الأغذية والمشروبات
السياسات والإجراءات – المناسبات والولائم – سياسة مراسلة المبيعات
سياسة مراسلة المبيعات
القسم: المناسبات والولائم
وقت التدريب: 45 دقيقة
سياسة مراسلة المبيعات
1. مقدمة الخطاب
- يتم إرسال هذا الخطاب بعد أول اتصال مع العميل بواسطة قسم المبيعات.
- يحتوي على مقدمة عن الفندق، تسهيلات المرافق والخدمات المتاحة.
- يمكن إرفاق كتيب الفندق أو أي معلومات إضافية.
أنواع الخطابات والاقتباسات
أ. الخطاب المرفق
- خطاب ثابت يُرسل مع المواد المرفقة أو المطبوعة للعملاء المحتملين.
- يجب أن يكون مصممًا بشكل احترافي يعكس جودة الخدمة.
ب. الاقتباس العام القياسي
- موجه للعملاء الجدد أو المهتمين بتفاصيل خدمات الولائم.
- يتضمن:
- ملف الولائم.
- كتيب يحتوي على تفاصيل الولائم والخدمات.
- ملاحظة:
- لا يتم إرساله عبر الفاكس.
- يُستخدم لتقديم المعلومات العامة فقط.
ج. الاقتباس العام الخاص
- مخصص للعملاء الذين يحتاجون تفاصيل محددة حول:
- الولائم.
- الاجتماعات.
- حفلات الزفاف.
- وجبات الغداء والمناسبات.
- يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس مع المواد ذات الصلة.
د. الاقتباس الخاص
- يُرسل للعملاء الذين يطلبون تفاصيل دقيقة مثل:
- نوع الحدث.
- التاريخ.
- عدد الأشخاص.
- الميزانية.
- يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني أو تسليم نسخة ورقية مباشرة.
- يمكن استخدامه كعقد نهائي بعد موافقة العميل.
خطابات المتابعة
1. خطاب الموافقة
- يحمل نفس المعلومات المحدثة كالاقتباس الخاص.
- يستخدم كعقد نهائي بعد توقيع العميل عليه.
- يجب أن يكون موحدًا ويغطي جميع جوانب الوظيفة.
2. خطاب الشكر
- يُرسل بعد انتهاء المناسبة.
- يعبر عن تقدير الفندق للعميل ويؤكد على المهنية.
- في حال حدوث مشكلة أثناء الوظيفة، يتم إرسال خطاب اعتذار.
قواعد المراسلات
- الرد على جميع الرسائل خلال 48 ساعة.
- يجب طباعة جميع الإيميلات المُرسلة إلى العملاء، ولا تُقبل الخطابات المكتوبة يدويًا.
- مراجعة الأخطاء الإملائية بواسطة الحاسب الآلي لضمان المهنية.
- يجب أن تكون جميع الخطابات واضحة وموحدة لتعكس صورة احترافية.
أسئلة موجزة للتدريب
- ما نوع الخطاب الذي يجب إرساله إلى العميل مباشرة بعد أول اتصال؟
- خطاب مقدمة يحتوي على معلومات عن الفندق وتسهيلاته.
- متى يجب إرسال خطاب اقتباس عام؟
- عند طلب معلومات عامة عن خدمات الولائم والمناسبات.
- اذكر أمثلة للاقتباسات العامة المحددة؟
- خدمات الاجتماعات، حفلات الزفاف، ولائم الغداء.
- متى يجب إرسال خطاب الموافقة إلى العميل؟
- بعد الموافقة على الاقتباس الخاص لاستخدامه كعقد نهائي.
- لماذا يجب مراجعة الأخطاء الإملائية بواسطة الحاسب الآلي قبل الإرسال؟
- لتجنب الانطباع بعدم المهنية والكفاءة.
