الإدارة المالية

السياسات والإجراءات- الإدارة المالية- القواعـد الماليـة

القواعد المالية

القواعـد الماليـة.

الفصـل الأول:

القواعد المالية الخاصة بالإدارة المالية والإدارية.

 

أوًلاً: أحكـام عامـة:

  • تنظم حسابات كل فندق وفق الأسس و القواعد المحاسبية المعمول بها في المشروعات التجارية و الصناعية و طبقًاً للنظام المحاسبي الأمريكي الموحد لحسابات الفنادق و بما لا يتعارض و احكام هذه اللائحة .
  • وتمسك الإدارة المالية في كل فندق السجلات والدفاتر التي بتطلبها هذا النظام لقيد كافة مصادر الإيرادات وكافة أوجه بنود الصرف طبقًاً للمستندات والتسويات الحسابية بعد اعتمادها.
  • وتحدد السجلات والدفاتر الحسابية الأخرى والنماذج و اشكالها و محتوياتها و كيفية استعمالها طبقًاً لظروف العمل بكل فندق بتوجيهات من المدير المالي للفندق، على أن يكون إمساك تلك الدفاتر و السجلات بطريقة تساعد على إعداد التقارير المالية الشهرية و كذلك الحسابات الختامية وفق التبويب الذي اعتمدت به الموازنة التقديرية لكل فندق و المطابق للنظام المحاسبي الأمريكي الموحد لحسابات الفنادق.
  • ويمكن الاستعاضة عن بعض السجلات و الدفاتر الخاصة ببرامج الحاسب الألى.

 

  • يقوم كل فندق بفتح حساب رئيسي أو أكثر لدى البنوك للتعامل معها و يتم تحديد تلك البنوك بمعرفة الرئيس التنفيذي .
  • يكون الصرف نقدًاً باعتماد مدير الفندق في حدود السلطات المالية الممنوحة له أو بشيكات أو

تحويلات بنكية موقع عليها بتوقيع مزدوج من الرئيس التنفيذي و المستشار المالي و ذلك من

واقع المستندات التي تقدم للصرف بعد استيفائها و مراجعتها.

  • بعد إتمام الصرف و القيد بالسجلات الحسابية تودع المستندات في ملفات خاصة بأرقام مسلسلة تاريخيًاً كل شهر على حدي و تحفظ بطريقة يسهل معها الرجوع إليها و الاستدلال على المطلوب منها عند الحاجة بأسرع وقت .

 

ثانيـًاً :  الخزينـة :

  • تنشأ بحسابات كل  فندق خزينة تخصص لاستلام كافة المبالغ الموردة لها من أقسام التشغيل ، المكاتب الامامية، المطاعم، الحفلات ..إلخ.
  • تنشأ بحسابات كل فندق خزينة أخرى لدى مسئول الخزينة ( الصراف العمومي ) تخصص لاستلام كافة المبالغ الموردة لها من أقسام التشغيل حتى يتم ايداعها في البنك .
  • يُعهد بأعمال الخزينة إلى أمين الخزينة ويجب أن يؤمن على أمين الخزينة ( أو من ينتدب للقيام    بعمله ) في حدود أقصى مبلغ يكون في عهدته ( سرقة / خيانة أمانة / حوادث شخصية ) .
  • توريد و صرف النقدية من الخزينة :

 

  • يكون توريد النقدية للخزينة من اقسام التشغيل بموجب أظرف نقدية مطبوعة يوضع بها الايراد النقدي وتوضع في الخزينة الموجودة في المكاتب الامامية و يوقع الموظف الذي قام بالتوريد مع شاهد من المكاتب الامامية على witness sheet
  • يقوم أمين الخزينة في بداية كل يوم بفتح الخزينة في الاستقبال واستلام الاظرف مع مراقب الإيرادات ومقارنة التوريد مع كشف النقدية لكل صراف من نظام الاوبرا.
  • يقوم أمين الخزينة يوميًاً ( ما عدا أيام عطلات البنوك ) بإيداع النقدية للبنوك التي يحددها له المدير المالي على أن تسلم حافظة أو حوافظ الايداع الى رئيس قسم الحسابات .

جـرد الخزينـة :

  • تجرد الخزينة جردا دوريا مرتين على الاقل شهريا يقوم به رئيس الحسابات ، كما يتم جرد فجائي يقوم به المدير المالي و يعمل محضر بذلك و يوقع عليه أمين الخزينة.
  • يجب بحث أسباب أي زيادة أو عجز تظهرها عملية الجرد و التحقيق في أسبابهاو اتخاذ ما يلزم حيالها طبقًاً لما تسفر عنه نتيجة التحقيق.

 

إجازات أمين الخزينة :

  • لا يجوز التصريح بإجازة لأمين الخزينة إلا إذا ندب عنه موظف آخر مؤمن عليه يقوم بعمله اثناء الاجازة
  • قبل قيام أمين الخزينة بإجازة يجب تسليم ما بعهدته إلى من سيقوم بعمله أثناء غيابه و ذلك بموجب محضر يوقع عليه المسلم و المستلم و رئيس الحسابات الذي يباشر عمليه الجرد.

 

الفصـل الثاني

القواعد المالية الخاصة بالأجور و المرتبات و المكافآت و ما في حكمها :

  • تعد إدارة الموارد البشرية الأجور و المرتبات وما في حكمها للعاملين بها طبقًاً للقوانين و اللوائح و القرارات الخاصة بذلك على أن يكون صرفها مقابل عمل فعلى مؤيد بالمستندات المعتمدة بعد مراجعتها .

 

  • و يجب أن تعد الأجور على النماذج المالية التي تخدم أغراض الرقابة و التحليل المالي و يتم إثبات ما يصرف للعاملين من أجور شهرية أو خلافه لغرض التسجيل و استخراج البيانات الدورية اللازمة لاحتساب الضرائب السنوية على دخل العاملين .

 

  • يراعى تطبيق احكام القوانين و لائحة العمل فيما يختص بالاستقطاعات من العاملين .

 

  • تصرف الأجور و المرتبات و مكافآت المعنيين بمكافآت شاملة في تواريخ استحقاقها المحددة

 

  • يكون صرف الأجور أو ما في حكمها للمستحق نفسه بعد التأكد من شخصيته أو بموجب توكيل معتمد .

 

  • المرتبات و الأجور و المكافآت المتبقية و أية استحقاقات أخرى دون صرف تورد لخزينة الفندق خلال خمسة أيام من تاريخ استحقاقها لأربابها و تعلى بحساب الأجور و المرتبات التي لم تصرف بعد ( مستحقة الأداء ) مع فتح سجل إحصائي بأسماء أصحابها

 

 

الفصـل الثالـث

القواعد المالية الخاصة بالمقبوضات والمدفوعات  ( الشيكات )

 

أوًلاً :    المقبوضـات :

أ – الشيكات وأوراق القبض والتحويلات البنكية الواردة الفنادق:

 

عند ورود شيكات أو اوراق القبض لصالح الفندق من الغير تتبع الإجراءات والضوابط الاتية :

 

  • ترسل الشيكات أو أوراق القبض الى الخزينة التي تقوم بإصدار اذن توريد شيكات او أوراق قبض
  • يقوم رئيس الحسابات بفحص الشيكات واوراق القبض وعمل التوجيه المحاسبي لها .
  • تقوم الإدارة المالية برصد الشيكات وأوراق القبض في سجل خاص بالشيكات وأوراق القبض يبين به :

 

رقم الشيك .

تاريخ التحرير .

قيمة المبلغ .

البنك المسحوب عليه .

الجهة أو الشخص الساحب .

العملية موضوع الشيك.

رقم سند القبض .

تاريخ التوريد للخزينة .

 

  • تحفظ الشيكات واوراق القبض بخزينة الإدارة المالية وتكون مسئولية أمين الخزينة .
  • عند استحقاقها ( أو استخدام الكمبيالات و السندات الأذنية كأداة ائتمان ) يتم تظهيرها ممن لهم الحق في ذلك و يكون التظهير في جميع الحالات بغرض إضافة القيمة لحساب الفندق بالبنك .
  • تحرر حوافظ الإيداع للبنك و تتم المطابقة مع الشيكات أو الكمبيالات المقيدة بالحوافظ و ترسل الحوافظ للبنك لاستلام الشيكات أو الكمبيالات و تحفظ الصور بالحسابات بعد الإيداع و توقيع البنك بالاستلام

 

عند قيام البنك برد شيكات أو أوراق قبض لعدم التحصيل يتم إتباع الإجراءات التالية

  • تقوم الإدارة المالية بعمل القيود المحاسبية لرفض الشيك أو أوراق القبض .
  • تعرض أوراق القبض المرتدة على مدير الفندق للتدخل شخصيًاً بالاتصال بالعميل و في حالة عدم التمكن من تحصيل القيمة المطلوبة خلال أسبوع من تاريخ إخطار العميل يقوم الفندق بتسليم أوراق القبض المرفوضة مرفقًاً بها ما يفيد رفض العميل السداد إلى المستشار القانوني للشركة بعد العرض على رئيس مجلس الإدارة .
  • على الإدارة المالية إثبات الشيكات و أوراق القبض المرفوضة في سجل خاص يبين كافة البيانات لاستخدامه في تكوين المخصصات اللازمة و في فحص موقف العملاء لاتخاذ قرار بوقف التعامل معهم.
  • في حالة تحصيل قيمة الشيكات أو أوراق القبض المرفوضة من العملاء يتم توريد القيمة للخزينة بموجب حافظة يبين بها البيانات التالية :

 

اﺳم اﻟﻌﻣﻳﻞ .

ﺑﻳﺎن اﻟﺷﻳك .

ﻗﻳﻣﺔ اﻟﺷﻳك  أو اﻟورﻗﺔ اﻟﺗﺟﺎرﻳﺔ.

ﻗﻳﻣﺔ ﻏراﻣﺔ اﻟﺗﺄﺧﻳر اﻟﻣﺣﺻﻠﺔ إن وﺟدت.

 

ب – قسائم التعامل لحاملي بطاقات الائتمان المالية الواردة :

  • تعاقدت الشركة مع بعض البنوك و الشركات المصرفية و المالية على قبول الفنادق التعامل مع حاملي بطاقات الائتمان ( محلية / دولية ) و الصادرة من تلك الجهات و يتم التعامل بموجب استخدام قسائم خاصة لكل نوع من أنواع البطاقات من خلال ماكينة خاصة يراعى فيها :

 

تاريخ صلاحية البطاقة .

لا يوجد حظر عليها بالإلغاء .

الحد الأقصى للقيمة المصرح بها .

عدم تجزئة القيمة على عدة قسائم .

تاريخ تأدية الخدمة .

توقيع العميل .

 

  • عند إتمام التعامل يتم تسليم العميل صورة من القسيمة و ترسل الأصل و صورة مرفق بها صورة الفاتورة إلى الإدارة المالية ضمن التوريدات النقدية اليومية لمراكز البيع المختلفة للفندق .
  • ترسل أصل القسائم إلى البنك أو الشركة المصرفية المتعامل معها بموجب قسائم الإيداع المعتمدة لدى هذه الجهات لسداد قيمتها إما نقدًاً أو باستخراج شيكات لصالح الفندق أو بإضافة القيمة لحساب الفندق لدى البنوك المتعامل معها بعد خصم العمولة .
  • يمسك سجل لتدوين القسائم موضح به كافة البيانات :

 

صفحة لكل نوع بطاقة .

رقم القسيمة .

القيمة .

تاريخ تأدية الخدمة .

تاريخ صلاحية البطاقة .

رقم البطاقة .

اسم صاحب البطاقة .

مكان تأدية الخدمة .

تاريخ و رقم قسيمة الايداع بالبنك أو بالشركة المصرفية .

 

  • تحفظ قسائم الإيداع بعد توقيعها و مراجعتها على سجل الأوراق التجارية الواردة بدفتر اليومية و الأستاذ المساعد في ترحيل القيود .
  • تتم مراجعة سجل الأوراق التجارية دوريًاً للتحقق من إرسال كافة الأوراق التجارية للتحصيل و عما إذا كانت هناك قسائم لم تسدد و أسباب عدم السداد .

 

 

ثانيـًاً : المدفوعات  : الشيكات وأوراق الدفع الصادرة من الفندق:

تتبع الإجراءات التالية في شأن الشيكات و التحويلات البنكية الصادرة :

لا يصدر أي شيك أو تحويل بنكى من حسابات الفندق إلا بموجب نموذج إذن صرف نقدية / شيك معتمد من مدير الفندق و يحظر إصدار شيكات بدون رصيد مقابل لها في البنك .

ىيقوم الإدارة المالية بإصدار الشيك أو التحويلات البنكية و يتم التحقق من بياناته من المراجعة .

يتم التوقيع على الشيكات و التحويلات البنكية ممن لهم حق التوقيع عن الفندق.

يتعين أن تصدر الشيكات غير قابلة للتظهير ( بشطب كلمة لأمره ) و يحظر إصدار شيكات غير محدد بها أسم المستفيد .

يحتفظ المدير المالي بدفاتر الشيكات على أن تسلم لرئيس الحسابات دفاتر الشيكات أوًلاً بأول حسب حاجة العمل مع اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة للمحافظة على سلامة استخدام دفاتر الشيكات ، مع تسليم الدفاتر الخاصة بالشيكات الغير مستخدمة في نهاية كل يوم للمدير المالي لحفظها بالخزينة طرفه.

يتعين على رئيس الحسابات مطابقة مسلسل بداية و نهاية كل دفتر شيكات على المبين بغلاف الدفتر و كذلك تتبع الأرقام المسلسلة لمعرفة ما إذا كان هناك نقص في العدد أو خطأ في المسلسل و في حالة ظهور اختلاف يثبت ذلك كتابة .

تمسك الإدارة المالية سجًلاً للشيكات الصادرة و التحويلات يبين به رقم الشيك أو التحويلات البنكية و كافة البيانات المدونة به لكل بنك من البنوك على حدى .

عند إلغاء شيك لأي سبب من الأسباب ُيُحتفظ بالشيك الملغى في مكانة بدفتر الشيكات و يثبت ذلك أمام المسلسل بسجل الشيكات و تقوم الإدارة المالية بإلغاء الشيك بعد التأكد من سبب الإلغاء و يسرى هذا الإجراء على التحويلات البنكية .

تختم جميع مستندات الصرف المرفقة مع الشيك / التحويل البنكي  بخاتم يوضح واقعة الصرف بشيك  / تحويل بنكي و رقمه و تاريخه و أسم البنك .

يتم متابعة ورود كشوف حسابات البنوك و تجرى مطابقة الرصيد الدفتري مع الرصيد الموضح بكشف الحساب لكل بنك و إعداد مذكرة تسوية شهرية لكل بنك .

في حالة فقد أحد الشيكات المسحوبة من الفندق أو فقد شيك  أو أكثر غير مستعمل لأي سبب كان ، يتعين على المختص و بمجرد اكتشافه للفقد أن يخطر المدير المالي ليقوم بإخطار البنك فورًاً لإيقاف صرف الشيك المسحوب على الفندق إذا لم يكن قد تم الصرف بعد ، و اعتبار الشيكات أو الغير مستعملة أو المفقودة ملغاة مع اتخاذ الإجراءات و التحقيق فورًاً مع المتسبب ، مع مراعاة إتباع القواعد الآتية :

عدم توقيع شيك بدل فاقد إلا بموجب طلب يقدمه المستفيد بذلك بعد وصول إخطار البنك بما يفيد عدم سابقة الصرف و أن البنك سيراعى عدم صرف الشيك المفقود مستقبًلاً .

النشر بفقد الشيك في إحدى الجرائد اليومية على نفقة المتسبب .

 

الفصـل الرابـع

القواعـد الماليـة الخاصـة بالتأميـن

 

يختص المدير المالي بالقيام بكافة أعمال التأمين و متابعتها و التحقق من كفاية التأمين و اشتماله على كافة الأموال و الممتلكات للفنادق.

و ينقسم الغطاء التأمينى لأي فندق إلى قسمين :

  1. التأمين على المبنى و المحتويات ضد مخاطر الحريق و السرقة و أية مخاطر أخرى ( كعطل الآلات ….. إلخ ) .
  2. التأمين على نشاط الفندق و يحتوى على :

 

التأمين على أرباب العهد العينية ضد خيانة الأمانة .

التأمين على أرباب العهد النقدية ضد خيانة الأمانة ، السرقة ، الحوادث  الشخصية .

التأمين على الممتلكات الثمينة لنزلاء الفندق و نفس الوثيقة تحتوى على كافة الغطاءات التأمينية لنزلاء الفندق .

التأمين على سيارات الفندق.

التأمين على مخاطر نقل البضاعة ( داخل المدينة أو خارجها ) .

أي وثائق تغطى بعض المخاطر ( الزجاج ، الرخام و ما شابه ) .

 

و يراعى عدم إغفال تاريخ الصلاحية و تجديد الوثائق قبل انتهاء موعدها مع الحصول على الخصم

المناسب عند التجديد ، مع إخطار شركة التأمين بأية تعديلات تطرأ على موضوع و قيمة التأمين .

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى