إجراءات التشغيل القياسية للهندسة – معالجة إجراءات الصيانة / طلب أمر العمل

القسم: الهندسة والصيانة
مدة التدريب: 30 دقيقة

معالجة إجراءات الصيانة وأوامر العمل

يهدف هذا الإجراء إلى ضمان معالجة جميع مشكلات الصيانة بغرف النزلاء قبل وصولهم، بالإضافة إلى تحديد المشكلات المتكررة والتعامل معها بفعالية عبر التخطيط وتوزيع الموظفين.

طرق إنشاء طلبات الصيانة:

• استخدام الأنظمة الرقمية الحديثة:
  • الأجهزة المحمولة الرقمية (مثل الهواتف أو الأجهزة اللوحية).
  • أنظمة إدارة الفنادق (HMS، PMS).
  • برامج الكمبيوتر المخصصة لتقديم طلبات العمل وتتبع حالة الصيانة.
• فوائد هذه الأنظمة:
  • توفر تفاصيل دقيقة عن حالة الصيانة لكل غرفة باستخدام تقارير محدثة.
  • توفر سجلاً موثقاً لجميع طلبات الصيانة.
  • تساعد على قياس أداء فريق الصيانة وعزل المشكلات المتكررة.

خطوات تسجيل طلب صيانة عبر الهاتف أو أنظمة إدارة الفنادق (PMS):

1. إبلاغ المكتب الهندسي:
   يتم تلقي طلبات الصيانة المتعلقة بالغرف من خلال إدارة الاتصالات الداخلية.
2. إدخال الطلب:
   يقوم المكتب الهندسي بإدخال الطلب في نظام إدارة الفنادق (PMS).
3. التعامل مع الطلب:
   • يتم تخصيص المهندس للطلب خلال 15 دقيقة من استلامه.
   • تسهيل الإصلاحات بناءً على نوع المشكلة.
4. التوثيق:
   يتم إنشاء طلب صيانة خطي لتوثيق العمل وتسليمه إلى القسم الهندسي مع نهاية اليوم.
5. إغلاق الطلب:
   بعد إتمام الصيانة، يقوم المهندس بتعيين حالة الطلب إلى “مكتمل”.

خطوات تسجيل طلب صيانة عبر التطبيق الهاتفي:

1. إرسال الطلب:
   يقوم الموظف المسؤول عن الغرفة (Room Boy أو Room Maid) بإرسال طلب صيانة جديد باستخدام التطبيق الهاتفي.
2. إرفاق المعلومات:
   يتم تحميل صورة للمشكلة مع وصف موجز عبر الهاتف المحمول أو الجهاز اللوحي.
3. تحديد المسؤول:
   يتم تحديد الطلب لفريق الصيانة حسب نوع المشكلة.
4. إدارة الأولويات:
   يتم تصنيف الطلبات حسب الأولوية، ما يتيح لمهندس الصيانة التعامل مع الحالات الطارئة أولاً.
5. التعامل مع الطلب:
   يتولى المكتب الهندسي متابعة الطلب وحل المشكلة من خلال التطبيق.

الفوائد التنظيمية:

• تحسين كفاءة العمل وتقليل الوقت اللازم لحل المشكلات.
• تتبع مناطق المشكلات المتكررة حسب نوعها وموقعها.
• إدارة أكثر دقة وشفافية لطلبات الصيانة.

أسئلة موجزة للتدريب:

1. ما هي طرق إدخال طلب الصيانة؟
   الإجابة: الهاتف، أنظمة PMS، تطبيق الهاتف المحمول.
2. ما هي خطوات تسجيل طلب صيانة عبر الهاتف/PMS؟
   الإجابة: إدخال الطلب في PMS، تخصيص المهندس خلال 15 دقيقة، توثيق الطلب وإغلاقه بعد الإصلاح.
3. ما هي خطوات تسجيل طلب صيانة من تطبيق الجوال؟
   الإجابة: إرسال الطلب مع صورة ووصف، تخصيص المهندس، إدارة الأولويات، متابعة الطلب وحله.
4. ما هو الوقت المستغرق للاستجابة لطلبات الصيانة؟
   الإجابة: 15 دقيقة كحد أقصى للاستجابة.
5. من المسؤول عن الإشراف على جميع طلبات الصيانة؟
   الإجابة: المكتب الهندسي ومشرف الصيانة.