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة.
- التعامل مع استفسارات النزلاء ومساعدتهم وفقاً لمعايير الضيافة.
- تحليل الأداء المالي وتقديم التقارير للإدارة:
- إعداد تقارير الأداء المالي اليومية وتقديم تحليلات مفصلة للإدارة لاتخاذ قرارات تعتمد على بيانات دقيقة.
- مراجعة الحسابات والتأكد من توازن الإيرادات والمصروفات، مع تقديم تصحيحات فورية عند الحاجة.
- تنفيذ إجراءات الأمن والسلامة:
- الحفاظ على معرفة شاملة بإجراءات الطوارئ الفندقية، وضمان تنفيذها خلال فترات العمل الليلية.
الشروط:
- التعليم:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، ويفضل الشهادات المهنية في المحاسبة أو إدارة الأعمال.
- الخبرة:
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في العمل بمكتب الاستقبال أو في دور إشرافي في قطاع الضيافة، مع فهم قوي للأنظمة المحاسبية.
- المهارات الأساسية:
- مهارات قوية في التحليل المالي وحل المشكلات، مع القدرة على العمل بكفاءة خلال فترات العمل الليلية.
- إتقان أنظمة إدارة الممتلكات والقدرة على التعاون مع فرق متعددة.
أهمية الدور في تعزيز الأداء الفندقي
مع تسارع التحولات الرقمية في قطاع الضيافة، يعد دور المدقق الليلي محورياً لضمان الدقة المالية وتحقيق الكفاءة التشغيلية. يساعد المدقق الليلي الإدارة على متابعة أداء الفندق بشكل يومي، عبر تحليلات مالية دقيقة تدعم اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة، مما يعزز من قدرة الفندق على تحسين تجربته المالية وتلبية توقعات النزلاء.
