تقرير “الرصيد المرتفع/ الحد الائتماني” يُعد أداة مهمة تستخدم يومياً لتحديد وتتبع النزلاء الذين تجاوزت حساباتهم الحد الائتماني المعتمد من قبل الفندق. يتم إعداد هذا التقرير يومياً من قِبل المدقق الليلي، مما يتيح للإدارات المختلفة، مثل الإدارة المالية وإدارة المكاتب الأمامية، متابعة حالة الحسابات وضمان التوافق مع سياسة الفندق الائتمانية.
تفاصيل محتوى التقرير:
يحتوي التقرير على بيانات مفصلة تشمل:
- اسم النزيل: لتحديد الحساب بدقة.
- رقم الغرفة: يساعد في التحقق السريع من موقع النزيل.
- إجمالي الرصيد: يعرض المبلغ الحالي على حساب النزيل.
- الحد الائتماني المسموح: يمثل السقف الائتماني المخصص لكل نزيل وفقًا لسياسات الفندق.
- التجاوز الائتماني: يظهر الفرق بين الرصيد الحالي وحد الائتمان المحدد.
- طريقة الدفع: قد تتضمن الدفع النقدي أو بطاقة الائتمان، وتساعد في تحديد مدى توافق الوسيلة المستخدمة مع سياسة الفندق.
- ملاحظات إضافية: أي تعليمات خاصة بالتواصل أو الإجراءات الإضافية الواجب اتخاذها.
أهمية التقرير:
- دعم الإدارة في اتخاذ قرارات ائتمانية: يساعد الإدارات في تقييم الوضع الائتماني للنزلاء ومراقبة الحسابات ذات الرصيد العالي، وبالتالي اتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع أي خسائر.
- تعزيز التواصل بين الإدارات: يسمح بتوزيع التقرير بين الإدارات المعنية مثل إدارة المالية، المكاتب الأمامية، وخدمة الغرف لتنسيق الخدمات حسب سياسة الفندق.
- تحسين تجربة النزيل: بإعطاء الإدارة نظرة على حساب النزيل، يمكن تزويده بخدمات مميزة أو تقديم تسهيلات ائتمانية إضافية في بعض الحالات الخاصة.
استخدامات إضافية:
يمكن أن يدعم التقرير في:
- وضع خطط لتحصيل المبالغ المستحقة.
- تنبيه الموظفين للتواصل مع النزلاء لضمان سداد الأرصدة الزائدة.
- متابعة سياسات إدارة الإيرادات لضبط الحد الائتماني للفندق.
يسهم تقرير الرصيد المرتفع / الحد الائتماني في تعزيز الضوابط المالية وضمان سير العمليات وفق سياسات الفندق، مما يحافظ على رضا النزلاء ويدعم الاستقرار المالي.
تحميل نماذج للتقارير:
